對許多白領工作者而言，會議已成為揮之不去的困擾：會議往往冗長拖延、打斷專注工作，而且極少需要每個人參與。對此，企業領袖開始為自己參與討論的時機設下界限，以保護時間。Dropbox 共同執行長 Ashraf Alkarmi 便遵循一項簡單原則，來決定哪些會議值得參加。

「我會挑選能在當季取得重大進展的事情，」Alkarmi 近期接受 Business Insider 採訪時表示。「因此，這就成了我安排時間優先順序的篩選標準。」

為了篩選要參加哪些會議，Alkarmi 在這家市值 73 億美元的雲端儲存公司，為自己設定每季必須達成的五項目標，並與共同創辦人 Drew Houston 分掌最高職位。他運用這些重要目標領域——例如人才、業務與績效——來形塑每週行程，並決定專注投入之處。

為了確保所有人步調一致，這位 Dropbox 共同執行長會向核心幕僚、幕僚長與行政團隊分享他的關鍵優先事項。他解釋，當大量事務同時湧入時，這些目標「永遠優先」。

舉例來說，第一季時 Alkarmi 深入檢視數據，並設法找出降低客戶流失率的解決方案——對仰賴客戶持續續約的訂閱制軟體企業而言，這是一項備受關注的指標。取得「有意義的進展」、讓關鍵數字有所改變，成為他在 Dropbox 業務面的主要優先事項之一。為了讓一切井然有序，這位領導者使用每日任務追蹤應用程式 Trello，確保自己緊跟季度目標。堅守五項目標的清單，也讓他在繁忙行程中更清楚哪些討論值得投入大段時間。

「有時我收到的會議邀約與這些目標無關，我就不去，」Alkarmi 接著表示。

Alkarmi 的刻意安排，也讓他清楚分辨哪些優先事項需要親自介入，以及何時可以退居幕後、仰賴團隊。

「在 Dropbox，我們的使命是設計一種更開明的工作方式，而對我來說，其中一環就是審慎規劃時間的運用，」Alkarmi 在提供給《財星》（Fortune）的聲明中表示。「明確的優先事項幫助我專注於能發揮最大影響力的地方。同樣重要的是，它們讓我知道何時必須親自到場，何時可以信任團隊持續推動進展。」

執行長們自有一套會議規則：不排電話會議的下午、更少的一對一會談、更晚的開工時間

與 Alkarmi 一樣，其他執行長也在保護自己的行事曆、避免不必要的會議，並將不受打斷的專注時間視為值得守護的資源。這項顧慮甚至已形塑企業政策：微軟年度《工作趨勢指數》（Work Trend Index）研究便多次指出，會議是干擾專注工作的主要破壞者；Shopify 也於 2023 年取消三人或以上的例行會議，並推行「無會議週三」。

西南航空（Southwest Airlines）執行長 Bob Jordan 直言，會議正在排擠真正需要完成的實際工作。為此，他設定 2026 年目標：每週三、週四與週五下午完全淨空行事曆，禁止任何人在這些時段預約電話會議。

Jordan 承認，這種做法在某些高階主管聽來或許「很瘋狂」，但他的理由是：公司聘用執行長，是為了完成只有他們能做的工作——而如果他們被困在一場接一場的會議裡，這種情況幾乎不可能發生。

「剛開始擔任執行長時，很容易把忙碌和開會誤認為領導，」Jordan 去年在《紐約時報》DealBook 峰會的執行長座談會上表示。「因為我相信我們都有同樣的發現：根本沒有時間『工作』，而你又把開會誤當成工作本身。」

同樣地，市值 5.3 兆美元的科技巨頭輝達（Nvidia）共同創辦人兼執行長黃仁勳，也透過重視效率勝過例行回報，為自己的工作日常精簡瘦身。這位晶片業領袖認為，與 55 位直屬部屬頻繁會面並非善用時間的最佳方式，因為接連不斷的會議只會塞滿他的工作行程、拖慢腳步。相反地，他騰出空間進行更廣泛的全團隊協作——黃仁勳表示，這也有助於在這家全球最大企業之一的內部維持透明度。

「我不和其中任何一位進行一對一會談，除非他們需要我；一旦需要，我會為他們放下一切，」黃仁勳於 2024 年在史丹佛經濟政策研究所峰會上表示。「他們從不會聽到我對他們說只有他們才能知道的事情。沒有任何一項資訊，是我暗中告訴某位員工卻不告訴公司其他人的。」

Airbnb 執行長 Brian Chesky 則為自己一天的節奏建立了專屬規則。他認為，任何領導者都不必為自己選擇的經營方式道歉——而他也毫不掩飾地身體力行。儘管許多領導者奉行「早起苦幹」的心態，Chesky 的創作巔峰卻落在深夜。為此，他為開會時間設下界限，上午 10 點前不接任何電話會議。

「當你是執行長時，」Chesky 去年告訴《華爾街日報》，「你可以決定一天的第一場會議在何時舉行。」

綜觀這四位領導者的做法，共同點在於將行事曆視為需要主動管理的工具，而非被動填滿的空間。