De Filipijnse douane (Bureau of Customs, BoC) werkt aan sterkere partnerschappen tussen douaneautoriteiten en het bedrijfsleven via het Authorised Economic Operator (AEO)-programma, dat bedrijven met sterke douanenaleving, financiële stabiliteit, goed bestuur en veilige toeleveringsketens erkent als betrouwbare handelaars. De accreditatie versterkt zowel de handelsfacilitatie als de internationale zakelijke geloofwaardigheid.

Om AEO-accreditatie te verkrijgen, moeten bedrijven een strenge beoordeling door de BoC ondergaan, waarbij hogere accreditatieniveaus extra douane- en handelsvoordelen bieden. Accreditatie moet vooral worden nagestreefd als een strategisch bedrijfsinitiatief in plaats van een nalevingsysteem: het versterkt de handelsconcurrentiekracht, het vertrouwen van stakeholders en de integriteit van de toeleveringsketen, en ondersteunt tegelijk de groei van een veiligere en efficiëntere handelsomgeving in de Filipijnen.

AEO-status is een internationaal erkend keurmerk van vertrouwen dat de douanenaleving, veiligheid en sterke bestuur van een entiteit aantoont. Geaccrediteerde entiteiten worden gecertificeerd als betrouwbare handelaars en beloond met verbeterde handelsfacilitatie, waaronder minder douane-inspecties, snellere vrachtklaring en voorrang bij grenscontroles, onder andere privileges. Naast snellere douaneprocessen versterkt de accreditatie echter ook de geloofwaardigheid van een entiteit bij douaneautoriteiten, klanten en zakelijke partners wereldwijd, wat de concurrentiekracht en deelname aan mondiale toeleveringsens verbetert.

In de Filipijnen heeft de BoC de pilotimplementatie van het AEO-programma gestart, aanvankelijk gericht op de accreditatie van importeurs en exporteurs. Het bureau heeft tot nu toe ongeveer 10 bedrijven geaccrediteerd uit de automotive-, elektronica-, farmaceutische en consumentengoederensector. Er worden aanvullende regelgeving uitgevaardigd voor de accreditatie van andere categorieën, zoals fabrikanten, douane-expediteurs, expediteurs, magazijnen, vervoerders en exploitanten van havens en terminals. Nu de pilot voorlopig beperkt is tot importeurs en exporteurs, zijn de aankomende regelgeving van de BoC voor deze andere supply chain-categorieën — samen met de regels die de kwalificaties en voordelen van niveau 3 zullen definiëren — de belangrijkste regelgevende ontwikkelingen om in de gaten te houden naarmate het programma verder vorm krijgt.

Dit artikel, het tweede van twee delen, behandelt het Filipijnse AEO-accreditatieproces, de voordelen en vereisten ervan, en hoe bedrijven de status van betrouwbare handelaar kunnen inzetten als strategisch instrument om de concurrentiekracht, de integriteit van de toeleveringsketen en de deelname aan de wereldhandel te verbeteren.

Het AEO-accreditatieproces

Om in aanmerking te komen voor AEO-accreditatie moeten aanvragers in essentie aantonen dat ze betrouwbare en vertrouwde deelnemers zijn aan de internationale toeleveringsketen. Dit omvat het behouden van een sterke registratie van douanenaleving, het implementeren van sterke interne controles en veiligheidsmaatregelen, het nauwkeurig bijhouden van gegevens, en het opereren met integriteit in overeenstemming met het SAFE Framework of Standards van de Werelddouaneorganisatie (WDO), het mondiale blauwdruk voor veilige en efficiënte internationale handel waaronder douaneadministraties wereldwijd hun eigen betrouwbare handelaarsprogramma's hebben opgezet.

Het accreditatieproces begint met het indienen van documentatievereisten voor pre-screening. Aanvragers die aan de voorlopige vereisten voldoen, ontvangen een Certificaat van AEO-kwalificatie, dat een voorwaarde is voor het indienen van een formele accreditatieaanvraag. Na indiening van de formele aanvraag voert de BoC een gedetailleerde beoordeling uit op vijf belangrijke gebieden om de geschiktheid te bepalen:

• Douanenaleving. Aantoonbare naleving van douanewetten en -regelgeving, waaronder het ontbreken van significante overtredingen, tijdige indiening van douaneaangiften en nauwkeurige tariefclassificatie- en douanewaarderingspraktijken.
• Gegevensbeheer en interne controles. De betrouwbaarheid en integriteit van boekhoud- en registratiesystemen, waaronder audit trails, voorraadbeheercontroles en het vermogen om transacties en ondersteunende documenten te traceren.
• Financiële solvabiliteit. Financiële stabiliteit en het vermogen om aan douane gerelateerde verplichtingen na te komen, waaronder de betaling van rechten, belastingen en andere schden.
• Veiligheid van de toeleveringsketen. De toereikendheid van veiligheidsmaatregelen in de hele toeleveringsketen, waaronder fysieke en vrachtbeveiliging, sollicitatieprocedures voor personeel, toegangscontroles, IT-beveiliging en de beveiligingspraktijken van zakelijke partners.
• Risicobeheer en corporate governance. De effectiviteit van nalevings- en risicobeheerkaders, waaronder gedocumenteerde nalevingsprogramma's, interne auditmechanismen, continuïteitsplannen en de aanwijzing van personeel dat verantwoordelijk is voor douanenaleving.

Bedrijven die op deze gebieden sterke prestaties laten zien, maken meer kans om in aanmerking te komen voor AEO-accreditatie en te profiteren van de voordelen die horen bij de status van betrouwbare handelaar. Na succesvolle afronding van de beoordeling ontvangt de aanvrager een Certificaat van AEO-accreditatie van de BoC.

Het AEO-programma kent momenteel drie accreditatieniveaus, elk met bijbehorende voordelen. AEO's van niveau 1 genieten privileges zoals vrijstelling van accreditatievernieuwing, zelfbeoordeling, aanvullende goederenaangiften en toegang tot een speciaal helpdesk. Na zes maanden, maar niet later dan een jaar na accreditatie, kan de BoC een hervalidatie uitvoeren van de veiligheidsmaatregelen van de toeleveringsketen van de entiteit om te bepalen of deze in aanmerking komt voor een upgrade naar een hoger accreditatieniveau.

AEO's van niveau 2 krijgen aanvullende handelsfacilitatievoordelen, waaronder versnelde douaneaangifte voor export, toegang tot speciale verwerkingsbanen, voorafgaande klaringprocedures, periodieke indieningsprivileges en eenmalige vrijstellingscertificaten. Niveau 3-accreditatie vertegenwoordigt het hoogste niveau binnen het programma, waarbij de specifieke kwalificatievereisten en voordelen in toekomstige regelgeving van de BoC zullen worden vastgesteld.

Voorbereiding op AEO-accreditatie vereist meer dan het invullen van een aanvraag en het indienen van documenten. Aanvragers moeten eerst beoordelen of hun douanenaleving, interne controles en beveiligingspraktijken in de toeleveringsketen voldoen aan de door de BoC verwachte normen. Voorbereidende inspanningen moeten onder meer omvatten het beoordelen van nalevingshistorie, het documenteren van import- en exportprocessen, het versterken van beveiligingsmaatregelen, het opzetten van een speciaal nalevingsteam en het uitvoeren van een gap-analyse tegen AEO-vereisten. Door deze gebieden proactief aan te pakken, kunnen bedrijven hun vermogen verbeteren om aan de normen van de BoC te voldoen en succesvol te worden gecertificeerd als betrouwbare handelaars binnen het AEO-programma. Succesvolle aanvragers voeren doorgaans een interne gereedheidsbeoordeling uit voordat ze formeel een aanvraag indienen.

Een strategisch bedrijfsinitiatief

Naast het voldoen aan de technische vereisten voor accreditatie behandelen succesvolle aanvragers de AEO-status als een strategisch bedrijfsinitiatief in plaats van een nalevingsysteem. Bedrijven die accreditatie behalen, hebben vaak sterke steun van het management, een specifieke AEO-leider en effectieve samenwerking tussen douane, logistiek, inkoop, financiën, beveiliging, IT en operationele functies. Deze toewijding binnen de hele organisatie stelt hen in staat om effectief aan de AEO-vereisten te voldoen en de accreditatie in te zetten als instrument voor het versterken van handelsconcurrentiekracht, supply chain-integriteit en stakeholdervertrouwen.

Bedrijven moeten AEO-accreditatie niet alleen als een douane-initiatief beschouwen, maar als een strategische prestatie-indicator die hun toewijding aantoont aan internationaal erkende normen voor naleving, veiligheid en bestuur. Evenzo zou de BoC de uitbreiding van AEO-accreditatie moeten opnemen als een belangrijke prestatiedoelstelling door het aantal geaccrediteerde entiteiten te vergroten en de deelname over sectoren heen te verbreden. Door de langetermijnvoordelen van het programma voor handel en concurrentiekracht te benadrukken, kan het bureau het positioneren als een katalysator voor internationale groei in plaats van uitsluitend een initiatief voor douanefacilitatie.

Uiteindelijk hangt het succes van het AEO-programma af van sterke deelname van de private sector en de ontwikkeling van een levendige en actieve AEO-gemeenschap.

---

Dit artikel is uitsluitend bedoeld voor algemene informatie en is geen vervanging voor professioneel advies waar de feiten en omstandigheden dat vereisen. De weergegeven standpunten en meningen zijn die van de auteur en vertegenwoordigen niet noodzakelijkerwijs de opvattingen van SGV & Co.

Stephanie Vicente Nava is belastingprincipal bij SGV & Co.

Bron: BusinessWorld — Authorized Economic Operators: Creating stronger customs-to-business partnerships