Expensify, Inc., dat zichzelf beschrijft als een eenvoudige manier om uitgaven, reizen en zakelijke kaarten te beheren, heeft het bereik van de uitgavenregels voor de Expensify Card uitgebreid. Het bedrijf zegt dat de functie nu beschikbaar is voor bedrijven in 14 landen en bedoeld is om bedrijven te helpen zakelijke kaartuitgaven te controleren voordat ze plaatsvinden.

Uitgavenregels laten beheerders precies bepalen hoe, waar en wanneer elke Expensify Card kan worden gebruikt, zodat alleen conforme transacties worden goedgekeurd. Volgens Expensify handhaaft het systeem beleid op het moment van aankoop in plaats van te vertrouwen op controle van uitgaven achteraf. Dat is relevant voor financiële teams die terugkerende softwareabonnementen, losse aankopen en grensoverschrijdende uitgaven beheren, omdat dit vaak de transacties zijn die het moeilijkst handmatig te volgen zijn zodra ze al zijn geautoriseerd.

In de beschrijving van de functie zei Expensify dat beheerders kunnen:

• Een kaart aan een abonnement koppelen. Geef elk terugkerend SaaS-hulpmiddel zijn eigen virtuele kaart, zodat een leverancier nooit meer kan afschrijven dan toegestaan. Als de kaarthouder van team wisselt of vertrekt, loopt het abonnement gewoon door, zonder kaarten te hoeven vervangen en zonder gemiste betalingen.
• Een eenmalige aankoop dekken. Geef een virtuele kaart uit voor één transactie, zoals inschrijving voor een evenement of betaling aan een contractor, met een exact maximumbedrag zodat deze niet twee keer in rekening kan worden gebracht.
• Een kaart op een datum laten verlopen. Koppel een kaart aan een reis, project of tijdelijke opdracht zodat deze stopt met werken zodra die periode eindigt.
• Een kaart beperken tot wat iemand daadwerkelijk koopt. Sta een office manager toe kantoorbenodigdheden te kopen, maar geen elektronica, door kaarten te koppelen aan een handelaar of categorie.
• Internationale uitgaven onder controle houden. Beperk een kaart tot goedgekeurde valuta om onverwachte of ongeautoriseerde kosten te verminderen.

“De meeste zakelijke kaarten behandelen controle als een beoordelingsproces nadat het geld al weg is,” zei Jason Mills, Chief Product Officer bij Expensify. “Spend rules draaien dat om. Je bepaalt vooraf precies hoe elke kaart kan worden gebruikt, en de Expensify Card handhaaft dat op het moment van betaling, zonder goedkeuringen na te jagen en zonder verrassingen om af te stemmen. Het is de meest nauwkeurige uitgavencontrole op de markt, en die is nu beschikbaar voor bedrijven in 14 landen.”

Het bedrijf zei dat de nieuwe aanpak beheerders een manier geeft om regels één keer in te stellen, terwijl de kaart de handhaving op het moment van verkoop afhandelt, wat de behoefte aan afzonderlijk kaartbeheer per kaart kan verminderen naarmate bedrijven opschalen over teams en regio’s.

Meer informatie is beschikbaar op de website van Expensify: