Vertrouwen is de bepalende factor voor het succes van elk overheidsprogramma: het stelt organisaties en stakeholders in staat hun inspanningen af te stemmen, partnerschappen te versterken en visie om te zetten in zinvolle en duurzame resultaten. Zelfs de best doordachte hervormingen kunnen hun doel voorbijgaan zonder het vertrouwen en de steun van belangrijke stakeholders — een realiteit die bijzonder zichtbaar is in het Filipijnse douanewezen, waar het succes van hervormingsinitiatieven sterk afhangt van de actieve deelname en steun van de private sector en andere sleutelspelers.

Het Bureau of Customs (BoC), het agentschap dat rechten en belastingen heft op goederen die het land binnenkomen en de lading reguleert die zich over de havens en grenzen verplaatst, is nu een van zijn meest uitdagende hervormingsinitiatieven gestart: de overgang naar een volledig digitale douaneomgeving via het voorgestelde Customs Processing System (CPS), geïntroduceerd als een kernstrategie binnen het moderniseringsagenda van het BoC. Volgens douanecommissaris Ariel F. Nepomuceno zal een volledig gedigitaliseerd systeem — geen gedeeltelijk geautomatiseerd systeem — de handelsfacilitatie versterken, de inning van inkomsten verbeteren, smokkel bestrijden en de transparantie in de douane-activiteiten vergroten.

De inzet reikt veel verder dan de douanebureaucratie zelf: elke zending die het land in- of verlaat vereist douaneaangiften, vergunningen, betaling van rechten en vrijgave van lading voordat goederen kunnen worden vervoerd, zodat de efficiëntie en integriteit van de grensverwerking direct de kosten, snelheid en voorspelbaarheid van de handel bepalen voor importeurs, exporteurs en de overheidsinstanties die hen reguleren.

In een commentaar dat BusinessWorld op 18 oktober publiceerde, schrijft Stephanie Vicente Nava, belastingadviseur (Tax Principal) bij SGV & Co., dat het initiatief het BoC een strategische kans biedt om vertrouwen onder stakeholders op te bouwen door een douanesysteem te creëren dat transparant, voorspelbaar en minder vatbaar voor corruptie is. Door face-face interacties te verminderen en handmatige processen te vervangen door geautomatiseerde workflows en elektronische audit trails kan digitalisering integriteit, verantwoording en publiek vertrouwen in douane-activiteiten bevorderen.

De volgende toets voor douanemodernisering ligt echter in de vraag of bedrijven, overheidsinstanties en andere stakeholders de gebruikte gegevens, de systemen die hun transacties verwerken en de beslissingen die in een steeds meer geautomatiseerde douaneomgeving worden genomen, kunnen vertrouwen.

Van digitalisering naar vertrouwde implementatie

Het BoC beheert al meerdere digitale platforms en databases, waaronder het Electronic Payment Portal, het Electronic Certificate of Payment, de Online Tax Estimator, het Enhanced e-Travel System, het Customs Auction Monitoring System en verbeteringen aan het National Single Window. Toch vereisen sommige transacties nog steeds papieren documenten en afzonderlijke interacties met andere overheidsinstanties en -kantoren.

Voortbouwend op deze bestaande initiatieven is het CPS bedoeld om de huidige veelheid aan systemen te integreren in één digitaal platform. Importeurs, exporteurs en douane-expediteurs zouden elektronisch aangiften en ondersteunende documenten kunnen indienen, beoordelingen van rechten en belastingen kunnen ontvangen, betalingen kunnen doen en kunnen profiteren van geautomatiseerde vrachtvrijgave, naast geïntegreerde functies voor risicobeheer en nalevingsmonitoring.

Voor importeurs zou een end-to-end digitaal douanesysteem snellere vrachtafhandeling betekenen, minder administratieve lasten, grotere voorspelbaarheid en een naadlozere handelservaring — waardoor bedrijven zich kunnen richten op het laten groeien van hun activiteiten in plaats van op het beheersen van douanerisico's. Voor de overheid versterkt digitalisering de naleving door beter zicht op transacties, verbetert de verzekering van inkomsten via datagedreven monitoring en stelt het douanebeambten in staat zich te richten op risicovolle zendingen, geavanceerde smokkelregelingen en niet-nalevende entiteiten.

Wereldwijde benchmarks

Verschillende douanebesturen wereldwijd implementeren al digitale douanesystemen. Het TradeNet van Singapore wordt algemeen beschouwd als een van de succesvolste National Single Window-platforms, waarmee invoer-, uitvoer- en doorvoeraangiften elektronisch via één toegangspunt kunnen worden ingediend. Het integreert meerdere overheidsinstanties, ondersteunt elektronische vergunningen, goedkeuringen en betalingen, en faciliteert efficiënte vrachtafhandeling met minimale afhankelijkheid van papieren documentatie.

Zuid-Korea's UNI-PASS wordt erkend als een van 's werelds meest geavanceerde douanesystemen, terwijl Maleisië, Thailand en Indonesië al over geavanceerde douaneplatforms beschikken. And grote economieën zoals de Verenigde Staten, Japan en China hebben sterk gedigitaliseerde systemen en breiden hun programma's voortdurend uit. Tegen deze achtergrond lijkt volledige digitalisering van het BoC niet langer optioneel maar essentieel om ervoor te zorgen dat de Filipijnen gelijke tred houden met de eisen van een steeds onderling verbonden wereldhandel.

