多くのホワイトカラーの専門職にとって、会議は絶え間ない悩みの種となっています。会議は長引くことが多く、集中して行う作業を中断させ、しかも全員の参加が必要なことはまれです。こうした中、ビジネスリーダーたちは会議に参加するタイミングに境界線を設けることで、自分の時間を守るようになっています。Dropboxの共同CEO、アシュラフ・アルカルミは、どの会議に参加すべきかを判断するためのシンプルなルールを実践しています。

「その四半期で大きな前進を遂げられるものを選びます」とアルカルミはBusiness Insiderの最近のインタビューで語っています。「そうすることで、時間の優先順位をつけるためのフィルターになります」

参加する会議を選び抜くために、アルカルミは、時価総額73億ドルのクラウドストレージ企業で共同創業者のドリュー・ヒューストンと最高経営責任者の座を分かち合いながら、毎四半期に達成すべき5つの目標を設定しています。人材、事業、パフォーマンスといった重要な目標領域を活用して週間スケジュールを組み、どこに力を注ぐべきかを決めています。

全員の認識を一致させるため、Dropboxの共同CEOは自分の主要な優先事項を側近、参謀、管理チームと共有しています。やるべきことが山積みになるとき、これらの目標は「常に優先される」と彼は説明します。

例えば第1四半期には、アルカルミはデータを徹底的に分析し、顧客解約率を減らすための解決策に取り組みました。顧客解約率は、顧客が時間とともに契約を更新し続けることに依存するサブスクリプション型ソフトウェア企業にとって注視される重要な指標です。「意味のある前進」を遂げ、その数値を動かすことは、Dropboxの事業面における彼の主要な優先事項のひとつとなりました。物事を整然と進めるため、彼は日々のタスク管理アプリTrelloを使って四半期の目標を追跡しています。5つのリストを遵守することで、多忙なスケジュールの中でどの話し合いに時間を割く価値があるかも絞り込まれます。

「これらに関係のない会議に招待されることがありますが、そういう会議には参加しません」とアルカルミは続けます。

アルカルミの意図的な時間の使い方は、優先事項が自分の直接関与を必要とする場面と、一歩引いてチームに任せられる場面を明確にする効果もあります。

「Dropboxのミッションは、より啓発された働き方を設計することであり、私にとってその一部は、どこに時間を使うかについて意図的であることです」とアルカルミはFortuneへの声明の中で述べています。「明確な優先事項は、私が最大の影響力を発揮できる場所に集中するのに役立ちます。同じくらい重要なことに、優先事項は、いつ自分がその場にいる必要があるのか、そしていつチームに任せて物事を前進させられるのかを知る助けにもなります」

CEOたちそれぞれの会議ルール：電話会議のない午後、1対1の面談削減、遅い始業時間

アルカルミと同様に、他のCEOたちも不必要な会議から自分のカレンダーを守り、中断されない集中時間を守る価値のあるリソースとして扱っています。この懸念は企業の政策にさえ影響を与えています。Microsoftの年次調査「Work Trend Index」では、会議が集中作業を妨げる主要な要因であることが繰り返し指摘されており、Shopifyは2023年に3人以上が参加する定例会議を廃止し、会議なしの水曜日を導入しました。

サウスウエスト航空のCEOボブ・ジョーダンは、会議が本来遂行されるべき実際の作業を締め出している事実を指摘しています。そのため彼は、毎週水曜日、木曜日、金曜日の午後はカレンダーを完全に空けておき、誰もその時間帯に電話会議を予約できないようにするという2026年の目標を設定しました。

ジョーダンは、このやり方が一部の経営幹部には「常軌を逸している」と思われるかもしれないと認めた上で、CEOは自分にしかできない仕事をするために雇われるのであり、休みなく連続する会議に捕らわれていてはそれはほとんど実現しないと論じました。

「最初のうちは、忙しさや会議への出席をリーダーシップと混同しやすいものです」とジョーダンは昨年、New York Times DealBook SummitのCEOパネルで語りました。「というのも、私たち全員が気づくように、『仕事をする』時間はなく、会議に行くこと自体を仕事と混同してしまうからです」

同様に、時価総額5.3兆ドルのテクノロジー巨大企業NVIDIAの共同創業者兼CEO、ジェンスン・フアンも、定例の進捗確認よりも効率を優先することで、仕事の習慣から無駄を省いています。この半導体企業のトップは、55人の直属の部下との頻繁な面談が自分の時間の最善の使い方だとは考えていません。会議が途切れなく続けば、仕事のスケジュールが詰まり、スピードが落ちるだけだからです。その代わりに、彼はより広範なチーム全体でのコラボレーションのためのスペースを空けており、フアンによれば、これは世界最大級の企業のひとつにおいて透明性を維持するのにも役立っています。

「彼らの誰とも1対1の面談はしません。ただし、彼らが私を必要としている場合には、すべてを投げ出して駆けつけます」とフアンは2024年のStanford Institute for Economic Policy Research summitで語りました。「彼らが、自分たちだけが知るべき内容を私から聞くことは決してありません。誰かにだけこっそり伝えて、会社の他のメンバーには伝えないような情報はひとつもありません」

AirbnbのCEOブライアン・チェスキーも、1日の流れについて独自のルールを確立しています。経営の進め方についてリーダーが謝る必要はないというのが彼の考えで、彼自身もそのアドバイスに臆面なく従っています。多くのリーダーが早起きして働く「ライズ・アンド・グラインド」の考え方で動く中、チェスキーの創造性が最も高まるのは夜遅くです。そのため、会議を受ける時間に境界線を設け、午前10時より前の電話会議は一切受けないようにしています。

「CEOであれば」とチェスキーは昨年The Wall Street Journalに語っています。「1日最初の会議をいつにするかは自分で決められるのです」

この4人のリーダーの手法に共通するのは、カレンダーを受動的に埋めていくものではなく、能動的に管理すべきものとして扱うことです。