Los tomadores de notas con IA para reuniones pueden grabar una llamada, convertir su audio en una transcripción y devolver un resumen estructurado con elementos de acción para seguimiento. Casi todas las herramientas del mercado actual lo hacen de manera competente. La calidad de la transcripción ya no es el factor decisivo para elegir entre ellas.

La categoría apenas existía antes de 2020. El cambio hacia el trabajo distribuido creó la demanda, y la llegada de modelos de lenguaje grandes capaces hizo viable la resumen estructurado a escala. Lo que realmente diferencia a estas herramientas ahora es cómo acceden al audio. Algunas se unen a la reunión como un participante visible. Otras leen el audio del sistema directamente desde tu dispositivo y nunca aparecen en la lista de participantes. Una tercera categoría funciona con hardware dedicado que ninguna plataforma de video llega a tocar. Cada enfoque conlleva ventajas distintas y problemas distintos. Los bots pueden ser bloqueados por los departamentos de TI y pueden hacer que los invitados externos se sientan incómodos. Las herramientas sin bot funcionan de manera silenciosa, pero toda la obligación de divulgación recae sobre el anfitrión de la reunión. El hardware requiere carga y puede alterar la dinámica conversacional en el momento en que se coloca sobre una mesa.

Luego está la pregunta que la mayoría de las personas plantea solo después de meses usando una herramienta: ¿El proveedor entrena su IA con tus reuniones y puedes desactivarlo? La respuesta varía según el proveedor y, a veces, según el nivel de precios, y se aborda para cada entrada a continuación.

Cómo elegir un tomador de notas con IA

Las herramientas cubiertas aquí han convergido en la mayoría de las funciones centrales. Casi todas transcriben bien, se integran con calendarios y envían notas a Slack o a un CRM. Las diferencias que importan están debajo de la página de marketing.

Bot vs. sin bot vs. hardware: la decisión del modelo de captura

Un bot se une a tu llamada como participante. Todos lo ven en la lista de asistentes, sigue grabando después de que te retiras y se comporta igual ya sea que la reunión sea tuya o de otra persona. Esa visibilidad tiene un doble filo. Los equipos legales y de seguridad de las grandes empresas bloquean cada vez más los bots externos a nivel administrativo, lo que significa que la herramienta que tu representante de ventas prefiere podría simplemente no poder unirse a la llamada Zoom de un comprador corporativo.

La captura sin bot lee el audio del sistema directamente en tu máquina. No aparece nada en la lista de participantes, nada necesita ser admitido y funciona en plataformas que prohíben los bots por completo. La contrapartida es que solo funciona cuando estás personalmente en la llamada; no puedes enviarlo a una reunión a la que no asistes. Dado que nadie más puede verlo, la carga de informar a los participantes recae completamente en ti.

El hardware es la solución para conversaciones que nunca llegan a una plataforma de video: visitas a sitios, reuniones de café, discusiones de pasillo que se convierten en decisiones. También funciona sin Wi-Fi. El inconveniente es llevar otro dispositivo que necesita carga, y colocar una grabadora en la mesa de un restaurante cambia la atmósfera de la conversación de maneras en que una laptop no lo hace.

Esta capa debe elegirse primero. Todo lo demás es negociable.

¿Entrena IA con tus reuniones? La pregunta de privacidad

Se deben hacer tres preguntas a cada proveedor antes de la adopción: ¿El proveedor usa el contenido del cliente para mejorar sus modelos por defecto? ¿Puedes desactivarlo? ¿El interruptor se aplica retroactivamente a los datos ya recopilados o solo de ahora en adelante?

Igualmente importante es entender quién más maneja el audio. Casi todas las herramientas envían transcripciones a un proveedor de modelos de terceros para su resumen. La pregunta crítica es si ese tercero conserva una copia de tu transcripción o la elimina inmediatamente después del procesamiento. Los reguladores están vigilando este espacio de cerca. La FTC ha advertido a las empresas sobre el uso de datos de consumidores para el entrenamiento de modelos sin una divulgación clara, y la Ley de IA de la UE, que entró en vigor en 2024, incorpora gradualmente obligaciones en torno a la transparencia de los datos de entrenamiento hasta 2026 que pueden afectar a cualquier proveedor que opere en mercados europeos.

