Sixthfin, компания в области контроля финансовых данных и закрытия отчетности с офисами в Лондоне и Париже, запустила T&E Controls (Travel & Expense Controls) — новое решение для финансовых, аудиторских служб и служб внутреннего контроля. Анонсированное 6 октября 2026 года, программное обеспечение призвано дополнить существующие инструменты управления расходами, анализируя 100% отчетов о расходах в динамике и сверяя их с главной книгой. Заявленная цель — выявлять дубликаты, повторяющиеся аномалии, поведение повышенного риска и сбои в процессе утверждения, которые могут остаться незамеченными при попроцессной проверке. Подробнее:

Почему важен контроль после утверждения

Инструменты управления расходами в значительной степени автоматизировали проверку отдельного расхода в момент его ввода, а также процесс утверждения непосредственным руководителем. Однако некоторые слабые места проявляются только в масштабе всей системы. Аномалии подачи или учета, утверждения без реальной проверки, регулярные делегирования полномочий и игнорируемые оповещения могут остаться незамеченными, если расходы проверяются по одной транзакции за раз.

Отчетность по расходам также связана с большим объемом заявок — часто сотни в месяц, обычно на небольшие суммы. В результате ручной контроль, как правило, ограничивается выборочными проверками небольших образцов без гарантии охвата ситуаций повышенного риска. В условиях множества юридических лиц, валют и утверждающих лиц эти слабые места трудно выявить с помощью ручной выборки.

Подход Sixthfin состоит в том, что утвержденный отчет о расходах не обязательно является контролируемым: утверждение подтверждает лишь факт подписания заявки, тогда как контроль расходов после утверждения проверяет, выдерживает ли ли система утверждения, расходы за ней и их учетное отражение проверку по каждой заявке.

Три набора индикаторов

T&E Controls анализирует данные за месяцы, по сотрудникам и юридическим лицам, а не рассматривает каждую заявку изолиров. Решение отмечает потенциальные дубликаты заявок разных сотрудников, повторяющиеся заявки одного типа и суммы, необычную концентрацию расходов в отдельных категориях, хронические задержки подачи и сотрудников с уровнем аномалий значительно выше среднего.

Второй набор индикаторов оценивает качество утверждений. Платформа проверяет заявки, утвержденные не тем лицом, которое ожидалось, регулярные делегирования полномочий по утверждению, оповещения, по которым не были приняты меры, необычные сроки утверждения, а также сотрудников или утверждающих, на которых приходится непропорционально большая доля исключений. По словам компании, эти фактические индикаторы позволяют финансовым и контрольным командам приоритизировать корректирующие действия и подтвердить работоспособность системы контроля.

Третье направление охватывает путь от подачи отчета о расходах до его отражения в учете. T&E Controls автоматически сопоставляет данные о расходах с учетными записями, чтобы выявить заявки, отсутствующие в учете, проводки без соответствующей заявки, расхождения между утвержденными и отраженными суммами, аномальные задержки в отражении, а также сбои обработки и сверки. Такая сверка требует, чтобы заявки отражались в учете индивидуально, а не совокупно — что делает отражение на уровне отдельных заявок практическим условием для организаций, рассматривающих этот уровень анализа.

Кросс-анализ на практике

Sixthfin сообщает, что в ходе анализа отчетов о расходах T&E Controls выявила несколько заявок, возмещенных разным сотрудникам, с одним и тем же продавцом, суммой и местом — все в один день. По отдельности каждый расход выглядел корректным и был утвержден. Именно кросс-анализ выявил шаблон потенциальных дубликатов, который не проявился при попроцессной проверке.

Независимый слой, а не замена

T&E Controls не заменяет существующее решение для управления расходами. Платформа использует данные, уже находящиеся в существующих системах, добавляя независимый слой анализа всего процесса — от расходов до их отражения в учете. Она совместима со всеми ведущими инструментами управления расходами, поддерживает анализ по нескольким странам, валютам и юридическим лицам и предоставляет единую платформу для централизации анализа, расследований и планов действий.

Контроль больше не огрчен выборкой: ИИ помогает выявлять повторяющиеся шаблоны и исключения, требующие расследования, при этом само расследование и корректирующие действия остаются за финансовыми и контрольными командами.

"Инструмент для управления расходами говорит вам, соответствует ли заявка политике. Но он не говорит, работает ли ваша система контроля", — сказал Франсуа Валлана, генеральный директор Sixthfin. "T&E Controls была создана для ответа на второй вопрос — на основе всех данных, а не выборки, в динамике и по всем юридическим лицам."

Эффективный контроль расходов зависит не столько от проверки соответствия отдельных заявок политике, сколько от измерения — по всем данным — того, работает ли система контроля вокруг этих заявок в динамике. С T&E Controls Sixthfin стремится поддержать переход от подхода контроля на уровне транзакций к обзору всей совокупности расходов, утверждений и их учетного отражения в динамике.

T&E Controls уже доступна вместе с решением Closing компании Sixthfin, расширяя линейку продуктов, ориентированных на контроль, от закрытия отчетности до сферы командировочных и представительских расходов. Подробнее:

Впервые статья была опубликована на Globalfintechseries.