Een ontslag, en een dilemma

Wanneer een slecht presterende medewerker ontslag neemt met de gebruikelijke opzegtermijn van 30 dagen, rijst een praktische vraag: moet de medewerker de opzegtermijn uitzitten, of moet de werkgever een onmiddellijk vertrek accepteren? De beslissing gaat verder dan de agenda: het gaat om loon, documentatie en het team dat de medewerker achterlaat.

Een lezer die schreef onder de naam Cloud Harbor stelde precies die vraag in een brief aan BusinessWorld-columnist Rey Elbo: “A poor performer has resigned with a 30-day advance notice. Is it a good idea to forego the advance notice and allow the person to leave immediately?” De norm van 30 dagen komt voort uit de Filipijnse arbeidswet, die van ontslagnemende medewerkers verlangt dat zij ten minste een maand schriftelijke opzegtermijn in acht nemen.

In zijn antwoord betoogt Elbo dat het in veel gevallen een positieve stap is om de opzegtermijn op te zeggen of te verkorten en een onmiddellijk vertrek te eisen — vooral wanneer de vertrekkende medewerker een slechte presteerder is. “You are in luck. You don’t have to perform the unpleasant job of disciplining the person,” schrijft hij.

De optie kent voorwaarden: de werkgever moet het eindloon van de medewerker uitbetalen en een zorgvuldige overdracht van taken voltooien. Een nog betere aanpak, volgens de column, is om de vertrekkende medewerker gedurende de opzegtermijn betaald verlof te geven, zelfs als de persoon niet voldoende verlofdagen heeft.

“Gardening leave” en het pleidooi voor een onmiddellijk vertrek

De regeling staat bekend als “gardening leave” — weg van de werkplek en onthouden van werk, terwijl de medewerker gedurende de 30 dagen op de loonlijst blijft. De afweging is bewust: de werkgever blijft betalen, maar haalt de risico's van een gedesengageerde aanwezigheid van de werkvloer. Een gedesengageerde medewerker die gedurende die periode blijft, waarschuwt Elbo, kan meer problemen opleveren dan het oplost. Hij noemt vier redenen:

1. De opzegtermijn bestaat ter bescherming van de werkgever. De wet vereist de opzegtermijn om een goede overgang te waarborgen: het aanstellen van een vervanger, het opleiden van die persoon en het mogelijk maken van de overdracht van documenten, apparatuur en andere hulpmiddelen die eerder aan de vertrekkende medewerker waren toevertrouwd. Omdat de verplichting bestaat om de werkgever te beschermen, kan deze worden opgezegd wanneer de omstandigheden dat rechtvaardigen.

2. De voortgezette aanwezigheid van de persoon heeft beperkte waarde. Een slechte presteerder in die late fase zal waarschijnlijk geen uitstekend werk leveren. Lage motivatie kan zelfs de kennisoverdracht en het overhandigen van openstaande taken compliceren; de output kan verder dalen, fouten kunnen toenemen en resterende taken kunnen opnieuw uitgevoerd moeten worden.

3. Een slechte presteerder kan anderen demotiveren. De vertrekkende medewerker kan het team of de afdeling demoraliseren door negativiteit te verspreiden, collega's af te leiden en in veel gevallen beveiligings- of datarisico's te vormen. Het moreel en de productiviteit zullen ongetwijfeld verbeteren zodra de probleemwerknemer weg is, merkt de columnist op.

4. Managementtijd wordt onnodig verbruikt. Iemand begeleiden die zich al heeft teruggetrokken, kost energie die beter besteed kan worden aan het werven van een vervanger, het herverdelen van werktaken en het ondersteunen van overgebleven medewerkers. Als de inspanning niet wordt omgeleid, voegt Elbo toe, zou het management zich eerder moeten afvragen waarom het er niet in is geslaagd de slechte prestaties van de medewerker vroegtijdig te corrigeren.