Planes gratuitos leídos con honestidad: la economía del asterisco

La palabra "ilimitado" aparece en casi todas las herramientas de este análisis, pero invariablemente viene con advertencias. "Ilimitado" podría significar que puedes grabar tantas llamadas como quieras pero solo generar un número limitado de resúmenes con IA por mes. Podría significar transcripción ilimitada con eliminación automática de todo lo anterior a 30 días a menos que actualices.

Muchas herramientas con plan gratuito te permiten almacenar cientos de grabaciones de reuniones. El problema aparece cuando intentas descargarlas: ahí es donde se activa el muro de pago. Las grabaciones de reuniones tienen una sensibilidad única en comparación con otros datos de SaaS: a diferencia de un documento o una hoja de cálculo, pueden contener declaraciones que los participantes nunca esperaron que fueran retenidas o exportadas. Es recomendable revisar las políticas de exportación antes de comprometerse.

Los precios y los límites de uso dentro de estas herramientas se actualizan con frecuencia. Siempre es prudente consultar la página de precios del propio proveedor antes de pagar.

Precisión en el mundo real: acentos, conversaciones cruzadas, elementos de acción alucinados

Cada herramienta de esta lista funcionará de manera muy diferente en condiciones del mundo real en comparación con un entorno de prueba controlado. Todas pueden transcribir inglés americano claro con un micrófono decente de manera casi perfecta. Cuando se introducen acentos regionales, conversaciones superpuestas y diferentes calidades de micrófono en la mezcla, el rendimiento se deteriora.

Una herramienta también puede atribuir un comentario a la persona equivocada, que luego se propaga a todo el equipo en un documento distribuido. Una falla más común y sutil: alguien plantea una idea, tal vez sugiriendo que el equipo podría potencialmente entregar para el viernes, y el resumen lo convierte en un elemento de acción con un nombre y una fecha de vencimiento adjuntos. Nadie se comprometió realmente con nada, pero las notas dicen lo contrario.

Los mejores tomadores de notas basados en bots

Fathom — El mejor en general

Fathom graba, transcribe y resume llamadas en Zoom, Google Meet y Microsoft Teams. En los últimos dos años se ha convertido en una de las herramientas más populares y recomendadas de la categoría, en gran parte porque su plan gratuito ofrece sustancialmente más que cualquier competidor en esta lista.

Modelo de captura: Bot por defecto. Fathom ha introducido captura de escritorio sin bot, pero su página de precios aún lo enumera como una función beta para Mac, por lo que debe tratarse como una vista previa en lugar de una alternativa terminada.

Veredicto de entrenamiento: El modelo de privacidad de Fathom indica que genera datos no identificados a partir del contenido de las reuniones para entrenar sus modelos internos, y los usuarios pueden desactivar esto en la configuración de la cuenta. La empresa también indica que no permite que OpenAI, Anthropic, Google ni ningún otro modelo similar se entrene con tu contenido. Certificación SOC 2 Type 2, con un BAA de HIPAA firmado disponible solo en el plan Enterprise.

Plan gratuito: La grabación y la transcripción son genuinamente ilimitadas y pueden almacenarse de manera indefinida. La capa de IA es donde se aplica el límite: los precios de Fathom indican que los resúmenes avanzados y el acceso a Ask Fathom están limitados en el plan gratuito. Múltiples reseñas sitúan el límite en cinco llamadas por mes, después de las cuales los usuarios reciben un resumen cronológico básico.

Precios: Premium es $20/mes o $16/mes facturado anualmente. Team es $19/usuario ($15 anualmente) con un mínimo de dos asientos. Business es $34/usuario ($25 anualmente). Todos los planes de pago incluyen una garantía de devolución de dinero de 90 días, que ninguna otra herramienta aquí ofrece.

Ventajas:

• Grabación y almacenamiento ilimitados sin costo, retenidos permanentemente
• Opción clara de exclusión de entrenamiento con una prohibición explícita del entrenamiento de modelos de terceros
• Pruebas independientes han calificado sus resúmenes por encima de Fireflies y Otter

Desventajas:

• No puede transcribir archivos de audio o video subidos
• Las funciones de colaboración en equipo son más limitadas que las de Fireflies
• El modo sin bot es beta y solo para Mac

Ideal para: Personas y equipos pequeños que buscan una capacidad sustancial sin una suscripción.

Fireflies.ai — El mejor para equipos

Fireflies está diseñado para organizaciones que implementan herramientas de reuniones en su lugar de trabajo. Transcribe en más de 100 idiomas, ejecuta un asistente de IA llamado AskFred en todo tu historial de reuniones y proporciona inteligencia de conversación y análisis de tiempo de conversación para los administradores.

Modelo de captura: Bot. El "Fireflies.ai Notetaker" aparece como un participante visible en cada reunión. La empresa caracteriza esta visibilidad como una función de cumplimiento en lugar de una limitación. También hay una extensión de Chrome que puede grabar sin el bot, disponible incluso en el plan gratuito.

Veredicto de entrenamiento: Fireflies no entrena con los datos de los clientes por defecto. La empresa indica que mantiene acuerdos de retención de cero días con sus proveedores de IA, lo que significa que las transcripciones enviadas para su procesamiento no se conservan posteriormente. Certificación SOC 2 Type II y GDPR en todos los niveles; HIPAA con un BAA solo en Enterprise.

Plan gratuito: La transcripción y los resúmenes con IA son ilimitados de nombre, pero el plan gratuito incluye solo 400 minutos en total para todo el equipo, no por persona. La exportación o descarga de transcripciones y grabaciones está restringida a los planes de pago. En efecto, el plan gratuito te permite acumular reuniones que no puedes exportar. La duración de la grabación está limitada a dos horas.

Precios: Pro es $18/mes o $10/mes facturado anualmente, con 8.000 minutos de almacenamiento por asiento. Business es $29/mes o $19/mes anualmente, agregando almacenamiento ilimitado e inteligencia de conversación. Enterprise es $39/asiento, solo facturación anual.

Ventajas:

• La biblioteca de integraciones más profunda de este análisis, con automatización nativa de HubSpot y Salesforce
• Sin entrenamiento con datos de clientes por defecto, reforzado por acuerdos de retención cero con los proveedores
• Soporte para más de 100 idiomas, más que cualquier otra herramienta de la lista

Desventajas:

• El bot ocasionalmente se une tarde y se pierde los minutos iniciales
• No hay forma de ocultarlo durante una llamada con un cliente
• El almacenamiento gratuito se agota rápidamente y la exportación requiere pago

Ideal para: Equipos que necesitan infraestructura compartida de reuniones y automatización de CRM más que un plan gratuito generoso.

Otter.ai — El incumbente, con franqueza

Otter es conocido por sus capacidades de transcripción en vivo y es ampliamente considerado un líder de la categoría. El texto aparece a medida que se habla, las etiquetas de hablante se generan en tiempo real y el chat con IA puede consultar todo tu historial de reuniones en lugar de una llamada a la vez.

Modelo de captura: Bot, bajo la marca OtterPilot, más una aplicación de escritorio que graba sin uno. El bot también puede capturar capturas de pantalla automáticamente durante las reuniones y adjuntarlas a la transcripción.

Veredicto de entrenamiento: La política de privacidad de Otter indica que entrena su IA proprietaria con grabaciones de audio no identificadas y transcripciones, que la política reconoce pueden contener información personal. También divulga datos a proveedores de etiquetado que construyen conjuntos de entrenamiento para las funciones de Otter. No se describe ninguna opción de exclusión de entrenamiento autogestionada en la política, solo un derecho general a oponerse al procesamiento.

La demanda: Otter es el demandado en una demanda colectiva federal consolidada, In re Otter.AI Privacy Litigation, en el Distrito Norte de California ante la jueza Eumi K. Lee. Cuatro demandas presentadas entre agosto y septiembre de 2025 fueron consolidadas en octubre. El caso principal, Brewer v. Otter.ai, fue presentado por un residente de California que no tenía cuenta de Otter y alega que su llamada de ventas fue grabada porque otro participante ejecutó OtterPilot. La demanda alega grabación sin el consentimiento de todas las partes bajo la ley federal de escuchas telefónicas y CIPA, y alega que esas grabaciones se usaron para entrenar los modelos de Otter. Otter presentó una moción de desestimación en enero de 2026, negando que hubiera ocurrido alguna intercepción. Ningún tribunal ha emitido un fallo. Estas son alegaciones, no hallazgos.

Plan gratuito: Los usuarios reciben 300 minutos de transcripción por mes, un límite de 30 minutos por conversación y almacenamiento limitado a las 25 conversaciones más recientes. Solo están disponibles las exportaciones en MP3 y texto.

Precios: Pro es $16,99/mes o $8,33/mes anualmente. Business es $30/mes o $19,99/mes anualmente. HIPAA es un complemento de Enterprise y SSO requiere un mínimo de 100 asientos.

Ventajas:

• La mejor transcripción en vivo e identificación de hablantes disponible
• El chat con IA funciona en todo tu historial, no en una sola reunión
• Aplicaciones maduras en todas las plataformas

Desventajas:

• Entrena con el contenido de las reuniones sin una opción de exclusión clara
• Enfrenta una demanda colectiva de escuchas telefónicas no resuelta
• El límite gratuito de 30 minutos trunca la mayoría de las reuniones reales

Ideal para: Usuarios que necesitan subtítulos en vivo durante las llamadas y están cómodos con la postura de privacidad.

Tl;dv — El mejor para equipos de ventas con presupuesto ajustado

Tl;dv está diseñado principalmente para equipos de ventas, y la razón es sencilla. Además de transcribir y grabar en más de 30 idiomas, califica las llamadas según marcos de ventas como MEDDIC, genera informes entre múltiples reuniones y ofrece plantillas de resumen personalizables en lugar de un único formato fijo.

Modelo de captura: Ambos, y el marketing ahora destaca la opción sin bot. La aplicación de escritorio graba Google Meet, Zoom y Teams directamente desde tu máquina sin agregar participantes. Las aplicaciones móviles en iOS y Android también capturan conversaciones en persona.

Veredicto de entrenamiento: Tl;dv indica que los datos de los clientes nunca se usan para entrenar IA. Cumple con GDPR y está certificado SOC 2, con alojamiento en la UE disponible, aunque el procesamiento de IA aún puede pasar por la infraestructura de EE. UU. según la configuración. Sin claim de HIPAA. Esta afirmación se basa en la declaración del propio proveedor en lugar de un documento de política verificable de forma independiente.

Plan gratuito: "Grabaciones y transcripciones ilimitadas" es preciso hasta donde llega, pero las notas con IA están limitadas a aproximadamente diez reuniones, las grabaciones se eliminan automáticamente después de tres meses y las integraciones son solo de pago. Los revisores no se ponen de acuerdo sobre si el límite de diez reuniones es mensual o de por vida, lo cual refleja la claridad con la que está documentado. Las quejas sobre grabaciones aparecen repetidamente en las reseñas de G2 de usuarios que esperaban que "ilimitado" significara sin límites.

Precios: Pro es $29/mes o $18/mes facturado anualmente. Business es $98/mes o $59/mes anualmente, el nivel que incluye sincronización nativa con Salesforce y HubSpot. Pro enruta los datos de CRM a través de Zapier, lo cual requiere una suscripción separada.

Ventajas:

• Captura genuina de escritorio sin bot con el conjunto completo de funciones
• Capacitación de ventas e informes entre reuniones a un precio de nivel medio
• Captura móvil para reuniones en persona

Desventajas:

• La eliminación automática a los tres meses sorprende a los usuarios
• La diferencia de precio entre Pro y Business es pronunciada
• Los límites del plan gratuito están mal documentados

Ideal para: Equipos de ventas que quieren capacitación y flujos de trabajo de CRM sin precios de nivel Gong.

