ClearLane (getclearlane.com), een aanbieder van backoffice-operaties voor de vrachtsector, heeft zijn onboardingdienst voor vervoerders toegelicht: een vastomlijnd verificatiewerkproces dat nieuwe vervoerders in minder dan vier uur activeert, zonder de compliancecontroles over te slaan die vrachtbrokers beschermen tegen fraude en hiaten in de dekking.

"In deze branche worden snelheid van onboarding en zorgvuldigheid doorgaans als een onderlinge afweging behandeld. Met een vastomlijnd werkproces zijn het hetzelfde proces," aldus Alexander Kochas, oprichter en hoofd operaties bij ClearLane.

Elke nieuwe vervoerder staat voor een beslissing onder tijdsdruk. De lading moet vandaag worden gedekt en verificatie duurt zo lang als nodig. Precies in de kloof tussen de urgentie van dispatch en de zorgvuldigheid van compliance sijpelen fraude en dekkingsrisico's een vrachtbroker binnen. Een vervoerder die er in een TMS-zoekopdracht legitiem uitziet, kan onlangs herstelde vergunning hebben zonder operationele historie, een verzekering die afloopt vóór de leverdatum, of contactgegevens die niet overeenkomen met de registratiegegevens die de Federal Motor Carrier Safety Administration (FMCSA) bijhoudt, het Amerikaanse agentschap dat exploitatievergunningen verleent en vervoerdersgegevens publiceert via haar openbare SAFER-database. Het werkproces van ClearLane controleert al deze punten voordat de vervoerder wordt geactiveerd in het TMS van de klant.

De verificatiereeks omvat vijf stappen:

• Het bevestigen van een actieve FMCSA-exploitatievergunning en het doorlopen van de vergunningshistorie
• Het verzamelen en afstemmen van verzekeringscertificaten op de specifieke vereisten van de lading
• Het beoordelen van de veiligheidsbeoordeling en inspectiehistorie van de vervoerder
• Het screenen van de identiteit en contactgegevens van de vervoerder aan de hand van FMCSA-registratiegegevens
• Het markeren van bekende indicatoren van dubbele bemiddeling (double brokering) of identiteitsfraude

Vervoerders die alle vijf stappen doorstaan, worden geactiveerd in het TMS van de klant met een volledig compliancedossier. Vervoerders waarbij een afkeurmarkering wordt geactiveerd, worden vastgehouden; de specifieke zorg wordt gedocumenteerd en gemeld aan het dispatchteam van de broker. De onboardingdiensten van ClearLane voor vervoerders zijn beschikbaar als zelfstandige dienst of als instap naar volledige compliancemonitoring.

Dubbele bemiddeling, waarbij een vervoerder die een lading aanneemt deze in het geheim opnieuw aanbiedt aan een andere vervoerder zonder medeweten of toestemming van de broker, en identiteitsfraude bij vervoerders zijn een groeiende kostenpost geworden voor de vrachtsector. Brancheorganisaties, waaronder de Transportation Intermediaries Association (TIA), de belangrijkste Amerikaanse branchevereniging voor vrachtbrokers en aanbieders van externe logistiek, hebben het probleem herhaaldelijk gesignaleerd, en brokers lopen steeds vaker aansprakelijkheid op wanneer ladingen worden toevertrouwd aan vervoerders die opereren onder een gestolen of frauduleuze vergunning. De schade reikt verder dan de afzonderlijke lading: een fraude-incident kan audits bij verladers, verzekeringsclaims en verlies van klantvertrouwen tot gevolg hebben. Het onboardingwerkproces van ClearLane is ontworpen om deze indicatoren af te vangen voordat de vervoerder de vracht in handen krijgt.

Na de onboarding houdt de continue compliancemonitoring van ClearLane vervaldatums van verzekeringen, wijzigingen in de vergunningsstatus, updates van veiligheidsbeoordelingen en COI-vernieuwingen bij binnen het gehele vervoerdersnetwerk van de klant. De overgang van onboarding naar doorlopende monitoring verloopt automatisch: elke vervoerder die via het onboardingwerkproces is geverifieerd, komt met een actueel dossier in het monitoringsysteem terecht. Omdat de onderliggende gegevenspunten, van vergunningsstatus tot verzekeringsaangiften, zijn opgenomen in records die in de loop van de tijd veranderen in plaats van bevroren te blijven op het moment van onboarding, is de monitoringlaag juist wat een geverifieerd vervoerdersnetwerk na dag één geverifieerd houdt. Vrachtbedrijven die vervoerdersverificatie in eigen beheer uitvoeren, kunnen de gratis template van ClearLane voor het volgen van vervoerderscompliance downloaden om hun eigen proces te evalueren.