PaymentWorks ha annunciato il rilascio dello Studio 2026 su Onboarding dei Fornitori e Gestione dei Dati Master, una ricerca commissionata da PaymentWorks e condotta da The Hackett Group. Lo studio rileva che la crescente complessità dei fornitori sta sottoponendo a pressione i processi su cui le organizzazioni contano per mantenere informazioni accurate sui fornitori, gestire le modifiche e mitigare il rischio di pagamento.

I dati master dei fornitori memorizzati nei sistemi di enterprise resource planning (ERP) contengono le informazioni di identità dei fornitori che guidano i processi procure-to-pay, dagli ordini di acquisto fino ai pagamenti. Con la crescita delle popolazioni di fornitori e delle modifiche ai dati, la ricerca mostra che processi manuali, governance frammentata e automazione irregolare possono creare inefficienze, costi e rischi significativi a valle.

Supply chain ampie e diversificate

Gli intervistati hanno segnalato supply chain both ampie e sempre più complesse. Il 58% delle organizzazioni gestisce più di 5.000 fornitori attivi a livello globale, segno della crescente diversità e complessità delle supply chain aziendali. Un altro 49% elabora più di 5.000 modifiche ai dati dei fornitori ogni anno, rivelando l'onere che grava sulle organizzazioni per mantenere i dati puliti e accurati. Poiché ciascuno di questi record alimenta gli ordini di acquisto e i pagamenti che attraversano i processi procure-to-pay, un volume di questa scala amplifica l'impatto anche di piccoli errori nei dati.

Lacune di automazione e governance

Secondo lo studio, molte organizzazioni mancano dei modelli di automazione e governance necessari per gestire questa funzione. Il 66% riporta processi di onboarding prevalentemente manuali o solo parzialmente automatizzati, mentre il 53% opera con modelli di governance parzialmente centralizzati o decentralizzati, indicando una mancanza di supervisione e controlli. La verifica manuale rimane il modello dominante per la gestione delle modifiche inviate dai fornitori, lasciando al personale il compito di distinguere le richieste di modifica legittime da quelle fraudolente — proprio il rischio che la maggior parte degli intervistati dichiara di temere.

Costi operativi significativi

Il mantenimento delle informazioni master dei fornitori comporta costi operativi sostanziali. Il 55% degli intervistati non monitora — o non è sicuro di — i costi di onboarding e mantenimento dei fornitori, il che significa che la vera impronta finanziaria della funzione non viene misurata in molte organizzazioni. Tra le organizzazioni che monitorano e riportano questi costi, il costo annuo medio per eseguire l'onboarding e mantenere un fornitore è di 182 dollari. Tale cifra per fornitore suggerisce che l'organizzazione media spende più di 1 milione di dollari all'anno in costi di personale full-time equivalent (FTE) per gestire il proprio file master dei fornitori.

Costi e rischi a valle

Informazioni master dei fornitori inaccurate o incomplete creano costi e rischi sostanziali a valle. Il 94% degli intervistati è preoccupato per frodi nei pagamenti ai fornitori e impersonificazioni di fornitori, e il 37% sperimenta problemi di dati dei fornitori frequentemente o molto frequentemente. Le conseguenze comuni includono pagamenti falliti o ritardati, lavori manuali di correzione, richieste dei fornitori, record duplicati o in conflitto, e problemi di audit e conformità.

Crescente riconoscimento del valore strategico

Le organizzazioni riconoscono sempre più il valore strategico di dati master dei fornitori affidabili. L'89% valuta i dati dei fornitori puliti e ben governati come una capacità di valore alto o molto alto, l'88% ritiene che una migliore accuratezza e consolidamento dei dati dei fornitori supporterebbe la consolidazione e razionalizzazione dei fornitori, e l'85% cita benefici in termini di efficienza dei processi e riduzione della complessità operativa. Questo riconoscimento contrasta con il quadro operativo documentato altrove nello studio, dove l'onboarding rimane in gran parte manuale e la governance frammentata — lo stesso divario tra complessità dell'ecosistema e maturità operativa evidenziato dai ricercatori di The Hackett Group.

Identità dei fornitori nell'era dell'AI e del commercio agentico

I risultati arrivano mentre aziende e istituzioni finanziarie fanno i conti con l'impersonificazione basata su AI e il commercio agentico, compreso come identità, autorizzazione e responsabilità vengano stabilite quando il software agisce per conto delle aziende. In quell'ambiente, l'identità dei fornitori e le informazioni bancarie diventano più che semplici record di back-office: fanno parte dell'infrastruttura di fiducia necessaria per determinare con chi una azienda sta transando, se le modifiche alle informazioni sono autentiche e cosa è autorizzato a fare umani o agenti.

"I dati master dei fornitori sono il fondamento di tutte le attività procure-to-pay a valle," ha detto Thayer Stewart, CEO di PaymentWorks. "Le organizzazioni li hanno ignorati o hanno deciso che fosse un problema troppo difficile da risolvere. Tuttavia, con l'esplosione delle truffe di impersonificazione dei fornitori e l'emergere del commercio agentico, è il 'fante nella stanza' che deve essere affrontato."

"Ciò che è emerso dalla ricerca è il divario crescente tra complessità dell'ecosistema dei fornitori e maturità operativa," ha detto Annie Cody-Nesser, Senior Manager, Procurement and Purchase-to-Pay Applied Intelligence di The Hackett Group. "Molte organizzazioni continuano a fare affidamento su processi manuali, governance frammentata e tecnologie disconnesse per gestire migliaia di record e modifiche dei fornitori ogni anno. Questa realtà sottolinea perché la gestione dei dati dei fornitori è sempre più vista non come una necessità amministrativa, ma come una capacità strategica che supporta la gestione del rischio e le performance aziendali."

Fonte: GlobalFinTechSeries