Sixthfin, azienda di tecnologia per il controllo dei dati finanziari e la chiusura contabile con uffici a Londra e Parigi, ha lanciato T&E Controls (Travel & Expense Controls), una nuova soluzione per i dipartimenti Finanza, Audit e Controllo Interno. Annunciata il 6 ottobre 2026, la soluzione è progettata per completare i sistemi di gestione delle spese esistenti analizzando il 100% delle note spese nel tempo e riconciliandole con il registro di contabilità generale. L'obiettivo dichiarato è rilevare duplicati, anomalie ricorrenti, comportamenti ad alto rischio e fallimenti di approvazione che possono sfuggire ai controlli effettuati transazione per transazione. Ulteriori dettagli sono disponibili su

Perché conta il controllo post-approvazione

Gli strumenti di gestione delle spese hanno in gran parte automatizzato la verifica di una spesa al momento dell'inserimento, così come il processo di approvazione da parte del responsabile diretto. Alcune debolezze, tuttavia, emergono soltanto alla scala dell'intero sistema. Anomalie di presentazione o contabilizzazione, approvazioni concesse senza una reale verifica, deleghe ricorrenti e avvisi ignorati possono passare inosservati quando le spese vengono esaminate una transazione alla volta.

La rendicontazione delle spese comporta inoltre un volume elevato di richieste, spesso centinaia al mese e generalmente per importi individuali di piccola entità. Di conseguenza, i controlli manuali si limitano tipicamente a verifiche a campione su piccoli campioni, senza alcuna garanzia di coprire le situazioni ad alto rischio. Con più entità, valute e approvatori, queste debolezze sono difficili da identificare tramite campionamento manuale.

La premessa di Sixthfin è che una nota spese approvata non è necessariamente una nota controllata: l'approvazione conferma che la richiesta è stata firmata, mentre il controllo post-approvazione verifica se il quadro di approvazione, la spesa sottostante e il relativo trattamento contabile reggano su tutte le richieste.

Tre insiemi di indicatori

T&E Controls analizza attraverso mesi, dipendenti ed entità anziché esaminare ogni richiesta isolatamente. La soluzione segnala potenziali note spese duplicate tra dipendenti diversi, richieste ripetute dello stesso tipo e importo, concentrazioni insolite di spesa in determinate categorie, presentazioni cronologicamente in ritardo e dipendenti con un tasso di anomalie ben superiore alla media.

Un secondo insieme di indicatori valuta la qualità delle approvazioni. La piattaforma verifica richieste approvate da qualcuno diverso dall'approvatore previsto, deleghe di approvazione ricorrenti, avvisi generati mai gestiti, tempi di approvazione insoliti e dipendenti o approvatori che rappresentano una quota sproporzionata delle eccezioni. Secondo l'azienda, questi indicatori fattuali consentono ai team di finanza e controllo di prioritizzare le azioni correttive e di dimostrare che il quadro di controllo funz.

La terza area copre il percorso dalla presentazione della nota spese fino alla contabilizzazione. T&E Controls incrocia automaticamente i dati delle spese con i registri contabili per identificare note spese assenti dalla contabilità, scritture contabili senza nota spese corrispondente, discrepanze tra importi approvati e contabilizzati, ritardi anomali nella contabilizzazione e anomalie di elaborazione e riconciliazione. Questa riconciliazione richiede che le note spese vengano contabilizzate individualmente anziché in forma aggregata, rendendo la contabilizzazione a livello di singola richiesta un presupposto pratico per le organizzazioni che valutano questo livello di analisi.

L'analisi incrociata in pratica

Sixthfin riferisce che, durante un'analisi delle note spese, T&E Controls ha identificato diverse note spese rimborsate a dipendenti diversi coinvolgenti lo stesso fornitore, lo stesso importo e la stessa location, tutte nello stesso giorno. Prese singolarmente, ogni spesa appariva conforme ed era stata approvata. È stata l'analisi incrociata a rivelare uno schema di potenziali duplicati che non era emerso durante il controllo transazionale.

Un livello indipendente, non un sostituto

T&E Controls non sostituisce la soluzione di gestione delle spese di un'organizzazione. La piattaforma utilizza i dati già presenti nei sistemi esistenti per aggiungere un livello indipendente di analisi su tutto il processo, dalla spesa alla contabilizzazione. È compatibile con tutti i principali strumenti di gestione delle spese, copre analisi multi-Paese, multi-valuta e multi-entità e offre un'unica piattaforma per centralizzare analisi, indagini e piani d'azione.

Il controllo non è più vincolato al campionamento: l'IA aiuta a far emergere schemi ricorrenti e le eccezioni che richiedono indagine, mentre l'indagine e l'eventuale azione correttiva restano ai team di finanza e controllo.

"Uno strumento di gestione spese ti dice se una richiesta è conforme alle policy. Non ti dice se i tuoi controlli funzionano", ha dichiarato François Vallana, CEO di Sixthfin. "T&E Controls è stato sviluppato per rispondere a questa seconda domanda, utilizzando tutti i dati anziché un campione, nel tempo e su ogni entità."

Un controllo efficace delle spese dipende meno dalla verifica della conformità delle singole richieste alle policy che dalla misurazione, su tutti i dati, dell'efficacia nel tempo dei controlli attorno a quelle richieste. Con T&E Controls, Sixthfin punta a sostenere il passaggio da un approccio di controllo focalizzato sulle transazioni a una revisione dell'intera popolazione di spese, approvazioni e relativi trattamenti contabili, nel tempo.

T&E Controls è ora disponibile accanto alla soluzione Closing di Sixthfin, estendendo la linea di prodotti orientata al controllo dell'azienda dalla chiusura contabile alle spese di viaggio. Per saperne di più, visitare

Questo articolo è stato pubblicato per la prima volta su Globalfintechseries.