ClearLane (getclearlane.com), un fournisseur de services de back-office pour le fret, a détaillé son service d'intégration des transporteurs, un flux de vérification défini qui active les nouveaux transporteurs en moins de quatre heures sans négliger les vérifications de conformité qui protègent les courtiers en fret contre la fraude et les lacunes de couverture.

« Dans ce secteur, la rapidité d'intégration et la diligence sont considérées comme un compromis. Avec un flux de travail défini, elles font partie du même processus », a déclaré Alexander Kochas, fondateur et directeur des opérations de ClearLane.

Chaque nouveau transporteur représente une décision prise sous pression temporelle. La charge doit être couverte aujourd'hui, et la vérification prend le temps qu'elle prend. C'est dans cet écart entre l'urgence du dispatching et la diligence en matière de conformité que la fraude et l'exposition aux risques de couverture s'infiltrent dans une entreprise de courtage. Un transporteur qui semble légitime lors d'une recherche dans un TMS peut disposer d'une autorisation récemment rétablie sans historique d'exploitation, d'une assurance qui expire avant la date de livraison, ou de coordonnées qui ne correspondent pas aux registres tenus par la Federal Motor Carrier Safety Administration (FMCSA), l'agence américaine qui délivre les autorisations d'exploitation et publie les données des transporteurs via sa base de données publique SAFER. Le flux de travail de ClearLane vérifie tous ces points avant que le transporteur ne soit activé dans le TMS du client.

La séquence de vérification comprend cinq étapes :

• Confirmation de l'autorisation d'exploitation FMCSA active et examen de l'historique des autorisations
• Collecte et mise en correspondance des certificats d'assurance avec les exigences de la charge spécifique
• Examen de la classification de sécurité du transporteur et de son historique d'inspections
• Vérification de l'identité du transporteur et de ses coordonnées par rapport aux registres d'enregistrement FMCSA
• Signalement des indicateurs connus de double courtage ou de fraude à l'identité

Les transporteurs qui franchissent les cinq étapes sont activés dans le TMS du client avec un dossier de conformité complet. Les transporteurs qui déclenchent un signalement de rejet sont mis en attente, et le problème spécifique est documenté et communiqué à l'équipe de dispatching du courtier. Les services d'intégration des transporteurs de ClearLane sont disponibles en tant qu'offre autonome ou comme point d'entrée vers une surveillance complète de la conformité.

Le double courtage, pratique dans laquelle un transporteur qui accepte une charge la sous-traite secrètement à un autre transporteur sans que le courtier en soit informé ou y consente, ainsi que la fraude à l'identité des transporteurs sont devenus un coût croissant pour l'industrie du fret. Les organisations professionnelles, dont la Transportation Intermediaries Association (TIA), principale association professionnelle américaine des courtiers en fret et des prestataires logistiques tiers, ont signalé le problème à plusieurs reprises, et les courtiers encourent une responsabilité accrue lorsque des charges sont confiées à des transporteurs opérant sous une autorisation volée ou frauduleuse. Les dégâts vont au-delà de la charge concernée : un incident de fraude peut déclencher des audits des expéditeurs, des réclamations d'assurance et une perte de confiance des clients. Le flux d'intégration de ClearLane est conçu pour détecter ces indicateurs avant que le transporteur ne prenne en charge la marchandise.

Après l'intégration, la surveillance continue de la conformité de ClearLane suit les dates d'expiration des assurances, les changements de statut des autorisations, les mises à jour des classifications de sécurité et les renouvellements de COI sur l'ensemble du réseau de transporteurs du client. La transition de l'intégration à la surveillance continue est automatique : chaque transporteur vérifié via le flux d'intégration entre dans le système de surveillance avec un dossier à jour. Étant donné que les données sous-jacentes, du statut des autorisations aux déclarations d'assurance, se trouvent dans des registres qui évoluent au fil du temps plutôt que de rester figés au moment de l'intégration, c'est la couche de surveillance qui permet de maintenir un réseau de transporteurs vérifié au-delà du premier jour. Les entreprises de fret qui gèrent la vérification des transporteurs en interne peuvent télécharger le modèle gratuit de suivi de conformité des transporteurs de ClearLane pour évaluer leur propre processus.