ClearLane (getclearlane.com), поставщик услуг для back-office в сфере freight, сегодня объявила о специализированном отслеживании certificate of insurance (COI) и мониторинге страхования перевозчиков для freight-брокеров и 3PL. Сервис предназначен для поддержания актуальности страховой документации по всей сети перевозчиков брокера путем отслеживания сроков действия, размеров покрытия и изменений в полисах.

«Никто не замечает просроченный COI, пока не появляется претензия. Тогда это становится проблемой брокера. Непрерывное отслеживание — единственный способ держать ситуацию под контролем». — Alexander Kochas, Founder & Head of Operations, ClearLane

COI актуален только в день выдачи. Полисы могут быть досрочно прекращены в середине срока из-за неуплаты, суммы покрытия могут измениться при продлении, а сертификаты могут истечь, пока перевозчик продолжает доставку. Когда брокер отправляет груз перевозчику, у которого истекло покрытие auto liability или cargo, брокер сталкивается с риском, о котором может не знать. Во многих случаях разрыв становится видимым только после подачи претензии.

Команда по комплаенсу ClearLane собирает COI при подключении перевозчика, отслеживает сроки действия по всей сети перевозчиков, запрашивает обновленные сертификаты до продления, проверяет суммы покрытия auto liability и cargo на соответствие требованиям брокера и отмечает перевозчиков, у которых покрытие истекло или опустилось ниже порогового значения. Сервис является частью более широких услуг ClearLane для freight back-office, куда также входят мониторинг authority FMCSA и отслеживание safety rating.

Для брокерской компании, работающей с 200 или более активными перевозчиками, одно только отслеживание COI может быть постоянной нагрузкой: сертификаты истекают по скользящему графику в течение года, перевозчики меняют страховщиков, а агенты присылают обновленные документы, которые нужно проверять и архивировать. При ручной обработке эта работа может отодвигаться на второй план в загруженные периоды, а именно тогда, когда грузы в движении и риск максимален. Команда ClearLane обеспечивает непрерывное отслеживание независимо от объема грузов. Для команд, которые предпочитают вести проверку внутри компании, ClearLane также предлагает бесплатный шаблон для отслеживания compliance перевозчиков.

Финансовый риск от одного просроченного полиса может многократно превысить расходы на отслеживание COI за многие годы. Претензия по cargo на груз стоимостью $50,000, если покрытие перевозчика истекло за две недели до инцидента, может оставить брокера с обязательствами, которые он считал покрытыми. Разрыв в auto liability по иску после аварии может достигать шести или семи цифр. ClearLane заявила, что это не гипотетические сценарии, а причина, по которой существуют требования FMCSA compliance и проверки страхования. Разница между брокерами, которые выявляют истечения, и теми, кто этого не делает, заключается в том, ведется ли отслеживание непрерывно или только при onboarding, по словам компании.

Услуги ClearLane включают: получение POD и документов, проверку и загрузку в TMS; проверку счетов перевозчиков и обработку AP, включая сверку rate confirmation, проверку accessorial и выявление дубликатов; мониторинг compliance перевозчиков, включая статус authority FMCSA, отслеживание COI и проверку страхования; выставление счетов отправителям и клиентам, включая подготовку invoice, прикрепление POD и отправку через portal и EDI; управление accounts receivable и взыскание, включая контроль aging, напоминания об оплате и разрешение споров; аудит восстановления выручки до выставления счета, включая пропущенные detention, layover, TONU и lumper fees до инвойсинга; а также аутсорсинговый бухгалтерский учет, включая сверку банковских счетов, категоризацию транзакций, учет AP/AR, сверку по кредитным картам и закрытие месяца.