Hoe een schoon vertrek uit te voeren

Gezien deze overwegingen luidt het advies om de ontslagnemende medewerker onmiddellijk te laten gaan — en de beslissing schriftelijk vast te leggen. De acceptatiebrief moet vermelden dat de werkgever afziet van zijn bescherming onder de opzegtermijnregel en duidelijke verwachtingen stellen, waaronder de datum en het tijdstip waarop het eindloon — de laatste vergoeding die aan het einde van het dienstverband verschuldigd is — en opgenomen voordelen worden uitbetaald, even het ondertekenen van een finale kwijting, het document dat de afwikkeling van financiële vorderingen bij het vertrek formeel vastlegt.

Een gestructureerde kennisoverdracht moet worden geëist, bij voorkeur binnen één dag voltooid. Dat omvat gedocumenteerde kernnotities; een lijst en status van openstaande taken; en de inlevering van de identificatiekaart, uniformen (ook als ze versleten zijn), de toegangspas, de computer, de mobiele telefoon en andere apparatuur. Kritisch werk moet vervolgens snel aan een andere medewerker worden toegewezen.

In elke stap, aldus Elbo, moet alles objectief en professioneel blijven, wat de kans op een arbeidsconflict verkleint.

Sla het exitgesprek over

De column waarschuwt ook tegen het afnemen van een exitgesprek met een ontslagnemende slechte presteerder, omdat het weinig of geen waarde biedt terwijl het beperkte operationele middelen kost — en omdat het al te laat is om de ondermaatse prestaties van een medewerker te begrijpen, om vier redenen:

• Lage objectiviteit en defensiviteit. Vertrekkende slechte presteerders geven zelden waardevolle feedback. Reacties neigen vaak naar aanhoudende klachten of het afschuiven van verantwoordelijkheid, waardoor de input onbetrouwbaar is voor organisatorische verbetering.
• Risico op een ongemakkelijke confrontatie. Hoe goed de bedoelingen van het management ook zijn, een exitgesprek kan oude kwesties aanwakkeren of leiden tot een emotionele herbeoordeling van eerdere prestatiebeoordelingen.
• Verspilde middelen. Managementtijd wordt beter besteed aan het verbeteren van retentiestrategieën voor huidige toppresteerders en het inwerken van veelbelovende nieuwe medewerkers of interne vervangers.
• Documentatie zou al voltooid moeten zijn. Betekenisvolle feedback veronderstelt dat slechte prestaties al goed gedocumenteerd en met de probleemwerknemer besproken zijn, zoals via de resultaten van een Performance Improvement Plan of vergelijkbare beoordelingen.

Conclusie

Wanneer een probleemwerknemer ontslag neemt, is Elbo's advies om de opzegtermijnregel van 30 dagen op te zeggen en de persoon snel te laten vertrekken, met prioriteit voor een schoon, legaal vertrek dat het moreel en het respect van het team bewaart. Er is volgens hem geen overtuigende reden om een ontslagnemende medewerker te dwingen openstaand werk af te ronden — een aanpak die zelden goede resultaten oplevert en vaak collega's demotiveert die goed werk leveren.

De prioriteit ligt in plaats daarvan bij een schone, gecontroleerde vertrekprocedure, geleid door de toepasselijke sociale en arbeidswetgeving, wat professionele hoffelijkheid en wederzijds respect waarborgt voor zowel de voormalige medewerker als het management. De casus onderstreept ook het langetermijnwerk waarnaar de column verwijst: prestaties documenteren via beoordelingen en verbeterplannen zolang de medewerker nog op de loonlijst staat, want dat dossier is wat een snel, conflicv vertrek mogelijk maakt zodra het ontslagbriefje binnenkomt.

Rey Elbo biedt gratis consultaties aan. Lezers kunnen e-mailen naar elbonomics@gmail.com, hem een direct bericht sturen via Facebook, LinkedIn of X, of hem bereiken via Anonimiteit is gegarandeerd, indien gevraagd.