PaymentWorks heeft de 2026 Vendor Onboarding and Master Data Management Study aangekondigd, een onderzoek in opdracht van PaymentWorks en uitgevoerd door The Hackett Group. De studie conclureert dat de groeiende complexiteit van leveranciers de processen onder druk zet waarmee organisaties nauwkeurige leveranciersinformatie bijhouden, leverancierswijzigingen beheren en betalingsrisico's beperken.

Leveranciersstamgegevens die in enterprise resource planning (ERP)-systemen zijn opgeslagen, bevatten de identiteitsinformatie van leveranciers die de procure-to-pay-processen aandrijft, van inkooporders tot betalingen. Naarmate het aantal leveranciers en gegevenswijzigingen groeit, toont het onderzoek aan dat handmatige processen, gefragmenteerde governance en ongelijkmatige automatisering aanzienlijke inefficiëntie, kosten en risico's downstream kunnen veroorzaken.

Grote en diverse toeleveringsketens

Respondenten meldden toeleveringsketens die zowel uitgebreid als steeds complexer zijn. 58% van de organisaties beheert wereldwijd meer dan 5.000 actieve leveranciers, een teken van de groeiende diversiteit en complexiteit van bedrijfsketens. Nog eens 49% verwerkt jaarlijks meer dan 5.000 wijzigingen in leveranciersgegevens, wat de last laat zien die organisaties dragen om gegevens schoon en nauwkeurig te houden. Omdat elk van die records de inkooporders en betalingen voedt die door procure-to-pay stromen, vergroot zo'n volume de impact van zelfs kleine gegevensfouten.

Hiaten in automatisering en governance

Volgens de studie missen veel organisaties de automatisering en governance-modellen die nodig zijn om deze functie te beheren. 66% meldt onboardingprocessen die grotendeels handmatig of slechts gedeeltelijk geautomatiseerd zijn, terwijl 53% werkt met gedeeltelijk gecentraliseerde of gedecentraliseerde governance-modellen, wat wijst op een gebrek aan toezicht en controles. Handmatige verificatie blijft het dominante model voor het verwerken van door leveranciers aangeleverde updates, waardoor medewerkers legitieme wijzigingsverzoeken moeten onderscheiden van frauduleuze — precies het risico waar de meeste respondenten zich zorgen over maken.

Aanzienlijke operationele kosten

Het bijhouden van leveranciersstamgegevens brengt aanzienlijke operationele kosten met zich mee. 55% van de respondenten houdt de kosten van leveranciers-onboarding en -onderhoud niet bij — of is daarover onzeker — waardoor de werkelijke financiële voetafdruk van deze functie bij veel organisaties ongemeten blijft. Bij organisaties die deze kosten wel bijhouden en rapporteren, bedragen de gemiddelde jaarlijkse kosten voor het onboarden en onderhouden van een leverancier $182. Dat bedrag per leverancier suggereert dat de gemiddelde organisatie jaarlijks meer dan $1 miljoen aan fulltime-equivalent (FTE)-kosten besteedt aan het beheer van het leveranciersstambestand.

Downstreamkosten en risico's

Onnauwkeurige of onvolledige leveranciersstamgegevens veroorzaken aanzienlijke downstreamkosten en risico's. 94% van de respondenten maakt zich zorgen over betalingsfraude door leveranciers en imitatie van leveranciers, en 37% ervaart frequent of zeer frequent problemen met leveranciersgegevens. Veelvoorkomende gevolgen zijn mislukte of vertraagde betalingen, handmatig herstelwerk, vragen van leveranciers, dubbele of tegenstrijdige records, en audit- en complianceproblemen.

Groeiende erkenning van strategische waarde

Organizations erkennen in toenemende mate de strategische waarde van betrouwbare leveranciersstamgegevens. 89% beoordeelt schone en goed bestuurde leveranciersgegevens als een capaciteit van hoge of zeer hoge waarde, 88% gelooft dat verbeterde nauwkeurigheid en consolidatie van leveranciersgegevens consolidatie en rationalisatie van leveranciers zou ondersteunen, en 85% noemt voordelen in procesefficiëntie en verminderde operationele complexiteit. Die erkenning staat in contrast met het operationele beeld dat elders in de studie wordt beschreven, where onboarding grotendeels handmatig blijft en governance gefragmenteerd is — dezelfde kloof tussen ecosysteemcomplexiteit en operationele volwassenheid die de onderzoekers van The Hackett Group belichtten.

Leveranciersidentiteit in het tijdperk van AI en agentic commerce

De bevindingen komen op een moment dat bedrijven en financiële instellingen worstelen met AI-gestuurde imitatie en agentic commerce, waaronder de vraag hoe identiteit, autorisatie en aansprakelijkheid worden vastgesteld wanneer software namens bedrijven optreedt. In die omgeving worden leveranciersidentiteit en bankgegevens meer dan backoffice-records: ze maken deel uit van de vertrouwensinfrastructuur die nodig is om te bepalen met wie een bedrijf zaken doet, of gegevenswijzigingen authentiek zijn en welke mensen of agenten geautoriseerd zijn om te handelen.

"Leveranciersstamgegevens vormen de basis van alle downstream procure-to-pay-activiteiten," zei Thayer Stewart, CEO van PaymentWorks. "Organisaties hebben het genegeerd of besloten dat het een te moeilijk probleem is om op te lossen. Maar met de explosie van imitatiefraude door leveranciers en de opkomst van agentic commerce is het de 'olifant in de kamer' die moet worden aangepakt."

"Wat in het onderzoek opviel, is de groeiende kloof tussen de complexiteit van het leveranciersecosysteem en de operationele volwassenheid," zei Annie Cody-Nesser, Senior Manager, Procurement and Purchase-to-Pay Applied Intelligence bij The Hackett Group. "Veel organisaties blijven vertrouwen op handmatige processen, gefragmenteerde governance en losse technologieën om jaarlijks duizenden leveranciersrecords en wijzigingen te beheren. Die realiteit onderstreept waarom leveranciersgegevensbeheer steeds minder wordt gezien als een administratieve noodzaak en steeds meer als een strategische capaciteit die risicobeheer en ondernemingsprestaties ondersteunt."

Bron: GlobalFinTechSeries