ClearLane (getclearlane.com), un fornitore di servizi di back-office per il trasporto merci, ha illustrato il proprio servizio di onboarding dei vettori, un workflow di verifica definito che attiva i nuovi vettori in meno di quattro ore senza tralasciare i controlli di conformità che proteggono i broker di trasporto merci da frodi e lacune nella copertura.

«La velocità di onboarding e la diligenza sono considerate un compromesso in questo settore. Con un workflow definito diventano lo stesso processo», ha dichiarato Alexander Kochas, fondatore e responsabile delle operazioni di ClearLane.

Ogni nuovo vettore rappresenta una decisione presa sotto pressione temporale. Il carico deve essere coperto oggi, e la verifica richiede il tempo necessario. È proprio in quel divario tra l'urgenza dell'evasione e la diligenza in materia di conformità che frode ed esposizione a lacune di copertura entrano in un'azienda di intermediazione. Un vettore che sembra legittimo in una ricerca nel TMS potrebbe avere un'autorizzazione ripristinata di recente senza alcuna storia operativa, un'assicurazione che scade prima della data di consegna oppure informazioni di contatto che non corrispondono ai registri tenuti dalla Federal Motor Carrier Safety Administration (FMCSA), l'agenzia statunitense che concede le autorizzazioni operative e pubblica i dati sui vettori attraverso il suo database pubblico SAFER. Il workflow di ClearLane verifica tutti questi punti prima che il vettore venga attivato nel TMS del cliente.

La sequenza di verifica comprende cinque fasi:

• Conferma dell'autorizzazione operativa FMCSA attiva e revisione della storia dell'autorizzazione
• Raccolta e confronto dei certificati assicurativi rispetto ai requisiti del carico specifico
• Revisione della valutazione di sicurezza del vettore e della storia delle ispezioni
• Verifica dell'identità del vettore e dei recapiti rispetto ai registri di registrazione FMCSA
• Segnalazione degli indicatori noti di doppia intermediazione o frode identitaria

I vettori che superano tutte e cinque le fasi vengono attivati nel TMS del cliente con un fascicolo di conformità completo. I vettori che attivano un flag di rifiuto vengono messi in attesa, e la criticità specifica viene documentata e riferita al team di dispatch del broker. I servizi di onboarding dei vettori di ClearLane sono disponibili come offerta autonoma o come punto di ingresso nel monitoraggio completo della conformità.

La doppia intermediazione, in cui un vettore che accetta un carico lo affida segretamente a un altro vettore senza che il broker ne sia a conoscenza o acconsenta, e la frode identitaria dei vettori sono diventate un costo crescente per il settore del trasporto merci. Le associazioni di categoria, tra cui la Transportation Intermediaries Association (TIA), la principale associazione di categoria statunitense per i broker di trasporto merci e i fornitori di logistica di terze parti, hanno segnalato ripetutamente il problema, e i broker sono sempre più esposti a responsabilità quando i carichi vengono affidati a vettori che operano sotto autorizzazioni rubate o fraudolente. I danni vanno oltre il singolo carico: un incidente di frode può innescare audit da parte degli spedizionieri, richieste di risarcimento assicurativo e perdita di fiducia dei clienti. Il workflow di onboarding di ClearLane è progettato per intercettare questi indicatori prima che il vettore entri in contatto con la merce.

Dopo l'onboarding, il monitoraggio continuo della conformità di ClearLane tiene traccia delle date di scadenza delle assicurazioni, dei cambiamenti di stato delle autorizzazioni, degli aggiornamenti delle valutazioni di sicurezza e dei rinnovi dei COI sull'intera rete di vettori del cliente. Il passaggio dall'onboarding al monitoraggio continuo è automatico: ogni vettore verificato attraverso il workflow di onboarding entra nel sistema di monitoraggio con un fascicolo aggiornato. Poiché i dati sottostanti, dallo stato dell'autorizzazione alle pratiche assicurative, si trovano in registri che cambiano nel tempo invece di rimanere fissi al momento dell'onboarding, è il livello di monitoraggio a mantenere verificata una rete di vettori verificata oltre il primo giorno. Le aziende di trasporto che gestiscono internamente la verifica dei vettori possono scaricare il modello gratuito di tracciamento della conformità dei vettori di ClearLane per valutare il proprio processo.