Al jaren legt het Bureau of Internal Revenue (BIR) de basis voor de overgang van de Filipijnen naar elektronische facturatie (e-facturatie), als onderdeel van de bredere inspanning van de overheid richting een efficiënter, transparanter en datagedreven belastingsysteem. In de praktijk betekent deze verschuiving dat facturatie wordt verplaatst naar systemen die facturen elektronisch uitgeven en verzenden en verkoopgegevens in een voorgeschreven digitaal formaat aan de dienst rapporteren. Wat ooit werd beschouwd als een toekomstige nalevingsverplichting, wordt nu operationele realiteit.

Met de uitgifte van Revenue Memorandum Circular (RMC) No. 98-2026 is de BIR voorbij de beleidsontwikkeling gegaan naar actieve implementatie. De circulair bevat de leidende richtlijnen en herhaalt dat betrokken belastingplichtigen uiterlijk 31 december moeten voldoen.

Wie moet voldoen

De RMC herhaalt de volgende categorieën betrokken belastingplichtigen voor e-factureringsnaleving:

• Belastingplichtigen die zich bezighouden met e-commerce- of internettransacties, geclassificeerd als kleine, middelgrote en grote belastingplichtigen (microbelastingplichtigen zijn uitgezonderd);
• Belastingplichtigen onder jurisdictie van de Large Taxpayers Service;
• Belastingplichtigen geclassificeerd als grote belastingplichtigen onder de Ease of Paying Taxes Act en Revenue Regulations (RR) No. 08-2024, dat wil zeggen degenen wier brutoverkoop voor een belastbaar jaar P1.000.000.000 of meer bedraagt;
• Belastingplichtigen die een Computerized Accounting System of Computerized Books of Account with Accounting Records (met e-facturatie) en andere factureringssoftware gebruiken; en
• Andere belastingplichtigen, zoals vereist door de Commissioner of Internal Revenue.

Voor betrokken belastingplichtigen is het bepalen of ze onder de verplichting vallen echter slechts het startpunt. De moeilijkere taak is ervoor te zorgen dat hun systemen en processen klaar zijn om aan de e-factureringsvereisten te vóór de voorgeschreven deadline.

Is de voorgeschreven termijn toereikend?

Hoewel de beleidsrichting duidelijk is, blijven er verschillende implementatiezorgen bestaan. Deze omvatten de beperkte tijd die beschikbaar is om systeemverbeteringen af te ronden, de afwezigheid van geaccrediteerde Electronic Invoicing Service Providers (ESPs), onduidelijkheid over de technische vereisten en het gebrek aan specifieke richtlijnen over hoe te handelen bij de voorbereiding en aanvraag van de benodigde vergunningen.

De uitdaging is geen gebrek aan bereidheid om te voldoen. Voor veel bedrijven is e-facturatie minder een nalevingsopdracht dan een operationeel en technologisch project. Het vereist dat bedrijven hun systemen beoordelen, afstemmen met softwareleveranciers, verbeteringen doorvoeren, tests uitvoeren en BIR-goedkeuringen verkrijgen. Gezien het volume aan transacties dat betrokken belastingplichtigen verwerken, is redelijkerwijs te verwachten dat deze activiteiten aanzienlijke tijd vergen en kunnen ze niet worden samengeperst in een laatst-minute-operatie in de laatste drie maanden van het jaar zonder de implementatie- en nalevingsrisico's te vergroten.

Hoewel de nalevingsdeadline zelf niet nieuw is, werden de specifieke e-factureringsrichtlijnen pas op 22 september uitgegeven. Ter rechtvaardiging: de BIR de e-factureringsverplichting al in februari 2025 gecommuniceerd, toen de oorspronkelijke deadline op maart 2026 was gesteld. Die deadline werd later onder Revenue Regulations (RR) No. 26-2025 verplaatst naar 31 december. Vanwege het gebrek aan meer omvattende richtlijnen over de operationele en technische vereisten hebben veel belastingplichtigen belangrijke implementatiewerkzaamheden echter uitgesteld.

Met nog slechts enkele maanden voor de nalevingsdeadline staan betrokken belastingplichtigen nu voor de taak om de middelen te plannen en veilig te stellen die nodig zijn om hun systemen en processen aan te passen. De vraag is of het resterende implementatievenster toereikend is om de nodige aanpassingen door te voeren en zinvolle naleving te bereiken.

Geen geaccrediteerde ESP's beschikbaar

Een verdere uitdaging is de huidige afwezigheid van geaccrediteerde ESP's. Veel belastingplichtigen, met name die zonder een eigen geautomatiseerd boekhoudsysteem (CAS), moeten mogelijk een beroep doen op externe dienstverleners om aan de e-factureringsvereisten te voldoen. Zonder een lijst van geaccrediteerde ESP's kunnen belastingplichtigen moeilijk beschikbare oplossingen beoordelen en beginnen met systeemontwikkeling of -integratie.

Het gebrek aan geaccrediteerde aanbieders beperkt het nalevingsvenster voor belastingplichtigen die van derden afhankelijk willen zijn. Dergelijke belastingplichtigen kunnen moeite hebben om op tijd een leverancier te selecteren en te onboarden, en vervolgens om de nodige aanpassingen binnen de resterende periode van drie maanden te plannen en uit te voeren.

