Expensify, Inc., ein Unternehmen, das sich selbst als einfache Lösung für die Verwaltung von Ausgaben, Reisen und Firmenkarten beschreibt, hat den Anwendungsbereich seiner Ausgaberegeln für die Expensify Card erweitert. Nach Unternehmensangaben ist die Funktion nun für Unternehmen in 14 Ländern verfügbar und soll Unternehmen dabei helfen, Ausgaben mit Firmenkarten bereits im Voraus zu kontrollieren.

Ausgaberegeln ermöglichen es Administratoren, genau festzulegen, wie, wo und wann jede Expensify Card verwendet werden kann, sodass nur konforme Transaktionen zugelassen werden. Laut Expensify setzt das System die Richtlinien bereits zum Zeitpunkt des Kaufs durch, anstatt sich auf eine nachträgliche Prüfung der Ausgaben zu verlassen. Das ist für Finanzteams relevant, die wiederkehrende Software-Abonnements, Ad-hoc-Käufe und grenzüberschreitende Ausgaben verwalten, da diese Transaktionen nach erfolgter Autorisierung häufig am schwersten manuell nachzuvollziehen sind.

In seiner Beschreibung der Funktion führt Expensify aus, dass Administratoren Folgendes tun können:

• Eine Karte an ein Abonnement binden. Jedes wiederkehrend genutzte SaaS-Tool erhält eine eigene virtuelle Karte, sodass ein Anbieter nur den Betrag abrechnen kann, der tatsächlich anfällt. Wenn der Karteninhaber das Team wechselt oder das Unternehmen verlässt, läuft das Abonnement weiter – ohne Kartentausch und ohne verpasste Zahlungen.
• Einen Einmalkauf abdecken. Für eine einzelne Transaktion wie eine Eventregistrierung oder eine Zahlung an einen Auftragnehmer wird eine virtuelle Karte mit einer exakten Betragsobergrenze ausgestellt, sodass keine doppelte Abbuchung möglich ist.
• Ein Ablaufdatum für eine Karte festlegen. Eine Karte wird an eine Reise, ein Projekt oder eine vorübergehende Aufgabe gebunden und ist nicht mehr nutzbar, sobald dieser Zeitraum endet.
• Eine Karte auf das beschränken, was tatsächlich eingekauft wird. Durch die Bindung von Karten an einen Händler oder eine Kategorie kann eine Büroleitung beispielsweise Büromaterial, aber keine Elektronik kaufen.
• Internationale Ausgaben im Griff behalten. Karten werden auf genehmigte Währungen beschränkt, um unerwartete oder nicht autorisierte Abbuchungen zu reduzieren.

„Die meisten Firmenkarten behandeln Kontrolle als Prüfprozess, nachdem das Geld ausgegeben ist“, sagte Jason Mills, Chief Product Officer bei Expensify. „Ausgaberegeln drehen dies um. Man legt vorab genau fest, wie jede Karte verwendet werden kann, und die Expensify Card setzt dies am Verkaufsort durch – ohne hinterherlaufende Freigaben und ohne Überraschungen bei der Abstimmung. Es ist die präziseste Ausgabenkontrolle am Markt und steht nun Unternehmen in 14 Ländern zur Verfügung.“

Das Unternehmen erklärte, dass der neue Ansatz Administratoren ermöglicht, Regeln einmalig festzulegen, während die Karte die Durchsetzung am Verkaufsort übernimmt. Dies kann den Bedarf an separater Überwachung einzelner Karten verringern, wenn Unternehmen über Teams und Regionen hinweg wachsen.

Weitere Informationen sind auf der Website von Expensify verfügbar: