Expensify, Inc.は、経費、出張、法人カードを簡単に管理できる方法をうたう同社のExpensify Card支出ルールの提供範囲を拡大した。現在、この機能は14か国の企業で利用可能で、法人カードの支出を事前に制御できるようにすることを目的としていると同社は説明している。

支出ルールでは、管理者が各Expensify Cardをどのように、どこで、いつ使用できるかを正確に決定できるため、承認されるのは条件を満たす取引のみとなる。Expensifyによると、この仕組みは事後の経費精査に頼るのではなく、購入時点でポリシーを適用する。これは、継続的なソフトウェア契約、臨時の購入、国境をまたぐ支出を管理する財務チームにとって重要だ。これらの取引は、すでに承認された後では手作業で追跡するのが難しいことが多いためである。

同機能の説明で、Expensifyは管理者が以下を設定できるとしている。

• カードをサブスクリプションに固定する。各継続課金型SaaSツールに専用の仮想カードを割り当て、ベンダーが請求できる金額を必要な範囲に限定する。カード所有者が異動または退職しても、サブスクリプションは継続し、カードの差し替えや支払い漏れは発生しない。
• 1回限りの購入をカバーする。イベント登録料や業務委託先への支払いなど、単一の取引向けに仮想カードを発行し、正確な金額上限を設定して二重請求を防ぐ。
• カードに期限を設定する。出張、プロジェクト、または一時的な任務にカードを紐づけ、その期間が終了した時点で利用できなくする。
• 実際の購入内容に応じて制限する。オフィス管理者が事務用品は購入できるが、電子機器は購入できないように、カードを加盟店またはカテゴリに紐づける。
• 海外支出を管理する。カードを承認済み通貨に限定し、予期しない請求や不正な請求を抑える。

「多くの法人カードは、管理をお金がすでに出た後の確認プロセスとして扱っています」と、ExpensifyのChief Product OfficerであるJason Mills氏は述べた。「支出ルールはそれを逆転させます。各カードをどのように使用できるかを事前に正確に定義し、Expensify Cardがそれを決済時点で強制します。追いかける承認も、照合時の想定外もありません。これは市場で最も精密な支出管理であり、現在では14か国の企業が利用できます。」

同社は、この新しいアプローチにより、管理者は一度ルールを設定すればよく、カードが決済時点で強制を担うため、企業が部門や地域をまたいで拡大する際に、カードごとの個別監視の必要性を減らせるとしている。

詳細はExpensifyのウェブサイトで確認できる。