Het Department of Budget and Management (DBM) van de Filipijnen gaat op 3 november een gecentraliseerd online systeem implementeren waarmee overheidsinstanties verzoeken met betrekking tot budgetuitvoering kunnen indienen en volgen, als onderdeel van inspanningen om overheidstransacties te stroomlijnen en papierwerk te verminderen. Budgetuitvoering is de fase in de overheidsbestedingscyclus waarin instanties goedgekeurde middelen besteden, waardoor deze wijziging een kernbeheertaak van papieren kanalen naar één digitaal platform verplaatst.

Op grond van Circular Letter No. 2026-12 kunnen bevoegde medewerkers van instanties met de Submission and Budget Management Information Tool verzoeken elektronisch indienen, ondersteunende documenten uploaden en de verwerking ervan volgen via één uniform online platform, aldus de DBM.

Het departement zei dat het systeem "de snelheid en efficiëntie van overheidstransacties zou verbeteren door de ontvangst, beoordeling, routering en monitoring van verzoeken van instanties te stroomlijnen en onnodige handmatige en fysieke verzending van documenten te verminderen."

Van het platform wordt ook verwacht dat het de transparantie en traceerbaarheid versterkt doordat instanties de status van hun ingediende verzoeken kunnen volgen.

Op grond van de circulaire gelden succesvol verzonden elektronische verzoeken als officiële indieningen bij de DBM. Gedekte instanties hoeven geen fysieke kopieën meer in te dienen, tenzij dat wettelijk wordt vereist, voortvloeit uit bestaande DBM-regels of op aanwijzing van het departement. In de praktijk wordt elektronische indiening daarmee de standaardroute voor gedekte verzoeken, terwijl papieren indiening is voorbehouden aan gevallen waarin specifieke regels dat nog vereisen.

De circulaire geldt voor nationale overheidsinstanties, staatsuniversiteiten en -hogescholen, overheidsbedrijven of -deelnemingen binnen het bereik van de DBM en andere overheidsinstanties die door het budgetdepartement zijn aangewezen en in de uitrol zijn opgenomen.

Verzoeken met betrekking tot budgetuitvoering van lokale overheden zijn uitgesloten. Deze volgen de bestaande procedures via het Ugnayang Bayan Portal en het Document Management System van de DBM.

De DBM implementeert het systeem in vijf fasen vanaf 3 november, met daaropvolgende uitrol op 23 november, 7 december, 21 december en 11 januari 2027. Het gefaseerde schema strekt overgang uit over ongeveer tien weken, waarbij de grote departementen in de laatste groep meegaan in plaats van bij de start.

Tot de instanties in de eerste uitrol behoren de Bangko Sentral ng Pilipinas, de Government Service Insurance System en de Civil Aviation Authority of the Philippines. Grote departementen zoals het Department of Public Works and Highways, het Department of Health, het Department of Education en het Department of Agriculture zijn gepland voor de laatste uitrol op 11 januari.

De circulaire, gedateerd 7 oktober en op 12 oktober gepubliceerd op de website van de DBM, werd onmiddellijk van kracht bij uitgifte, waardoor de eerste groep gedekte instanties minder dan een maand had tussen publicatie en de start op 3 november.

Oorspronkelijk gemeld door Justine Irish D. Tabile voor BusinessWorld: Online budget processing system rollout begins in Nov.