Expensify, Inc., qui se présente comme une solution simple pour gérer les notes de frais, les déplacements et les cartes d'entreprise, a étendu la portée des règles de dépenses de la Expensify Card. L'entreprise indique que cette fonctionnalité est désormais disponible pour les entreprises de 14 pays et qu'elle est conçue pour les aider à contrôler les dépenses sur cartes d'entreprise avant qu'elles ne surviennent.

Les règles de dépenses permettent aux administrateurs de décider exactement comment, où et quand chaque Expensify Card peut être utilisée, de sorte que seules les transactions conformes sont approuvées. Selon Expensify, le système applique la politique au moment de l'achat plutôt que de s'appuyer sur une vérification des dépenses a posteriori. Cela compte pour les équipes financières qui gèrent des abonnements logiciels récurrents, des achats ponctuels et des dépenses transfrontalières, car ce sont souvent les transactions les plus difficiles à suivre manuellement une fois qu'elles ont déjà été autorisées.

Dans sa description de la fonctionnalité, Expensify indique que les administrateurs peuvent :

• Verrouiller une carte sur un abonnement. Attribuer à chaque outil SaaS récurrent sa propre carte virtuelle, afin qu'un fournisseur ne puisse facturer que ce qu'il doit. Si le titulaire de la carte change d'équipe ou part, l'abonnement continue de fonctionner, sans avoir à changer de carte et sans paiements manqués.
• Couvrir un achat unique. Émettre une carte virtuelle pour une transaction unique telle qu'une inscription à un événement ou un paiement à un prestataire, plafonnée à un montant exact afin qu'elle ne puisse pas être débitée deux fois.
• Programmer l'expiration d'une carte à une date donnée. Associer une carte à un déplacement, un projet ou une mission temporaire afin qu'elle cesse de fonctionner à la fin de cette période.
• Limiter une carte à ce que la personne achète réellement. Permettre à un responsable administratif d'acheter des fournitures de bureau, mais pas d'électronique, en verrouillant les cartes sur un commerçant ou une catégorie.
• Maîtriser les dépenses internationales. Restreindre une carte aux devises approuvées afin de réduire les frais inattendus ou non autorisés.

« La plupart des cartes d'entreprise traitent le contrôle comme un processus de vérification après que l'argent a été dépensé », a déclaré Jason Mills, Chief Product Officer chez Expensify. « Les règles de dépenses inversent cette logique. Vous définissez exactement comment chaque carte peut être utilisée en amont, et la Expensify Card fait respecter ces règles au moment de la vente, sans approbations à poursuivre et sans surprises à réconcilier. C'est le contrôle des dépenses le plus précis du marché, et il est désormais entre les mains des entreprises de 14 pays. »

L'entreprise a déclaré que cette nouvelle approche offre aux administrateurs un moyen de définir les règles une seule fois, la carte se chargeant de leur application au moment de la vente, ce qui peut réduire le besoin d'une surveillance distincte carte par carte à mesure que les entreprises se développent à travers les équipes et les régions.

Plus d'informations sont disponibles sur le site web d'Expensify :