Naleving van het vereiste gegevensformaat

Onder de RMC schrijft het bestaande elektronische factureringssysteem van de BIR het gebruik van JavaScript Object Notation (JSON) formaat voor de overdracht van verkoopgegevens voor. Belastingplichtigen die andere bestandsformaten gebruiken, mogen dit voortzetten, mits de vereiste verkoopgegevens kunnen worden omgezet naar en verzonden in het door de BIR voorgeschreven formaat.

Hoewel deze flexibiliteit gunstig lijkt, aangezien belastingplichtigen JSON niet als hun standaardbestandsformaat hoeven over te nemen, moeten ze nog steeds bepalen of hun bestaande systemen de vereiste gegevensconversie ondersteunen en, zo niet, vaststellen welke aanpassingen of verbeteringen nodig zijn.

Hoewel het verstandig kan zijn om vanaf het begin voorgeschreven formaat over te nemen om toekomstige wijzigingen te minimaliseren, moeten belastingplichtigen met de naderende deadline afwegen of de resterende implementatieperiode toereikend is om deze beslissingen te nemen en effectief uit te voeren.

Vereisten voor vergunningen en certificeringen

Verbeteringen aan een bestaand CAS die de elektronische uitgifte en verzending van facturen mogelijk maken, evenals de elektronische rapportage van verkoopgegevens, kunnen een belangrijke systeemverbetering vormen. Dit kan vereisen dat belastingplichtigen een nieuw Acknowledgment Certificate (AC) aanvragen, een proces dat van aanvraag tot uitgifte aanzienlijke tijd kan vergen.

Daarnaast vereist de RMC dat belastingplichtigen een Permit to Issue (PTI) voor elektronische facturen verkrijgen, als bewijs van hun bevoegdheid om facturen uit te geven die voldoen aan de voorgeschreven e-factureringsvereisten. De PTI vervangt niet het bestaande AC voor het gebruik van het CAS.

Onder de RMC moet een aanvraag voor een PTI binnen 20 werkdagen na ontvangst van de volledige documenten door de BIR worden beoordeeld. Gezien deze verwerkingstijd is het raadzaam om aanvragen zo vroeg mogelijk in te dienen om tijdige naleving te waarborgen, hoewel dit mogelijk niet haalbaar is zolang de specifieke richtlijnen voor PTI-aanvragen niet zijn uitgegeven.

Belastingplichtigen moeten ook binnen zes maanden na de uitgifte van de PTI een certificering voor elektronische facturatie en verkooprapportage (EIS) verkrijgen. Hoewel deze certificering niet verplicht is tegen 31 december, moeten belastingplichtigen zich proactief op deze vereiste voorbereiden, aangezien het niet verkrijgen ervan zal leiden tot intrekking van de bestaande PTI.

Slotbeschouwing over nalevingsgereedheid

Deze zorgen benadrukken de kloof tussen de e-factureringsnalevingsverplichtingen en de praktische realiteit waarmee belastingplichtigen worden geconfronteerd. Nu digitalisering breed wordt verwelkomd en ondersteund, is de vraag niet langer of belastingplichtigen moeten voldoen; de verplichting is duidelijk. De meer prangende vraag is of de vereisten, technische richtlijnen en geaccrediteerde dienstverleners zich in hetzelfde tempo ontwikkelen als de nalevingsverplichting zelf. Voor velen is naleving een wedloop tegen de klok geworden, waarbij regelgevende eisen de operationele gereedheid en technologische mogelijkheden voorbijstreven.\nGezien deze uitdagingen is het misschien tijd voor de BIR om zowel de implementatietijdlijn als de huidige richtlijnen te herzien. In plaats van belangrijke procedurele, technische en nalevingsvereisten uit te stellen naar toekomstige uitgiften, zou het vooraf publiceren van geconsolideerde richtlijnen belastingplichtigen meer duidelijkheid bieden. Dergelijke stappen zouden niet alleen de nalevingslast verlichten, maar ook een effectievere implementatie bevorderen. Uiteindelijk zal de echte maatstaf voor succes niet zijn of belastingplichtigen de deadline op papier halen, maar of ze in staat zijn systemen op te zetten die nauwkeurige, betrouwbare en duurzame naleving op de lange termijn ondersteunen. Voor belastingplichtigen die volgen hoe dit zich ontvouwt, zijn de praktische indicatoren van vooruitgang de publicatie van een lijst met geaccrediteerde ESP's, de uitgifte van de nog openstaande PTI-aanvraagrichtlijnen en geconsolideerde procedurele en technische richtlijnen van de BIR — die alle drie voorlopig nog openstaan.

De in dit artikel geuite mening of opvattingen zijn uitsluitend die van de auteur en vertegenwoordigen niet noodzakelijkerwijs die van Isla Lipana & Co. De inhoud is uitsluitend bedoeld voor algemene informatiedoeleinden en mag niet worden gebruikt als vervanging voor specifiek advies.

Maria Alyssa Mae Panis is manager bij de afdeling Tax Services van Isla Lipana & Co., de Filipijnse aangesloten firma van het wereldwijde PricewaterhouseCoopers-netwerk. Zij is bereikbaar via maria.alyssa.mae.a.panis@pwc.com.