Od lat Bureau of Internal Revenue (BIR) przygotowuje grunt pod przejście Filipin na elektroniczne fakturowanie (e-invoicing), co jest częścią szerszego dążenia rządu do bardziej wydajnego, przejrzystego i opartego na danych systemu podatkowego. W praktyce oznacza to przejście na systemy, które wystawiają i przesyłają faktury elektronicznie oraz raportują dane sprzedażowe do urzędu w określonym formacie cyfrowym. To, co kiedyś uważano za przyszły wymóg zgodności, staje się teraz operacyjną rzeczywistością.

W związku z wydaniem Revenue Memorandum Circular (RMC) No. 98-2026 BIR wyszedł poza etap rozwoju polityki i rozpoczął aktywne wdrażanie. Okólnik określa obowiązujące wytyczne i przypomina, że objęci podatnicy muszą być zgodni do 31 grudnia.

Kto musi się stosować

RMC przypomina następujące kategorie objętych podatników w zakresie zgodności z e-fakturowaniem:

• Podatnicy prowadzący transakcje e-commerce lub internetowe, sklasyfikowani jako mali, średni i duzi podatnicy (mikropodatnicy są zwolnieni);
• Podatnicylegający jurysdykcji Large Taxpayers Service;
• Podatnicy sklasyfikowani jako duzi podatnicy zgodnie z Ease of Paying Taxes Act oraz Revenue Regulations (RR) No. 08-2024, tj. ci, których sprzedaż brutto za rok podatkowy wynosi 1 000 000 000 P lub więcej;
• Podatnicy korzystający z Computerized Accounting System lub Computerized Books of Account with Accounting Records (z e-fakturowaniem) oraz innego oprogramowania do fakturowania; oraz
• Inni podatnicy, zgodnie z wymogami Komisarza ds. Podatków Wewnętrznych.

Dla objętych podatników ustalenie, czy podlegają oni obowiązkowi, to dopiero punkt wyjścia. Trudniejsze zadanie polega na zapewnieniu, że ich systemy i procesy będą gotowe spełnić wymogi e-fakturowania przed określonym terminem.

Czy wyznaczony harmonogram jest wystarczający?

Choć kierunek polityki jest jasny, pozostaje szereg obaw dotyczących wdrożenia. Należą do nich ograniczony czas na ukończenie ulepszeń systemów, brak akredytowanych dostawców usług e-fakturowania (Electronic Invoicing Service Providers, ESP), niepewność co do wymogów technicznych oraz brak szczegółowych wytycznych dotyczących przygotowań i wniosków o niezbędne zezwolenia.

Wyzwaniem nie jest brak woli dostosowania się. Dla wielu firm e-fakturowanie to mniej ćwiczenie z zakresu zgodności, a bardziej projekt operacyjny i technologiczny. Wymaga od firm oceny systemów, koordynacji z dostawcami oprogramowania, wdrożenia ulepszeń, przeprowadzenia testów i uzyskania zatwierdzeń BIR. Biorąc pod uwagę wolumen transakcji obsługiwanych przez objętych podatników, działalności te zasadnie wymagają znacznej ilości czasu i nie można ich skompresować do last-minute w ostatnich trzech miesiącach roku bez zwiększenia ryzyka wdrożeniowego i zgodności.

Choć sam termin zgodności nie jest nowy, szczegółowe wytyczne dotyczące e-fakturowania wydano dopiero 22 września. Dla sprawiedliwości, BIR sygnalizował obowiązek e-fakturowania już w lutym 2025 r., kiedy pierwotny termin ustalono na marzec 2026 r. Termin ten został później przesunięty na 31 grudnia na mocy Revenue Regulations (RR) No. 26-2025. Jednak w związku z brakiem bardziej kompleksowych wytycznych dotyczących wymogów operacyjnych i technicznych wielu podatników odroczyło istotne prace wdrożeniowe.

Mając zaledwie kilka miesięcy do terminu zgodności, objęci podatnicy stają przed zadaniem zaplanowania i zabezpieczenia zasobów potrzebnych do dostosowania systemów i procesów. Pytanie brz, czy pozostały okres wdrożenia jest wystarczający, by dokonać niezbędnych adjustacji i osiągnąć realną zgodność.

Brak akredytowanych ESP

Kolejnym wyzwaniem jest obecny brak akredytowanych ESP. Wielu podatników, zwłaszcza tych bez własnego zkomputeryzowanego systemu księgowego (CAS), może musieć polegać na zewnętrznych dostawcach usług, aby spełnić wymogi e-fakturowania. Bez listy akredytowanych ESP podatnicy mogą mieć trudności z oceną dostępnych rozwiązań i rozpoczęciem prac nad rozwojem lub integracją systemów.

Brak akredytowanych dostawców zawęża okno zgodności dla podatników zamierzających polegać na podmiotach zewnętrznych. Tacy podatnicy mogą mieć trudności z terminowym wyborem i wdrożeniem dostawcy, a następnie z zaplanowaniem i realizacją niezbędnych zmian w pozostałym trzymiesięcznym okresie.

