ClearLane (getclearlane.com), fornitore di servizi di back-office per il trasporto merci, ha annunciato oggi un servizio dedicato di tracciamento dei certificati di assicurazione (COI) e di monitoraggio dell’assicurazione dei vettori per società di intermediazione merci e 3PL. Il servizio è progettato per mantenere aggiornata la documentazione assicurativa sull’intera rete di vettori di un broker, monitorando date di scadenza, importi di copertura e modifiche di polizza.

“Nobody notices an expired COI until there’s a claim. Then it’s the broker’s problem. Continuous tracking is the only way to stay ahead of it.” — Alexander Kochas, Founder & Head of Operations, ClearLane

Un COI è accurato solo nel giorno in cui viene emesso. Le polizze possono essere cancellate a metà periodo per mancato pagamento, gli importi di copertura possono cambiare al rinnovo e i certificati possono scadere mentre il vettore sta ancora effettuando trasporti. Quando un broker assegna un carico a un vettore la cui copertura di auto liability o cargo è scaduta, il broker si trova esposto a un rischio di cui potrebbe non essere consapevole. In molti casi, la lacuna diventa visibile solo dopo la presentazione di una richiesta di risarcimento.

Il team di compliance di ClearLane raccoglie i COI all’onboarding dei vettori, monitora le date di scadenza sull’intera rete di vettori, richiede certificati aggiornati prima del rinnovo, verifica gli importi delle coperture di auto liability e cargo rispetto ai requisiti del broker e segnala i vettori la cui copertura è scaduta o scesa sotto la soglia prevista. Il servizio fa parte dell’offerta più ampia di back-office per il trasporto merci di ClearLane, che include anche il monitoraggio dell’autorità FMCSA e il tracciamento delle valutazioni di sicurezza.

Per una società di intermediazione che lavora con 200 o più vettori attivi, il solo tracciamento dei COI può essere un’attività continua: i certificati scadono in modo progressivo durante l’anno, i vettori cambiano assicuratore e gli agenti inviano documenti aggiornati che devono essere verificati e archiviati. Se gestito manualmente, il lavoro può essere rimandato durante i periodi di maggiore attività, proprio quando i carichi sono in movimento e l’esposizione è più elevata. ClearLane afferma che il suo team dedicato mantiene il processo di tracciamento continuo indipendentemente dal volume dei carichi. Per i team che preferiscono mantenere la verifica internamente, ClearLane offre anche un modello gratuito per il monitoraggio della compliance dei vettori.

L’esposizione finanziaria derivante da una singola polizza scaduta può superare di gran lunga i costi di anni di tracciamento dei COI. Una richiesta di risarcimento per merce su un carico da 50,000 $, in cui la copertura del vettore è scaduta due settimane prima dell’incidente, può lasciare al broker una responsabilità che riteneva coperta. Un vuoto di copertura di auto liability su una richiesta di risarcimento per incidente può arrivare a sei o sette cifre. ClearLane ha affermato che non si tratta di scenari ipotetici, ma del motivo per cui la compliance FMCSA e la verifica assicurativa esistono come requisiti. La differenza tra le società di intermediazione che individuano le scadenze e quelle che non lo fanno dipende dal fatto che il tracciamento sia continuo o avvenga solo all’onboarding, secondo l’azienda.

I servizi di ClearLane includono il recupero di POD e documenti, la verifica e il caricamento nel TMS; la verifica delle fatture dei vettori e il processamento AP, inclusi matching delle conferme tariffarie, revisione degli accessorial e rilevamento dei duplicati; il monitoraggio della compliance dei vettori, inclusi lo stato dell’autorità FMCSA, il tracciamento dei COI e la verifica assicurativa; la fatturazione agli shipper e ai clienti, inclusa la preparazione delle fatture, l’allegato POD e l’invio tramite portale ed EDI; la gestione dei crediti commerciali e dei solleciti, inclusi il monitoraggio aging, i promemoria di pagamento e la risoluzione delle controversie; l’audit di recupero ricavi pre-fatturazione, per intercettare detention, layover, TONU e lumper fees mancanti prima della fatturazione; e la contabilità in outsourcing, inclusi riconciliazione bancaria, categorizzazione delle transazioni, registrazione AP/AR, riconciliazione delle carte di credito e chiusura di fine mese.