Punti chiave:

• Nell'ambito dell'impegno dell'Ufficio delle Entrate Interno (BIR) per la modernizzazione dell'amministrazione fiscale, le imprese interessate sono tenute a emettere fatture elettroniche entro il 31 dicembre 2026.
• Le imprese colpite dovrebbero valutare se i propri sistemi contabili e informativi esistenti sono conformi ai requisiti di fatturazione elettronica del BIR.
• Oltre ai requisiti di fatturazione elettronica, le imprese sono anche invitate a considerare il potenziale impatto della futura implementazione del Sistema di Segnalazione Elettronica delle Vendite (ESRS).

L'Ufficio delle Entrate Interno (BIR) sta accelerando la propria agenda di trasformazione digitale attraverso l'implementazione della fatturazione elettronica e, in futuro, dei requisiti di segnalazione elettronica delle vendite per i contribuenti. Le Filippine si uniscono a un numero crescente di Paesi — tra cui diversi vicini ASEAN come Vietnam, Thailandia e Singapore — che hanno adottato o stanno introducendo quadri normativi per la fatturazione elettronica obbligatoria al fine di ridurre l'evasione fiscale e modernizzare la riscossione delle entrate. Mentre le imprese si preparano a questi cambiamenti, comprendere la distinzione tra fatturazione elettronica e segnalazione elettronica delle vendite — e valutare la prontezza dei sistemi e dei processi esistenti — sarà fondamentale per raggiungere la conformità e minimizzare le interruzioni.

Requisiti di fatturazione elettronica

Nel 2017, la legge Tax Reform for Acceleration and Inclusion (TRAIN) (Republic Act No. 10963) ha introdotto il concetto di emissione di fatture elettroniche e del Sistema di Segnalazione Elettronica delle Vendite (ESRS) per determinati contribuenti. Questo quadro digitale, previsto dalle Sezioni 237 e 237-A del National Internal Revenue Code (NIRC), come modificato, è stato progettato per automatizzare la trasmissione dei dati di vendita dai sistemi contabili al BIR.

Attraverso le Revenue Regulations (RR) nn. 11-2025 e 26-2025, il BIR ha richiesto ai seguenti contribuenti di conformarsi ai requisiti di fatturazione elettronica — ovvero all'emissione di fatture elettroniche — entro il 31 dicembre 2026:

• Contribuenti che operano nel commercio elettronico (e-commerce) o in transazioni su internet, classificati come contribuenti Small, Medium e Large (i contribuenti Micro sono esentati);
• Contribuenti sotto la giurisdizione del Large Taxpayers Service (LTS);
• Contribuenti classificati come Large Taxpayers ai sensi della Republic Act (RA) No. 11976 (Ease of Paying Taxes Act) e della RR No. 8-2024;
• Contribuenti che utilizzano Computerized Accounting Systems (CAS) e Computerized Books of Account (CBA) con Accounting Records (con fatturazione elettronica) e altri software di fatturazione.

Una volta che il sistema di archiviazione ed elaborazione dati del BIR — noto anche come Electronic Invoicing (e-Invoicing) o Electronic Receipting (e-Receipting) System (EIS) — sarà pienamente operativo, il requisito si estenderà agli esportatori, alle Registered Business Enterprises (RBEs), ai contribuenti che utilizzano sistemi POS e a qualsiasi altro contribuente identificato dal Commissioner.

Il BIR ha chiarito che una fattura elettronica viene emessa agli acquirenti in formato digitale, ad esempio tramite e-mail come allegato. È generata dal sistema in dati strutturati che possono essere facilmente estratti e trasmessi elettronicamente al BIR per la segnalazione elettronica delle vendite. L'agenzia ha sottolineato che una foto o una copia scansionata di una fattura cartacea o manuale non è considerata una fattura elettronica.

Oltre all'emissione di fatture elettroniche, i suddetti contribuenti sono tenuti a conformarsi ai requisiti di segnalazione elettronica delle vendite non appena questi diventeranno operativi da parte del BIR.

ESRS e l'Electronic Invoicing System

L'ESRS, come introdotto nella legge TRAIN, si riferisce alla segnalazione e alla trasmissione elettronica dei dati di vendita al BIR. L'EIS, d'altra parte, funge da piattaforma attraverso cui il BIR riceve, elabora e archivia tali informazioni.

L'ESRS e l'EIS sono stati inizialmente lanciati per 100 large taxpayers nel 2022. Tuttavia, l'implementazione su scala più ampia è stata posticipata dopo che sia i contribuenti partecipanti che il BIR hanno riscontrato sfide operative e tecniche durante la fase pilota.

Sviluppi recenti suggeriscono progressi nelle iniziative di digitalizzazione del BIR. L'agenzia ha recentemente completato il progetto EIS Post-Management Support con la Korea International Cooperation Agency (KOICA), che ha migliorato le funzionalità dell'EIS e rafforzato la capacità del BIR di gestire e mantenere il sistema in modo autonomo. Questo progresso è destinato a supportare l'eventuale implementazione della segnalazione elettronica delle vendite per le imprese interessate.

Requisiti di segnalazione futuri

La trasformazione digitale e dei dati è una componente dei cinque punti della Five Point Reform and Legacy Agenda del BIR. Attraverso la tecnologia, il BIR perseguisce un'amministrazione fiscale più rapida, accurata ed efficiente. L'Ease of Paying Taxes Act (RA No. 11976), promulgata nel gennaio 2024, ha ulteriormente rafforzato questa traiettoria introducendo riforme per digitalizzare l'amministrazione fiscale, ristrutturare le classificazioni dei contribuenti e semplificare i processi di dichiarazione. Mentre l'Ufficio procede con la fatturazione elettronica e, in futuro, con la segnalazione elettronica delle vendite, le imprese colpite potrebbero dover rivalutare i propri sistemi contabili e informativi, i processi e il quadro di governance per garantire l'allineamento con le più ampie iniziative di digitalizzazione fiscale dell'Ufficio.

Le imprese colpite dovrebbero iniziare a prepararsi in vista della scadenza di conformità del 31 dicembre 2026. Inoltre, le imprese dovranno considerare quanto segue in merito a miglioramenti, aggiornamenti e modifiche dei sistemi:

In primo luogo, devono ottenere un nuovo Acknowledgment Certificate (AC) per i CAS nei casi in cui i miglioramenti abbiano un impatto finanziario. In secondo luogo, potrebbero avere diritto a deduzioni fiscali aggiuntive equivalenti al 50% o al 100% del costo totale per la configurazione di un ESRS entro l'anno impositabile in cui l'ESRS è stato completato o interamente pagato.

Sebbene l'ESRS dipenda in ultima analisi dalla prontezza del BIR a ricevere ed elaborare i dati — e non abbia ancora una scadenza di conformità definitiva, a differenza dei requisiti di fatturazione elettronica — può comunque essere vantaggioso per le imprese colpite valutare la prontezza dei propri sistemi oltre l'emissione di fatture elettroniche e considerare la capacità di supportare i futuri requisiti di segnalazione elettronica delle vendite.

Mentre l'Ufficio continua a far progredire i propri sforzi di digitalizzazione fiscale, una preparazione anticipata può aiutare le imprese a gestire i costi di implementazione, minimizzare i rischi operativi e di conformità e affrontare in modo più efficace il panorama in continua evoluzione della conformità fiscale.

Conformità potenziata attraverso la digitalizzazione

La spinta del BIR verso la fatturazione elettronica e la segnalazione elettronica delle vendite rappresenta un passo significativo nella modernizzazione dell'amministrazione fiscale e nel potenziamento della conformità attraverso la digitalizzazione. Per le imprese interessate, questo cambiamento non è semplicemente un adempimento normativo, ma una trasformazione che coinvolge l'infrastruttura contabile, la governance dei dati e le operazioni quotidiane. Sebbene la segnalazione elettronica delle vendite rimanga subordinata alla prontezza del BIR, il requisito di fatturazione elettronica ha già una scadenza di conformità definita, lasciando ai contribuenti interessati un tempo limitato per prepararsi.

Le imprese dovrebbero pertanto guardare oltre il soddisfacimento dei requisiti di fatturazione immediati e valutare se i propri sistemi e i quadri di governance possano supportare l'ambiente di segnalazione digitale più ampio immaginato dal BIR. Adottando misure proattive fin da ora, le organizzazioni possono posizionarsi per conformarsi in modo più efficiente, gestire i costi di implementazione e adattarsi in modo più efficace al panorama in evoluzione dell'amministrazione fiscale nelle Filippine.

Questo articolo ha scopo puramente informativo e non sostituisce la consulenza professionale ove i fatti e le circostanze lo richiedano. Le opinioni e le valutazioni espresse sono quelle dell'autore e non rappresentano necessariamente le opinioni di SGV & Co.

Abigail Marie T. Alcaraz è senior director della linea di servizio Global Compliance and Reporting (GCR) di SGV & Co.