Компания Expensify, Inc., позиционирующая себя как простой способ управления расходами, командировками и корпоративными картами, расширила действие правил расходования средств Expensify Card. По словам компании, эта функция теперь доступна бизнесу в 14 странах и призвана помочь компаниям контролировать расходы по корпоративным картам до их совершения.

Правила расходования средств позволяют администраторам точно определить, как, где и когда может использоваться каждая карта Expensify Card, поэтому одобряются только транзакции, соответствующие политике. По данным Expensify, система обеспечивает соблюдение политики в момент покупки, а не полагается на последующую проверку расходов. Это важно для финансовых команд, управляющих регулярными подписками на программное обеспечение, разовыми покупками и трансграничными расходами, поскольку именно такие транзакции зачастую сложнее всего отслеживать вручную после их авторизации.

В описании функции Expensify указала, что администраторы могут:

• Закрепить карту за подпиской. Выдать каждому регулярно используемому SaaS-инструменту собственную виртуальную карту, чтобы поставщик мог списывать только то, что должен. Если владелец карты переходит в другую команду или увольняется, подписка продолжает действовать — без замены карт и без пропущенных платежей.
• Оплатить разовую покупку. Выпустить виртуальную карту для единичной транзакции, например регистрации на мероприятие или выплаты подрядчику, с точным лимитом суммы, чтобы списание не могло произойти дважды.
• Настроить срок действия карты. Привязать карту к поездке, проекту или временному заданию, чтобы она перестала действовать сразу после их завершения.
• Ограничить карту тем, что сотрудник действительно покупает. Позволить офис-менеджеру приобретать офисные принадлежности, но не электронику, закрепив карты за конкретным торговцем или категорией.
• Контролировать международные расходы. Ограничить карту утверждёнными валютами, чтобы сократить неожиданные или несанкционированные списания.

«Большинство корпоративных карт воспринимают контроль как процесс проверки уже после того, как деньги потрачены, — заявил Джейсон Миллс, главный директор по продукту Expensify. — Правила расходования средств меняют это. Вы заранее точно определяете, как может использоваться каждая карта, а Expensify Card обеспечивает соблюдение этих правил в момент продажи: не нужно добиваться одобрений и не будет неожиданностей при сверке. Это самый точный контроль расходов на рынке, и теперь он доступен компаниям в 14 странах».

Компания отметила, что новый подход позволяет администраторам установить правила один раз, после чего карта сама обеспечивает их соблюдение в момент продажи, что может снизить необходимость отдельного контроля каждой карты по мере роста бизнеса и его расширения на новые команды и регионы.

Дополнительная информация доступна на сайте Expensify: