La frode nei pagamenti è diventata così comune che i team finance non possono più gestire il rischio con formazione periodica e buone abitudini nell’uso della posta elettronica. Nuovi dati del Yooz 2026 Payment Fraud Readiness Report, basato su un sondaggio condotto su 750 professionisti statunitensi di finance, accounting e accounts payable, mostrano che il 70% dei professionisti finance afferma che la propria organizzazione ha subito un tentativo di frode nei pagamenti negli ultimi due anni — oppure non ha potuto escluderlo. Questo dato, da solo, dovrebbe cambiare il modo in cui i responsabili finance valutano la propria esposizione e i processi su cui fanno affidamento per gestirla.

Anche il costo economico è in aumento. Tra le organizzazioni che hanno registrato un tentativo di frode noto, il 28% ha perso denaro. In questi episodi, il 39% ha comportato perdite pari o superiori a $50,000. Questi eventi si verificano in funzioni finance di tutte le dimensioni, e i processi manuali sono un elemento ricorrente in molti di essi, il che rende la struttura delle operazioni AP sempre più importante man mano che i flussi di pagamento diventano più complessi.

I processi manuali fanno perdere più denaro a causa delle frodi

Il risultato più rilevante del report Yooz riguarda la relazione tra la progettazione dei processi di accounts payable (AP) e gli esiti delle frodi. Le organizzazioni con processi AP prevalentemente manuali hanno registrato perdite nel 42% dei tentativi di frode noti, rispetto al 30% dei team fortemente automatizzati e al 22% delle organizzazioni che utilizzano una combinazione di processi automatizzati e manuali.

I dati mostrano che i flussi AP manuali creano le condizioni in cui la frode può prosperare. Colli di bottiglia nella revisione umana, fasi di verifica incoerenti, visibilità limitata in tempo reale sull’attività di pagamento e catene di approvazione basate sul giudizio individuale aumentano tutti la probabilità di un tentativo di frode andato a buon fine. In un processo manuale, una persona deve individuare fatture fraudolente che imitano da vicino i fornitori legittimi, e le differenze in questi documenti sono spesso impercettibili all’occhio umano. Al contrario, un sistema automatizzato controlla ogni transazione rispetto ai modelli storici, segnala le anomalie e inoltra le attività sospette per la revisione prima che un pagamento venga autorizzato.

La minaccia è diventata più sofisticata

I team finance che ritengono la formazione dei dipendenti la propria principale difesa contro le frodi stanno operando con un modello sempre più superato. Per anni le aziende hanno trattato la frode come un problema di persone, partendo dal presupposto che i dipendenti potessero essere formati per individuare email false e riconoscere qualcosa di sospetto. L’IA generativa ha reso questo approccio meno affidabile, perché fatture, email e persino richieste vocali fraudolente sono diventate molto più difficili da distinguere da quelle autentiche.

I metodi di frode più comunemente utilizzati contro i team AP sfruttano le vulnerabilità specifiche dei flussi di lavoro manuali. Una fattura falsa che somiglia molto al documento di un fornitore legittimo può superare una revisione visiva umana, e una richiesta di pagamento che sembra provenire da un dirigente fidato può creare un senso di urgenza tale da superare una verifica accurata.

I sistemi automatizzati non eliminano la necessità del giudizio umano. Invece di chiedere ai professionisti finance di controllare manualmente ogni transazione, gli strumenti automatizzati gestiscono lo screening di routine su larga scala ed esalano le eccezioni per la revisione umana — un uso più efficace sia della tecnologia sia delle competenze dei team finance.

Dove è più probabile che la frode abbia successo

Comprendere i modelli di frode più comuni nelle operazioni AP aiuta i responsabili finance a individuare dove si concentra il rischio nei propri processi.

La frode sulle fatture resta uno dei vettori d’attacco più diffusi. I truffatori presentano fatture per servizi non resi oppure versioni modificate di fatture legittime con dati bancari alterati. In un contesto manuale, individuarle richiede che qualcuno noti le discrepanze, di solito mentre valuta un elevato volume di documenti sotto pressione di tempo. I sistemi automatizzati possono confrontare i dati delle fatture con gli ordini d’acquisto, segnalare duplicati e identificare documenti che non corrispondono ai registri dei fornitori.

Il business email compromise (BEC) rivolto alle funzioni AP continua a crescere. Questi attacchi utilizzano account email falsificati o compromessi per richiedere modifiche ai pagamenti, aggiornamenti degli account dei fornitori o bonifici urgenti. Le richieste spesso impersonano dirigenti di alto livello o fornitori fidati. Senza un processo di verifica sistematico collegato direttamente al flusso di pagamento, l’onere dell’individuazione ricade interamente sulla persona che riceve la richiesta.

La manipolazione degli account dei fornitori sfrutta i processi di aggiornamento che molti team AP gestiscono via email. Un truffatore contatta il team AP fingendosi un fornitore e richiede una modifica dei dati bancari. Senza verifica automatizzata e un flusso formale di change management, queste richieste possono andare a buon fine.

Cosa possono fare i team finance

I dati di Yooz mostrano che spostare la prevenzione delle frodi da una funzione dipendente dalle persone a una funzione incorporata nei processi può contenere il rischio. Per realizzare questo cambiamento, i team devono strutturare i flussi di lavoro in modo che il giudizio umano venga applicato dove aggiunge più valore, mentre lo screening automatizzato gestisce il volume.

I team finance che non sono ancora andati oltre operazioni AP prevalentemente manuali possono compiere passi significativi senza una revisione tecnologica completa. Centralizzare l’acquisizione delle fatture tramite un unico canale controllato elimina la vulnerabilità derivante da invii sparsi via email. Stabilire un processo formale, basato sul sistema, per le modifiche ai dati bancari dei fornitori elimina il vettore d’attacco che rende possibile la manipolazione degli account. Richiedere una verifica in due passaggi per le modifiche ai pagamenti sopra soglie definite protegge dalle frodi per impersonificazione.

Esiste anche una notevole opportunità per le organizzazioni che hanno implementato una certa automazione ma non l’hanno estesa a flussi specifici per la frode. Il Yooz 2026 AI in Finance Report ha rilevato che solo il 19% dei team finance afferma di usare l’IA per audit, risk, compliance o rilevamento e prevenzione delle frodi, nonostante il rilevamento basato sull’IA sia diventato uno degli strumenti più efficaci disponibili per lo screening delle transazioni su larga scala. Integrare l’IA nei flussi di prevenzione delle frodi aggiunge ulteriore protezione attraverso il monitoraggio continuo — un livello di supervisione che la revisione manuale e gli audit periodici non possono replicare.

In definitiva, i dati mostrano che la prevenzione delle frodi deve essere strutturale, non situazionale. Formare i dipendenti a riconoscere attività sospette resta importante, ma i controlli sistematici che esaminano ogni transazione, verificano ogni modifica ai fornitori e segnalano ogni anomalia prima dell’autorizzazione del pagamento sono la base su cui questi sforzi formativi devono poggiare.

I team finance che desiderano un’analisi più approfondita dell’attuale panorama delle frodi e di ciò che i dati indicano sulla preparazione nelle diverse tipologie di organizzazioni possono consultare i risultati completi nel Yooz 2026 Payment Fraud Readiness Report.

Fonte: FinTechZoom