Sixthfin, firma zajmująca się technologiami kontroli danych finansowych i zamykania ksiąg z biurami w Londynie i Paryżu, wprowadziła T&E Controls (Travel & Expense Controls) – nowe rozwiązanie dla działów finansów, audytu i kontroli wewnętrznej. Ogłoszone 6 października 2026 r. oprogramowanie zostało zaprojektowane jako uzupełnienie istniejących narzędzi do zarządzania wydatkami: analizuje 100% deklaracji kosztowych w czasie i uzgadnia je z księgą główną. Deklarowanym celem jest wykrywanie duplikatów, powtarzających się anomalii, zachowań wysokiego ryzyka oraz błędów w procesie zatwierdzania, które mogą umykać kontrolom prowadzonym transakcja po transakcji. Więcej informacji:

Dlaczego kontrola po zatwierdzeniu ma znaczenie

Narzędzia do zarządzania wydatkami w dużej mierze zautomatyzowały weryfikację kosztu w momencie jego wprowadzania, a także proces zatwierdzania przez przełożonego. Niektóre słabości ujawniają się jednak dopiero w skali całego systemu. Anomalie w zgłoszeniach lub księgowaniu, zatwierdzenia udzielone bez rzetelnej weryfikacji, powtarzające się deleg uprawnień i ignorowane alerty mogą pozostać niezauważone, gdy wydatki są analizowane pojedynczo, transakcja po transakcji.

Rozliczanie wydatków wiąże się również z dużą liczbą deklaracji – często setkami miesięcznie, zwykle na niewielkie kwoty. W efekcie kontrole manualne ograniczają się zazwyczaj do kontroli punktowych na małych próbkach, bez gwarancji objęcia sytuacji wysokiego ryzyka. W środowisku wielu jednostek, walut i osób zatwierdzających te słabości trudno wykryć za pomocą ręcznego próbkowania.

Teza Sixthfin jest taka, że zatwierdzona deklaracja kosztowa niekoniecznie jest deklaracją skontrolowaną: zatwierdzenie potwierdza jedynie, że deklaracja została podpisana, podczas gdy kontrola kosztów po zatwierdzeniu sprawdza, czy ramy zatwierdzania, wydatki za nimi stojące i ich ujęcie księgowe wytrzymują weryfikację w przypadku każdej deklaracji.

Trzy zestawy wskaźników

T&E Controls analizuje dane z wielu miesięcy, pracowników i jednostek, zamiast oglądać każdą deklarację w izolacji. Rozwiązanie sygnalizuje potencjalnie zdublowane deklaracje różnych pracowników, powtarzające się deklaracje tego samego typu i kwoty, nietypowe koncentracje wydatków w określonych kategoriach, przewlekłe spóźnione zgłoszenia oraz pracowników o wskaźniku anomalii znacznie powyżej średniej.

Drugi zestaw wskaźników ocenia jakość zatwierdzeń. Platforma sprawdza deklaracje zatwierdzone przez kogoś innego niż oczekiwana osoba, powtarzające się delegowania zatwierdzeń, alerty podniesione, lecz nigdy nieobsłużone, nietypowe czasy zatwierdzania oraz pracowników lub osoby zatwierdzające odpowiadające za nieproporcjonalnie dużą część wyjątków. Zdaniem firmy te faktyczne wskaźniki pozwalają zespołom finansowym i kontrolnym priorytetyzować działania naprawcze oraz udokumentować, że ramy kontroli działają.

Trzeci obszar obejmuje drogę od zgłoszenia wydatku do jego zaksięgowania. T&E Controls automatycznie krzyżuje dane o wydatkach z zapisami księgowymi, aby identyfikować deklaracje kosztowe nieobecne w księgach, zapisy księgowe bez odpowiadającej im deklaracji, rozbieżności między kwotami zatwierdzonymi a zaksięgowanymi, nieprawidłowe opóźnienia w księgowaniu oraz anomalie w przetwarzaniu i uzgadnianiu. To uzgodnienie wymaga, aby deklaracje kosztowe były księgowane indywidualnie, a nie łącznie – co czyni księgowanie na poziomie deklaracji praktycznym warunkiem wstępnym dla organizacji rozważających tę warstwę analizy.

Analiza krzyżowa w praktyce

Sixthfin informuje, że podczas analizy raportów wydatkowych T&E Controls zidentyfikował kilka deklaracji kosztowych zwróconych różnym pracownikom, dotyczących tego samego dostawcy, tej samej kwoty i tej samej lokalizacji – wszystkie tego samego dnia. Pojedynczo każdy wydatek wydawał się zgodny z zasadami i był zatwierdzony. Dopiero analiza krzyżowa ujawniła wzorzec potencjalnych duplikatów który nie wyszedł na jaw podczas kontroli transakcyjnej.

Niezależna warstwa, a nie zamiennik

T&E Controls nie zastępuje rozwiązania organizacji do zarządzania wydatkami. Platforma wykorzystuje dane już obecne w istniejących systemach, aby dodać niezależną warstwę analizy obejmującą cały proces – od wydatku po zaksięgowanie. Jest kompatybilna ze wszystkimi wiodącymi narzędziami do zarządzania wydatkami, obsługuje analizę wielokrajową, w wielu walutach i jednostkach oraz zapewnia jedną platformę do centralizacji analiz, dochodzeń i planów działań.

Kontrola nie jest już ograniczona próbkowaniem: AI pomaga ujawniać powtarzające się wzorce i wyjątki wymagające zbadania, podczas gdy dochodzenie i ewentualne działania naprawcze pozostają w rękach zespołów finansowych i kontrolnych.

„Narzędzie do zarządzania wydatkami mówi Ci, czy deklaracja jest zgodna z polityką. Nie mówi Ci, czy Twoje kontrole działają” – powiedział François Vallana, dyrektor generalny Sixthfin. „T&E Controls powstało, aby odpowiedzieć na to drugie pytanie, wykorzystując wszystkie dane, a nie próbkę, w czasie i w każdej jednostce.”

Skuteczna kontrola wydatków zależy mniej od sprawdzania, czy poszczególne deklaracje są zgodne z polityką, a bardziej od pomiaru – na wszystkich danych – czy kontrole wokół tych deklaracji działają w czasie. Dzięki T&E Controls Sixthfin chce wspierać przejście od podejścia kontrolnego skoncentrowanego na transakcjach do przeglądu całej populacji wydatków, zatwierdzeń i ich ujęcia księgowego w czasie.

T&E Controls jest już dostępny obok rozwiązania Closing, rozszerzając linię produktów Sixthfin nastawionych na kontrolę z zamykania ksiąg na podróże i koszty. Więcej informacji:

Artykuł po raz pierwszy ukazał się w Globalfintechseries.