Zgodność z wymaganym formatem danych

Zgodnie z RMC istniejący system e-fakturowania BIR przewiduje użycie formatu JavaScript Object Notation (JSON) do przesyłania danych sprzedażowych. Podatnicy korzystający z innych formatów plików mogą kontynuować ich używanie, pod warunkiem że wymagane dane sprzedażowe można przekonwertować i przesłać w formacie określonym przez BIR.

Choć ta elastyczność może wydawać się korzystna, ponieważ podatnicy nie muszą przyjmować JSON jako standardowego formatu plików, muszą mimo to ustalić, czy ich istniejące systemy obsługują wymaganą konwersję danych, a jeśli nie — zidentyfikować, jakie modyfikacje lub ulepszenia mogą być potrzebne.

Choć przyjęcie określonego formatu od początku może być praktyczne, aby zminimalizować przyszłe modyfikacje, podatnicy w obliczu zbliżającego się terminu zgodności muszą rozważyć, czy pozostały okres wdrożenia wystarczy, by podjąć te decyzje i skutecznie je wykonać.

Wymogi dotyczące zezwoleń i certyfikacji

Ulepszenia istniejącego CAS umożliwiające elektroniczne wystawianie i przesyłanie faktur oraz elektroniczne raportowanie danych sprzedażowych mogą stanowić istotną modyfikację systemu. Może to wymagać od podatników złożenia wniosku o nowy Acknowledgment Certificate (AC), a proces ten może zająć sporo czasu od złożenia do wydania.

Dodatkowo RMC wymaga, aby podatnicy uzyskali Permit to Issue (PTI) faktur elektronicznych, stanowiący dowód ich uprawnienia do wystawiania faktur zgodnych z określonymi wymogami e-fakturowania. PTI nie zastępuje istniejącego AC dla użytkowania CAS.

Zgodnie z RMC wniosek o PTI musi zostać rozpatrzony w ciągu 20 dni roboczych od otrzymania przez BIR kompletnej dokumentacji. Biorąc pod uwagę ten czas przetwarzania, zaleca się złożenie wniosków jak najwcześniej, aby zapewnić terminową zgodność, choć może to być niewykonalne, dopóki szczegółowe wytyczne dotyczące wniosków o PTI nie zostaną wydane.

Podatnicy muszą również uzyskać certyfikację e-fakturowania i raportowania sprzedaży (EIS) w ciągu sześciu miesięcy od wydania PTI. Choć ta certyfikacja nie jest obowiązkowa do grudnia, podatnicy powinni proaktywnie się do niej przygotować, ponieważ jej brak skutkuje odwołaniem istniejącego PTI.

Końcowe refleksje na temat gotowości do zgodności

Te obawy podkreślają rozdźwięk między obowiązkami związanymi z e-fakturowaniem a rzeczywistością, z którą mierzą się podatnicy. Przy powszechnie popieranej cyfryzacji pytanie nie brzmi już, czy podatnicy powinni się dostosować; obowiązek jest jasny. Bardziej palące pytanie brzmi, czy wymogi, wytyczne techniczne i akredytowani dostawcy usług dojrzewają w tempie zgodnym z samym mandatem zgodności. Dla wielu zgodność stała się wyścigiem z czasem, w którym wymogi regulacyjne wyprzedzają gotowość operacyjną i możliwości technologiczne.

W obliczu tych wyzwań może być wskazane, aby BIR ponownie przeanalizował zarówno harmonogram wdrożenia, jak i obecne wytyczne. Zamiast odkładać kluczowe wymogi proceduralne, techniczne i dotyczące zgodności do przyszłych wydawnictw, wcześniejsze opublikowanie skonsolidowanych wytycznych dałoby podatnikom większą przejrzystość. Takie kroki nie tylko zmniejszyłyby obciążenie związane ze zgodnością, ale również sprzyjałyby skuteczniejszemu wdrożeniu. Ostatecznie prawdziwą miarą sukcesu nie będzie to, czy podatnicy dotrzymają terminu na papierze, ale to, czy będą w stanie zbudować systemy wspierające dokładną, niezawodną i zrównoważoną zgodność w przyszłości. Dla podatników śledzących rozwój sytuacji praktycznymi wskaźnikami postępu będą publikacja listy akredytowanych ESP, wydanie zaległych wytycznych dotyczących wniosków o PTI oraz skonsolidowane wytyczne proceduralne i techniczne od BIR — z czego każdy element pozostaje jak dotąd nieopublikowany.

Poglądy i opinie wyrażone w tym artykule należą wyłącznie do autora i niekoniecznie odzwierciedlają stanowisko Isla Lipana & Co. Treść ma charakter wyłącznie informacyjny i nie powinna być traktowana jako substytut szczegółowych porad.

Maria Alyssa Mae Panis jest kierowniczką w dziale Usług Podatkowych Isla Lipana & Co., filipińskiej firmy członkowskiej globalnej sieci PricewaterhouseCoopers. Można się z nią skontaktować pod adresem maria.alyssa.mae.a.panis@pwc.com.