Per augustus verkeert het CPS nog in de voorbereidingsfase van inkoop en ontwikkeling en is het nog niet volledig geïmplementeerd. Het project wordt nagestreefd via een publiek-private samenwerkingsvorm (PPP) — een regeling waarbij de overheid met particuliere bedrijven samenwerkt om openbare projecten te financieren, bouwen en exploiteren — waarbij gebruik wordt gemaakt van expertise en investeringen uit de private sector ter ondersteuning van de implementatie, terwijl aanzienlijke overheidsuitgaven worden beperkt. Nu het systeem nog ver af is van implementatie, zijn de bijna-termijn indicatoren om in de gaten te houden de voortgang van het inkoopproces zelf en de manier waarop zorgen rond datakwaliteit, cybersecurity en infrastructuurgereedheid worden aangepakt vóór een eventuele uitrol.

Vertrouwen opbouwen in gegevens en systemen

Ondanks deze verwachte voordelen kent het CPS aanzienlijke implementatie-uitdagingen. Slechte datakwaliteit kan leiden tot de digitalisering van bestaande fouten, zoals onjuiste importeursinformatie en verkeerde tariefclassificaties. Hoewel automatisering de efficiëntie kan verbeteren, kan het op zichzelf onjuiste of onvolledige informatie niet corrigeren; zowel de overheid als de private sector hebben daarom een rol te spelen bij het waarborgen dat de informatie die een geïntegreerde douaneomgeving binnenkomt betrouwbaar en consistent is.

Cybersecurity is ook een belangrijk issue voor bezorgde stakeholders over datalekken, ongeautoriseerde toegang, cyberaanvallen en mogelijke manipulatie van invoeraangiften en andere gevoelige handelsinformatie. Vertrouwen in het CPS zal mede afhangen van de vraag of stakeholders erop vertrouwen dat hun informatie adequaat wordt beschermd en dat transacties veilig en betrouwbaar kunnen worden verwerkt.

Infrastructuurbeperkingen kunnen de implementatie verder compliceren. Beperkingen in netwerk- en servercapaciteit, verouderde hardware, betrouwbaarheidsproblemen met systemen en beperkte internetconnectiviteit kunnen uitdagingen opleveren, met name in kantoren en regio's met minder ontwikkelde technologische infrastructuur. Variaties in de digitale volwassenheid en technologische capaciteiten van partneroverheidsinstanties en andere stakeholders kunnen ook de volledige verwezenlijking van een papierloze en geïntegreerde douaneomgeving belemmeren.

Een andere belangrijke uitdaging kan niet in de technologie zelf liggen, maar in de weerstand van stakeholders tegen het verminderen of elimineren van menselijke tussenkomst in douaneprocessen. Een veelvoorkomende zorg is dat gebieden zoals tariefclassificatie, douanewaardering, oorsprongsregels, vrijstellingen, bijzondere douaneregelingen en andere uitzonderingsgevallen vaak de interpretatie van complexe wetten, regelgeving contractuele constructies en commerciële realiteiten vereisen, die professioneel oordeel en expertise blijven vergen. Andere stakeholders zijn mogelijk gewoon gewend aan lang bestaande processen en procedures en zien de overgang als kostbaar en verstorend.

De uitdaging, aldus het commentaar, is het balanceren van de efficiëntie van automatisering met het professionele oordeel dat complexe douaneaangelegenheden vereisen. Het opbouwen van vertrouwen in het CPS zal er ook van afhangen dat oordeelsintensieve beslissingen transparant, consistent en passend ondersteund door expertise blijven.

Stakeholders inspireren door vertrouwen

Het succes van het Filipijnse douanedigitaliseringsinitiatief zal afhangen van een bredere culturele transformatie in zowel overheidsinstellingen als de handelsgemeenschap, en vereist een fundamentele mentaliteitsverandering bij overheidsinstanties, de private sector en de bredere handelsgemeenschap. De overheid moet nauw samenwerken met stakeholders om een gedeeld begrip op te bouwen dat digitalisering niet louter een technologische upgrade is, maar een strategische katalysator voor handelsconcurrentiekracht, bedrijfsefficiëntie, transparantie en institutionele integriteit — met langetermijnvoordelen voor zowel de publieke als de private sector. Hoewel strategieën, regelgeving en technologieën het kader voor verandering bieden, is het vertrouwen dat stakeholders inspireert deze te omarmen.

Het hervormingsinitiatief is zowel ambitieus als complex, en de volledige implementatie zal onvermijdelijk tijd vergen. Het feit dat het douanebestuur deze digitale reis is gestart en dit initiatief tot strategische prioriteit heeft gemaakt, weerspiegelt echter een oprechte inzet om zinvolle en blijvende hervorming te bewerkstelligen.

Nu de basis voor verandering is gelegd, strekt de verantwoordelijkheid zich nu uit tot de private sector om de visie te omarmen, open te staan voor nieuwe werkwijzen en actief met de overheid samen te werken. Door voortdurende samenwerking en gedeelde inzet kunnen stakeholders helpen ervoor te zorgen dat dit belangrijke initiatief vaart krijgt, zijn doelstellingen bereikt en blijvende voordelen voor het land oplevert.

---

Het commentaar is uitsluitend bedoeld voor algemene informatie en is geen vervanging voor professioneel advies waar de feiten en omstandigheden dat vereisen. De weergegeven standpunten en meningen zijn die van de auteur en vertegenwoordigen niet noodzakelijkerwijs de opvattingen van SGV & Co. Stephanie Vicente Nava is belastingadviseur (Tax Principal) bij SGV & Co.

Bron: BusinessWorld — Building trust: The customs digitalization initiative