Los mejores tomadores de notas sin bot

Granola — La libreta de IA

Granola difiere fundamentalmente de cualquier otra herramienta en esta lista. Los usuarios escriben notas rápidas durante la reunión y Granola fusiona esos fragmentos con su propia transcripción para producir notas pulidas de la reunión. La empresa lo llama una libreta en lugar de un tomador de notas, una distinción que importa, porque si no escribes durante la reunión, la herramienta ofrece mucho menos valor. Granola recaudó una Serie B de $43 millones a una valoración de $250 millones en mayo del año pasado.

Modelo de captura: Sin bot. Granola lee el audio de tu computadora directamente y no agrega ningún participante a la llamada. Funciona en cualquier plataforma de reuniones, incluidas las que bloquean bots. Dado que no se une automáticamente ni graba automáticamente, el usuario debe iniciar la herramienta manualmente.

Veredicto de entrenamiento: Granola sí entrena IA con datos anonimizados, con una opción de exclusión disponible en todos los planes, incluido el nivel gratuito. Se prohíbe a terceros entrenar: la página de seguridad de Granola menciona específicamente a OpenAI y Anthropic. Las cuentas Enterprise tienen el entrenamiento desactivado por defecto. Un punto fuerte de privacidad notable: Granola no almacena audio en absoluto. La transcripción ocurre en tiempo real en el escritorio y solo se conservan la transcripción y tus notas. SOC 2 Type II, GDPR, DPA bajo solicitud.

Plan gratuito: La página de precios de Granola indica "ver historial limitado de reuniones" sin especificar un número. Las reseñas de terceros están profundamente divididas: algunos informan de un límite de por vida de 25 notas, otros de una ventana móvil de 30 días, y un usuario fue informado por soporte de que no hay límite de reuniones. Granola no lo ha aclarado públicamente. El plan gratuito debe tratarse como una herramienta de evaluación, no como un sistema de registro.

Precios: Business es $14/usuario/mes, Enterprise es $35. Solo facturación mensual, sin descuento anual, una postura inusual en esta categoría.

Ventajas:

• Sin audio almacenado en ninguna parte, en ningún momento
• Opción de exclusión de entrenamiento disponible en todos los niveles, no solo de pago
• Las notas se leen como si las hubiera escrito una persona, porque la mitad lo son

Desventajas:

• Ofrece un valor mínimo si no escribes durante las llamadas
• Los límites del plan gratuito no están documentados
• Nadie en la llamada sabe que estás grabando a menos que lo divulgues

Ideal para: Personas que ya toman notas a mano y quieren que se perfeccionen en lugar de reemplazarse.

Krisp — Captura en capa de audio

Krisp se originó como software de cancelación de ruido y desde entonces ha añadido un tomador de notas encima. Esa trayectoria revela su principal ventaja: Krisp opera entre tu micrófono y cualquier aplicación que estés usando, por lo que funciona independientemente de si la llamada está en Zoom, Teams, una pestaña del navegador o una línea telefónica.

Modelo de captura: Sin bot por defecto, funcionando en la capa de audio. También hay un modo bot disponible en todos los planes. Las reuniones en persona y las llamadas telefónicas salientes son compatibles. La función de conversión de acento de Krisp es única: puede modificar el acento de un hablante en tiempo real.

Veredicto de entrenamiento: Esto requiere atención cuidadosa, ya que las páginas de Krisp se contradicen entre sí. Las preguntas frecuentes de la página de precios afirman de manera tajante que los datos de las reuniones nunca se usan para entrenar los modelos de IA de Krisp. La política de privacidad, actualizada el 4 de marzo de 2026, enumera "mejorar nuestros modelos de IA proprietarios" como un propósito de procesamiento con el consentimiento como base legal, lo que describe algo en lo que te inscribes en lugar de algo que no ocurre. Por separado, la cancelación de ruido por sí sola es completamente local y ningún audio sale de tu dispositivo. Sin embargo, una vez que se activa el asistente de reuniones, las transcripciones y grabaciones se almacenan en los servidores de Krisp hasta que las elimines manualmente. El habla no en inglés se graba automáticamente en la nube para permitir la transcripción multilingüe, y luego se elimina una vez que se genera la transcripción. SOC 2 Type II y GDPR en todos los planes, HIPAA en Enterprise.

Plan gratuito: Ya no hay uno. La página de precios de Krisp ahora muestra una prueba de siete días en lugar del antiguo plan gratuito.

Precios: Core es $16/mes o $8/mes facturado anualmente, con 10 GB de almacenamiento. Advanced es $30/mes ($15 anualmente), agregando Salesforce y controles de administrador. Enterprise tiene precio personalizado y es el único nivel con transcripción privada en el dispositivo.

Ventajas:

• Compatible con cualquier plataforma de llamadas, incluidas llamadas telefónicas
• La cancelación de ruido es genuinamente la mejor de su categoría y se procesa localmente
• El punto de entrada de pago más bajo de este análisis con $8/mes anualmente

Desventajas:

• Sin plan gratuito permanente, solo una prueba de siete días
• Dos páginas de Krisp dan respuestas contradictorias sobre el entrenamiento de modelos
• El audio que no es en inglés se envía a la nube independientemente de la preferencia

Ideal para: Cualquier persona cuyas llamadas tengan lugar fuera de las plataformas principales, o en entornos ruidosos.

Bluedot — La opción centrada en la privacidad

Bluedot destaca como la opción de privacidad más fuerte de este análisis. Funciona como una extensión de Chrome o aplicación de escritorio que cubre Zoom, Teams, Webex y Slack huddles, y se extiende a reuniones en persona mediante aplicaciones móviles y una aplicación de Apple Watch. La transcripción es compatible con más de 100 idiomas con resúmenes basados en plantillas.

Modelo de captura: Completamente sin bot; nada se une a una llamada o reunión. Bluedot también ofrece una capacidad que ningún otro competidor aquí iguala: los administradores pueden mostrar un mensaje de consentimiento a todos los participantes antes o durante la grabación. Esto aborda una brecha significativa en la mayoría de las herramientas sin bot, que de otro modo dejan la divulgación completamente al usuario.

Veredicto de entrenamiento: Bluedot indica explícitamente que los datos de los clientes nunca se usan para entrenar o mejorar modelos de IA, sin excepciones aparentes. Sus proveedores de IA tampoco almacenan, registran ni retienen ningún dato después de generar la salida, un compromiso de retención cero que la mayoría de los proveedores dejan deliberadamente vago. SOC 2 Type II, GDPR, residencia de datos en la UE y retención configurable por el administrador en Business.

Plan gratuito: El más restrictivo de esta lista. El plan gratuito incluye solo cinco reuniones de una hora cada una, de por vida para la cuenta. Después de eso, se requiere una actualización.

Precios: Cuatro niveles, facturados por usuario que graba en lugar de por asiento. Basic es $14/mes anualmente o $18/mes mensual, solo audio. Pro es $20/mes anualmente o $25/mes mensual, agregando video y duración de grabación ilimitada. Business es $32/mes anualmente o $39/mes mensual, con integraciones de CRM y ATS, SSO y retención personalizada. Existe una opción de tarifa plana para toda la empresa bajo solicitud. Advertencia importante: la cancelación resulta en la pérdida inmediata de acceso a las grabaciones. Se proporciona una ventana de un mes para restaurar la suscripción, después de la cual las grabaciones se eliminan permanentemente.

Ventajas:

• Una política plana de no entrenamiento que se extiende a sus proveedores de IA
• Mensajería de consentimiento integrada, rara entre herramientas sin bot
• Facturación por usuario que graba en lugar de por asiento

Desventajas:

• Solo cinco reuniones de por vida en el plan gratuito
• La precisión disminuye cuando los participantes hablan simultáneamente
• La cancelación corta inmediatamente el acceso a las grabaciones

Ideal para: Industrias reguladas y cualquier persona cuya principal preocupación sea dónde terminan los datos de la conversación.

La opción de hardware

Plaud — Toma de notas con IA fuera de la pantalla y en persona

Cada herramienta de software discutida hasta ahora requiere una reunión digital para funcionar. Plaud, por el contrario, es un dispositivo físico que se sincroniza con una aplicación telefónica, lo que permite la captura de conversaciones que ninguna herramienta de software puede alcanzar, incluyendo almuerzos con clientes, recorridos por sitios e intercambios en el pasillo después de una reunión.

Modelo de captura: Plaud es un tomador de notas de hardware aproximadamente del tamaño de una tarjeta de crédito que se adhiere a la parte posterior de un teléfono mediante MagSafe. El Note Pro agrega una pantalla y es más adecuado para salas más grandes. El NotePin y el más reciente NotePin S son dispositivos usables para captura manos libres. Todas las unidades de hardware graban localmente y completamente sin conexión, y luego se sincronizan con la aplicación móvil para transcripción en 112 idiomas compatibles, resúmenes basados en plantillas y una función de chat que permite buscar en todo lo que se haya grabado. Plaud reporta más de dos millones de usuarios.

Veredicto de entrenamiento: Plaud no entrena con los datos de los usuarios por defecto, con la opción de inscribirse establecida explícitamente. Sus proveedores de LLM, incluidos GPT, Claude y Gemini, operan bajo términos de retención cero escritos en los DPA, lo que significa que no conservan transcripciones. El audio y las transcripciones se almacenan localmente, no en la nube, a menos que un usuario active Cloud Sync. Las certificaciones ahora incluyen SOC 2 Type II, HIPAA, ISO 27001, ISO 27701, GDPR y EN 18031, publicadas a través de un portal de confianza Drata.

Plan gratuito: Cada dispositivo incluye un plan inicial gratuito con 300 minutos de transcripción por mes, aproximadamente cinco horas. Los minutos no utilizados no se acumulan. Cuando se agotan los minutos, la grabación continúa pero la transcripción se pausa hasta el siguiente ciclo.

Precios: El Note tiene un precio de $159, el NotePin S de $179 y el Note Pro de $189. Una suscripción se suma al hardware: Pro es $17,99/mes o $99,99/año; Unlimited es $29,99/mes o $239,99/año.

Ventajas:

• Captura conversaciones en persona y sin conexión que ninguna otra herramienta aquí puede
• Sin entrenamiento por defecto, con términos de retención cero que se extienden a los proveedores de IA
• El conjunto de cumplimiento más extenso de este análisis

Desventajas:

• El hardware más la suscripción puede elevar el costo total por encima de $400 en el primer año
• Los minutos gratuitos expiran mensualmente y no se acumulan
• Colocar una grabadora en la mesa cambia cómo se comunican las personas

Ideal para: Consultores, clínicos, reclutadores y cualquier persona cuyas conversaciones importantes ocurran lejos de una pantalla.

La reacción contra Read.ai

The Washington Post informó en julio de 2025 sobre una llamada de Zoom en la que el propietario de una agencia de contenido contó seis humanos y diez bots de toma de notas. Esa instantánea captura el problema en una sola imagen. Read.ai es la herramienta que lo elevó a una preocupación institucional.

La Universidad de Washington instruyó al personal a desactivar Read.ai y bloqueó por completo sus integraciones de Zoom y Teams, en un aviso publicado el 7 de julio de 2026. La razón expresada: la herramienta grabó reuniones incluso cuando sus propios usuarios no estaban presentes, sin el conocimiento ni el acuerdo de los demás asistentes. La Universidad de Maryland emitió una advertencia similar, señalando que estos bots se unen automáticamente a reuniones futuras, a veces durante meses después de que alguien ha dejado de usar la herramienta.

El mecanismo subyacente es lo que pone nerviosos a los departamentos de TI. En el foro de preguntas y respuestas de Microsoft de marzo de 2026, los administradores describieron bots de Read.ai uniéndose a reuniones de Teams sin la aprobación del organizador. La respuesta de Microsoft fue el bloqueo a nivel administrativo combinado con un CAPTCHA. Un hilo en r/sysadmin que obtuvo 755 votos a favor describió la herramienta propagándose por todo un tenant a partir de la concesión OAuth de un solo empleado.

La posición de Read.ai es que la visibilidad del bot es el objetivo. Su CEO ha presentado la incomodidad como una función, argumentando que un momento incómodo ahora es preferible a la pérdida de confianza después. Ese argumento tiene mérito y es de doble filo: un bot visible se anuncia a sí mismo. Pero las quejas descritas anteriormente no se refieren a que el bot sea visto. Se refieren a que aparece donde nadie lo invitó, que es exactamente por lo que el modelo de captura merece una decisión deliberada en lugar de un valor por defecto pasivo.

Consentimiento de grabación

La adopción ha superado a la etiqueta. El estudio global de Metrigy de 1.100 empresas encontró que aproximadamente el 40% había implementado asistentes de reuniones con IA, y otro 42% planeaba hacerlo en un año. Una encuesta de julio de 2026 de Kolmogorov Law sobre 500 adultos estadounidenses, realizada a través de Pollfish, encontró tomadores de notas presentes en una de cada tres reuniones de los trabajadores, solo el 34,7% de los usuarios siempre pidiendo permiso primero, y el 41,8% sin saber que las leyes de grabación se aplican a las reuniones de trabajo.

Sí se aplican. La ley federal y la mayoría de los estados requieren que solo una parte consienta, y esa parte puedes ser tú. Una minoría de estados requiere el consentimiento de todas las partes: California, Connecticut, Delaware, Florida, Illinois, Maryland, Massachusetts, Montana, New Hampshire, Pennsylvania y Washington aparecen en esencialmente todas las listas de 2026, con Nevada y Oregon apareciendo en algunas según si la conversación es por teléfono o en persona. Las llamadas interestatales se rigen por la ley del estado más estricto. Continuar hablando después de una notificación clara generalmente constituye un acuerdo.

Esa brecha es precisamente lo que alega la demanda contra Otter: un bot grabando a un participante de California que nunca consintió, porque la persona que lo ejecutaba solo necesitaba consentir por sí misma. Si esa teoría legal se sostiene es para que el tribunal lo decida.

La guía práctica es sencilla. Exprésalo en voz alta antes de que comience anything sustantivo y obtén una confirmación audible. La captura sin bot no reduce esa obligación; la intensifica, porque nada en la pantalla hará la divulgación por ti.

Lo que las notas con IA aún hacen mal

La transcripción en sí misma no está completamente resuelta. Una investigación de Associated Press en octubre de 2024 encontró que el modelo Whisper de OpenAI inventaba texto directamente. Un investigador de la Universidad de Michigan que estudiaba reuniones públicas reportó alucinaciones en ocho de cada diez transcripciones que inspeccionó. Investigadores de Cornell y la Universidad de Virginia que examinaron miles de fragmentos de audio limpio encontraron que casi el 40% de las alucinaciones que identificaron eran potencialmente perjudiciales.

Whisper no es el motor detrás de cada herramienta aquí, y los modelos han mejorado desde entonces. Pero los patrones de falla persisten. Los comentarios se atribuyen al hablante equivocado. El lenguaje matizado se endurece: alguien dice que el equipo probablemente podría entregar para el viernes, y el resumen registra una fecha límite firme con un responsable asignado. El consenso se fabrica a partir de una discusión que terminó sin resolverse.

Revisa el resumen antes de reenviarlo. Cada vez.

Veredicto final: elige primero tu modelo de captura

Las comparaciones de funciones en esta categoría son en gran medida ruido. Dos decisiones tienen un peso real.

Primero, elige cómo la herramienta entra en la sala. Los bots son visibles y funcionan sin ti, a costa de la fricción y los bloqueos empresariales. Las herramientas sin bot son silenciosas pero colocan la divulgación completamente sobre tus hombros. El hardware alcanza conversaciones que el software no puede.

Luego examina la política de entrenamiento. Fathom y Granola entrenan con una opción de exclusión. Fireflies, Bluedot y Plaud no entrenan por defecto. Otter sí entrena, y ofrece la menor claridad sobre cómo detenerlo.