Elektronisch factureren is niet nieuw voor de Filipijnen. Hoewel het recentelijk een prominent onderwerp is geworden in belastingdiscussies, maakt het sinds de Tax Reform for Acceleration and Inclusion (TRAIN) Act van 2017, die op 1 januari 2018 in werking trad, deel uit van de belastingwetgeving van het land. De uitdaging nu, aldus een belastingexpert van PwC Filipijnen, is om dat wettelijk kader om te zetten in een systeem dat in de praktijk werkt. Nu de nalevingsdeadline eind jaar nadert, krijgt die vraag nieuwe urgentie voor bedrijven die nog aan het begin van de overgang staan.

In een opiniecolumn voor BusinessWorld betoogde Mac Kerwin Visda, directeur bij de afdeling Tax Services van Isla Lipana & Co., de Filipijnse lidfirma van het wereldwijde PricewaterhouseCoopers-netwerk, dat de Filipijnen relatief vroeg onderkende waar het belastingbeheer naartoe ging. Toen de TRAIN werd aangenomen, hadden minder dan 20 jurisdicties een vorm van verplichte of gefaseerde elektronische facturatie ingevoerd. Bijna tien jaar later hebben meer dan 50 landen dit in hun belastingsystemen verankerd. De ironie, merkte Visda op, is dat de Filipijnen weliswaar tot de eersten behoorden die het concept in wetgeving vastlegden, maar dat het land nu inhaalt op jurisdicties die het beleid met succes in de praktijk hebben vertaald.

De TRAIN vereiste dat exporteurs, e-commercebedrijven en grote belastingplichtigen elektronische facturen uitbrachten en uiteindelijk transactiegegevens elektronisch zouden rapporteren aan het Bureau of Internal Revenue (BIR) zodra de noodzakelijke systemen beschikbaar zouden komen. De wet voorzag implementatie binnen vijf jaar, wat effectief op 2023 wees. Toch beginnen de meeste bedrijven — behalve de belastingplichtigen in het pilotprogramma van de BIR — pas met de overgang naar gestructureerde, machineleesbare facturen nu 2026 ten einde loopt, terwijl elektronische verkooprapportage aan de BIR nog een toekomstige stap blijft.

Die vertraging mag volgens Visda het belang van de inspanningen van de overheid niet overschaduwen. Het digitale transformatieagenda van de BIR verdient steun en kan, mits goed geïmplementeerd, de relatie tussen belastingplichtigen en belastingautoriteiten hervormen.

Lessen uit Zuid-Korea

Zuid-Korea biedt een blik op hoe die toekomst eruit zou kunnen zien. Na de invoering van verplichte elektronische belastingfacturen in 2011 dekte het systeem naar verluidt binnen het eerste jaar 99,8% van de transacties naar waarde. Belangrijker nog: discrepanties tussen aangiften van verkopen en aankopen die voorheen tot 18 maanden duurden om op te sporen, werden binnen ongeveer drie maanden geïdentificeerd. De werkelijke waarde was dus niet de factuur zelf, maar de zichtbaarheid die de data erachter creëerden.

Hetzelfde principe geldt voor de Filipijnen. Voor de overheid maken betere transactiegegevens een vroegere opsporing van afwijkingen, gerichtere audits en een efficiënter gebruik van handhavingsmiddelen mogelijk. In plaats van transacties jaren later te reconstrueren aan de hand van dozen vol documenten en spreadsheets, krijgen belastingautoriteiten toegang tot informatie dichter bij het moment waarop de economische activiteit plaatsvond.

Ook bedrijven hebben baat bij een goed functionerende omgeving voor elektronische facturatie. Iedereen die een belastingaudit heeft meegemaakt, begrijpt hoeveel tijd en moeite het kost om gegevens op te zoeken, cijfers af te stemmen, verschillen te verklaren en te reageren op verzoeken om ondersteunende documenten. Veel van die inspanning komt voort uit informatie die versnipperd is over boekhoudsystemen, belastingaangiften, douaneregistraties en bronnen van derden. Een goed functionerende omgeving voor elektronische facturatie kan die wrijving aanzienlijk verminderen door relevante informatie gemakkelijker op te vragen en af te stemmen.

Een operationeel gat, geen wetgevend

Technologie alleen garandeert echter geen betere resultaten. Het huidige debat mag niet langer draaien om de vraag of elektronisch factureren een goed idee is — dat is een gegeven, schreef Visda. De belangrijkere vraag is of het kader eromheen compleet genoeg is om belastingplichtigen met vertrouwen te laten naleven. Het gat is niet langer wetgevend; het is operationeel.

De BIR heeft al belangrijke richtlijnen uitgevaardigd via Revenue Memorandum Circular (RMC) nr. 98-2026 en onlangs de verbeterde EIS Portal gelanceerd. Belastingplichtigen weten dat facturen niet zomaar gewijzigd of verwijderd kunnen worden. Ze weten dat correcties ondersteunende documenten vereisen en dat er procedures bestaan voor situaties waarin systemen onbeschikbaar zijn. Wat minder duidelijk blijft, is hoe praktische bedrijfsscenario's worden behandeld zodra het systeem volledig operationeel is.

Verschillende praktische vragen blijven open. Wat gebeurt er wanneer een klant een factuur afwijst? Hoe moeten belastingplichtigen de verplichting behandelen om een kopie van de gestempelde factuur uit te reiken wanneer een dienstverlener output-btw heeft geclaimd op oningevorderde vorderingen? RMC nr. 98-2026 bepaalt uitdrukkelijk dat de regels voor verkoopcorrecties in toekomstige richtlijnen zullen worden behandeld.

Dit zijn geen obscure kwesties. Ze zitten in het hart van veel bedrijfstransacties en bepalen vaak of systemen vanaf het begin goed kunnen worden ontworpen. Zonder voldoende richtlijnen kan het voor bedrijven moeilijk zijn om systemen te ontwerpen die compliant blijven naarmate het kader volledig operationeel wordt.

Landen met meer volwassen regelingen hebben deze vragen in groot detail behandeld. Het MyInvois-kader van Maleisië schrijft bijvoorbeeld voor hoe leveranciers en klanten facturen kunnen afwijzen, annuleren en corrigeren, volledig met tijdlijnen en documentaire vereisten. Het Indiase systeem stelt eveneens strikte procedures vast voor annuleringen en vervangingen. Deze regels geven bedrijven meer zekerheid door de volledige levenscyclus van een transactie te dekken, en niet alleen het moment van uitgifte.

De Filipijnen zullen uiteindelijk hetzelfde specificatieniveau nodig hebben. Zonder dit kunnen bedrijven inconsistente oplossingen ontwikkelen, onnodige implementatiekosten maken en vermijdbare geschillen krijgen tijdens audits.

Timing en expertise

Timing is net zo belangrijk als duidelijkheid. Voor veel organisaties is deze overgang geen eenvoudige software-upgrade. Vaak zijn wijzigingen nodig in enterprise resource planning-systemen, boekhoudprocessen, interne controles, onboardingprocedures voor klanten en afspraken met leveranciers. Deze wijzigingen raken de afdelingen operations, technologie, financiën, belastingen en inkoop tegelijkertijd, en een vertraging of ontwerpprobleem op één gebied kan de hele implementatie beïnvloeden. Bedrijven hebben voldoende tijd nodig om hun systemen te bouwen, testen en stabiliseren voordat nalevingsverplichtingen afdwingbaar worden.

Even belangrijk is toegang tot ervaren oplossingsaanbieders. Veel van de praktische vragen waarmee Filipijnse belastingplichtigen vandaag worden geconfronteerd, zijn elders al tegengekomen. Lessen uit Zuid-Korea, India en Maleisië, evenals jurisdicties zoals Italië, Mexico en Brazilië, zouden niet opnieuw op lokale kosten hoeven te worden ontdekt. Het benutten van wereldwijde ervaring kan implementatietijdlijnen verkorten en kostbare fouten voorkomen.

De BIR heeft de aanmeldperiode geopend voor de accreditatie van aanbieders van e-facturatieoplossingen (ESPs), die een streng proces zullen ondergaan. Belastingplichtigen hopen op talrijke geaccrediteerde ESPs zodat ze de beste keuze kunnen maken voor de behoeften van hun organisatie.

Dringender nog: belastingplichtigen hebben aanzienlijke zorgen geuit over de nalevingsdeadline die op het einde van het jaar is gesteld. De beperkte aanmeldperiode voor ESP-accreditatie sluit op 30 oktober, waarna het accreditatieproces en de publicatie van de officiële lijst van geaccrediteerde ESPs nog volgen. In de praktijk kunnen belastingplichtigen pas met vertrouwen beginnen met formele inkoop en onboarding zodra geaccrediteerde aanbieders officieel zijn aangewezen, waardoor er weinig tijd overblijft om leverancierselectie, contractering, systeemintegratie, tests en andere implementatievereisten af te ronden vóór het einde van het jaar. De publicatie van de officiële ESP-lijst en de beloofde richtlijnen over verkoopcorrecties zijn daarom de twee nabije ontwikkelingen om in de gaten te houden, aangezien beide op het kritieke pad naar de deadline eind jaar liggen.

Drie voorwaarden voor succes

Uiteindelijk rust een geslaagde implementatie op drie dingen: duidelijke regels, realistische tijdlijnen en toegang tot de juiste expertise. Dat zijn geen toegevingen aan belastingplichtigen, betoogde Visda, maar voorwaarden die nodig zijn om het systeem te laten functioneren zoals bedoeld. Wanneer bedrijven de regels begrijpen en voldoende tijd en steun hebben om ze correct te implementeren, is de kans groter dat de overheid accurate, betrouwbare en bruikbare informatie ontvangt.

De Filipijnen beslissen niet langer of zij deze hervorming nastreven — die beslissing is jaren geleden genomen. De uitdaging is nu de uitvoering. Succes zal niet worden afgemeten aan het aantal gegenereerde of verzonden elektronische facturen, maar aan de vraag of het systeem naleving makkelijker, audits efficiënter en belastingheffing geloofwaardiger maakt. De factuur zelf is slechts het voertuig; wat er echt toe doet, is het vertrouwen, de transparantie en de verantwoording die eruit voortvloeien.

Uiteindelijk was het doel nooit digitalisering om de digitalisering. Het ging er altijd om een belastingsysteem te bouwen dat beter werkt en het vertrouwen verdient van iedereen die ervan afhankelijk is.

De in het artikel geuite standpunten en meningen zijn uitsluitend die van de auteur en vertegenwoordigen niet noodzakelijk die van Isla Lipana & Co. De inhoud is uitsluitend bedoeld voor algemene informatiedoeleinden en mag niet worden gebruikt als vervanging voor specifiek advies.

Mac Kerwin Visda is directeur bij de afdeling Tax Services van Isla Lipana & Co., een Filipijnse lidfirma van het wereldwijde PricewaterhouseCoopers-netwerk. Hij is bereikbaar via mac.kerwin.visda@pwc.com.