De Kenya Revenue Authority (KRA) heeft de integratie voltooid van haar Electronic Tax Invoice Management System (eTIMS) met het Integrated Financial Management Information System (IFMIS) van de overheid, waardoor geldige eTIMS-facturen een voorwaarde zijn geworden voor leveranciers die betaling willen ontvangen van overheidsinstanties.

In een publieke kennisgeving die maandag in samenwerking met het National Treasury werd uitgegeven, stelde de KRA dat leveranciers geldige eTIMS-facturen moeten aanmaken voor alle leveringen voordat zij betalingsvorderingen indienen via IFMIS, waarbij de factuurgegevens exact overeen moeten komen in beide systemen. De autoriteit zei dat de integratie geautomatiseerde validatie van belastingfacturen mogelijk maakt en soepelere financiële processen binnen overheidsinstellingen mogelijk maakt, en beschreef het als een mijlpaal in de Digital Transformation Agenda van de overheid.

De stap verbindt twee kernsystemen van de overheidsadministratie op een manier die direct invloed heeft op de cashflow van iedereen die aan de staat levert: een leverancier wiens facturen niet in eTIMS kunnen worden gevalideerd, kan in de praktijk geen betalingsvordering via IFMIS afronden. Het breidt ook het bereik van eTIMS uit, dat Kenia introduceerde onder haar kader voor elektronische belastingfacturering waarbij btw-geregistreerde bedrijven facturen via het systeem moeten uitreiken, verder uit naar inkoopprocessen in plaats van alleen belastingaangifte.

Leveranciers zijn er ook op gewezen hun belastingnalevingsstatus regelmatig te controleren en hun administratie bij te houden. De KRA zei tijdens de overgang door te gaan met voorlichtingsprogramma's en technische ondersteuning, waarbij vragen naar het contactcentrum kunnen worden gericht.

Nieuwe eTIMS-regel geeft extra gewicht aan lopende rechtszaak

De integratie komt op een moment dat de praktijk van de KRA om eTIMS-toegang van bedrijven te deactiveren wegens onbetaalde boetes wordt aangevochten bij de rechter. De Consumers Federation of Kenya (COFEK) diende op 27 augustus een grondwettelijk petition in, waarbij de KRA en haar Commissioner-General als verweerders worden genoemd, met het argument dat de deactivaties bedrijven kunnen buitensluiten, zelfs wanneer alle hoofdbelasting is betaald of er niets verschuldigd is.

COFEK stelt dat eTIMS verplicht is voor het aanmaken van correcte belastingfacturen, wat een tegenstrijdigheid creëert wanneer de toegang wordt ingetrokken als handhavingsmaatregel. De organisatie verwees naar een geval waarin een belastingbetaler zonder openstaande hoofdbelasting, alleen met onbetaalde boetes, uit het systeem werd buitengesloten en naar het eigen belastingkantoor werd verwezen. Volgens COFEK blijven getroffen bedrijven niets anders over dan de activiteiten stil te leggen of te handelen zonder correcte facturen, waardoor zij nieuwe boetes riskeren voor dezelfde non-compliance die de deactivatie juist moet aanpakken.

Het petition roept ook zorgen op bij klanten van getroffen bedrijven, die mogelijk geen correcte facturen kunnen verkrijgen voor hun eigen belastingadministratie, ondanks dat zij geen enkele verantwoordelijkheid dragen voor de boetes van een leverancier. COFEK vraagt het High Court de deactivatiepraktijk onrechtmatig en grondwettelijk ongeldig te verklaren, beslissingen die eronder zijn genomen te vernietigen en de KRA te verplichten de toegang voor getroffen belastingbetalers te herstellen, met de kanttekening dat herstel eventuele rechtmatig verschuldigde boetes niet doet vervallen.

Nu eTIMS onder de nieuwe IFMIS-integratie ook een toegangspoort tot overheidsbetalingen is, lopen leveranciers die onder de omstreden praktijk zijn gedeactiveerd het risico de toegot tot overheidscontracten én tot privéhandel te verliezen, in afwachting van de uitkomst van de zaak. De uitspraak van het High Court over het COFEK-petition, en de manier waarop de KRA intussen omgaat met de nieuwe IFMIS-validatieregels, zullen bepalen of het systeem louter dienst doet als facturatie-instrument of ook als hefboom bij belastinghandhaving.