Expensify, Inc., która opisuje siebie jako łatwy sposób zarządzania wydatkami, podróżami i kartami korporacyjnymi, rozszerzyła zasięg swoich reguł wydatków Expensify Card. Firma podaje, że funkcja jest teraz dostępna dla firm w 14 krajach i została zaprojektowana, aby pomagać przedsiębiorstwom kontrolować wydatki kart korporacyjnych zanim do nich dojdzie.

Reguły wydatków pozwalają administratorom dokładnie decydować, jak, gdzie i kiedy każda karta Expensify Card może być używana, tak aby zatwierdzane były wyłącznie zgodne transakcje. Według Expensify system egzekwuje zasady w momencie zakupu, a nie w oparciu o późniejszy przegląd wydatków. Ma to znaczenie dla zespołów finansowych zarządzających cyklicznymi subskrypcjami oprogramowania, zakupami ad hoc oraz wydatkami transgranicznymi, ponieważ często są to transakcje najtrudniejsze do ręcznego śledzenia, gdy zostały już autoryzowane.

W opisie tej funkcji Expensify podało, że administratorzy mogą:

• Zablokować kartę do subskrypcji. Przydzielić każdemu cyklicznemu narzędziu SaaS własną kartę wirtualną, tak aby dostawca mógł obciążać tylko właściwą kwotą. Jeśli właściciel karty zmieni zespół lub odejdzie, subskrypcja będzie nadal działać, bez konieczności wymiany kart i bez pominiętych płatności.
• Pokryć jednorazowy zakup. Wystawić kartę wirtualną do pojedynczej transakcji, takiej jak rejestracja na wydarzenie lub płatność dla wykonawcy, z limitem dokładnie określonej kwoty, tak aby nie można było obciążyć jej dwa razy.
• Ustawić datę wygaśnięcia karty. Powiązać kartę z podróżą, projektem lub tymczasowym zadaniem, aby przestała działać po zakończeniu tego okresu.
• Ograniczyć kartę do tego, co dana osoba faktycznie kupuje. Pozwolić kierownikowi biura kupować artykuły biurowe, ale nie elektronikę, poprzez przypisanie kart do sprzedawcy lub kategorii.
• Utrzymać wydatki zagraniczne pod kontrolą. Ograniczyć kartę do zatwierdzonych walut, aby zmniejszyć liczbę nieoczekiwanych lub nieautoryzowanych obciążeń.

„Większość kart korporacyjnych traktuje kontrolę jako proces przeglądu po tym, jak pieniądze zniknęły” — powiedział Jason Mills, Chief Product Officer w Expensify. „Reguły wydatków odwracają to podejście. Określasz z góry dokładnie, jak każda karta może być używana, a Expensify Card egzekwuje to w punkcie sprzedaży, bez konieczności poszukiwania akceptacji i bez niespodzianek do uzgadniania. To najdokładniejsza kontrola wydatków na rynku i jest teraz dostępna dla firm w 14 krajach”.

Firma podała, że nowe podejście daje administratorom możliwość jednorazowego ustawienia zasad, podczas gdy karta egzekwuje je w punkcie sprzedaży, co może ograniczyć potrzebę osobnego nadzoru nad każdą kartą w miarę skalowania działalności w różnych zespołach i regionach.

Więcej informacji można znaleźć na stronie Expensify: