Expensify, Inc., che si descrive come un modo semplice per gestire spese, viaggi e carte aziendali, ha ampliato la portata delle sue Expensify Card spend rules. L’azienda afferma che la funzione è ora disponibile per le aziende in 14 paesi ed è progettata per aiutare le imprese a controllare la spesa con carta aziendale prima che avvenga.

Le spend rules consentono agli amministratori di decidere esattamente come, dove e quando ogni Expensify Card può essere utilizzata, in modo che vengano approvate solo le transazioni conformi. Secondo Expensify, il sistema applica le regole al momento dell’acquisto invece di affidarsi alla revisione delle spese a posteriori. Questo è rilevante per i team finanziari che gestiscono abbonamenti software ricorrenti, acquisti occasionali e spese transfrontaliere, poiché spesso si tratta delle transazioni più difficili da monitorare manualmente una volta autorizzate.

Nella descrizione della funzione, Expensify ha affermato che gli amministratori possono:

• Bloccare una carta su un abbonamento. Assegnare a ogni strumento SaaS ricorrente la propria carta virtuale, in modo che un fornitore possa addebitare solo l’importo corretto. Se il titolare della carta cambia team o lascia l’azienda, l’abbonamento continua a funzionare, senza dover sostituire la carta e senza pagamenti mancati.
• Coprire un acquisto una tantum. Emissione di una carta virtuale per una singola transazione, come la registrazione a un evento o il pagamento di un contractor, con un limite di importo esatto in modo che non possa essere addebitata due volte.
• Impostare una data di scadenza per la carta. Collegare una carta a un viaggio, un progetto o un incarico temporaneo, così che smetta di funzionare quando quel periodo termina.
• Limitare la carta a ciò che una persona acquista effettivamente. Consentire a un office manager di acquistare forniture per ufficio, ma non dispositivi elettronici, bloccando le carte a un esercente o a una categoria.
• Tenere sotto controllo la spesa internazionale. Limitare una carta alle valute approvate per ridurre addebiti inattesi o non autorizzati.

“La maggior parte delle carte aziendali tratta il controllo come un processo di revisione dopo che il denaro è sparito”, ha dichiarato Jason Mills, Chief Product Officer di Expensify. “Le spend rules ribaltano questo approccio. Definisci in anticipo esattamente come ogni carta può essere utilizzata, e l’Expensify Card lo applica al punto vendita, senza approvazioni da inseguire e senza sorprese da riconciliare. È il controllo della spesa più preciso sul mercato, e ora è a disposizione delle aziende in 14 paesi.”

L’azienda ha affermato che il nuovo approccio offre agli amministratori un modo per impostare le regole una sola volta, mentre la carta gestisce l’applicazione al punto vendita, riducendo potenzialmente la necessità di una supervisione separata carta per carta man mano che le aziende crescono tra team e aree geografiche.

Ulteriori informazioni sono disponibili sul sito di Expensify: