Da anni il Bureau of Internal Revenue (BIR) sta gettando le basi per la transizione delle Filippine alla fatturazione elettronica (e-invoicing), nell'ambito della più ampia spinta del governo verso un sistema fiscale più efficiente, trasparente e basato sui dati. In termini pratici, la transizione sposta la fatturazione verso sistemi che emettono e trasmettono le fatture elettronicamente e riportano i dati di vendita all'ufficio in un formato digitale prescritto. Quella che un tempo era considerata un futuro obbligo di conformità sta ormai diventando una realtà operativa.

Con l'emissione della Revenue Memorandum Circular (RMC) No. 98-2026, il BIR ha superato la fase di sviluppo delle politiche per passare all'implementazione attiva. La circolare definisce le linee guida governative e ribadisce che i contribuenti interessati devono essere conformi entro il 31 dicembre.

Chi deve conformarsi

La RMC ribadisce le seguenti categorie di contribuenti interessati ai fini della conformità all'e-invoicing:

• Contribuenti impegnati in transazioni di e-commerce o su internet, classificati come Small, Medium e Large Taxpayers (i Micro Taxpayers sono esentati);
• Contribuenti sotto la giurisdizione del Large Taxpayers Service;
• Contribuenti classificati come Large Taxpayers ai sensi dell'Ease of Paying Taxes Act e delle Revenue Regulations (RR) No. 08-2024, ossia quelli le cui vendite lorde per un anno d'imposta ammontano a 1.000.000.000 di peso o più;
• Contribuenti che utilizzano un Computerized Accounting System o Computerized Books of Account with Accounting Records (con e-invoicing) e altri software di fatturazione; e
• Altri contribuenti, come richiesto dal Commissioner of Internal Revenue.

Per i contribuenti interessati, tuttavia, determinare se rientrano nel mandato è solo il punto di partenza. Il compito più difficile è assicurarsi che sistemi e processi siano pronti a soddisfare i requisiti di fatturazione elettronica entro la scadenza prescritta.

termine imposto è sufficiente?

Sebbene l'indirizzo politico sia chiaro, permangono diverse preoccupazioni attuative. Tra queste, il tempo limitato disponibile per completare gli adeguamenti dei sistemi, l'assenza di Electronic Invoicing Service Provider (ESP) accreditati, l'incertezza sui requisiti tecnici e la mancanza di indicazioni specifiche su come procedere con la preparazione e la domanda dei permessi necessari.

La difficoltà non è la mancanza di volontà di conformarsi. Per molte imprese, l'e-invoicing è meno un esercizio di conformità e più un progetto operativo e tecnologico. Richiede alle aziende di valutare i propri sistemi, coordinarsi con i fornitori di software, implementare adeguamenti, eseguire test e ottenere le approvazioni del BIR. Considerato il volume di transazioni gestite dai contribuenti interessati, ci si può ragionevolmente attendere che queste attività richiedano tempi considerevoli e non possano essere compresse in un esercizio dell'ultimo minuto nei tre mesi finali dell'anno senza aumentare i rischi attuativi e di conformità.

Benché la scadenza non sia nuova, le linee guida specifiche sull'e-invoicing sono state emesse solo il 22 settembre. Per correttezza, il BIR aveva segnalato il mandato già a febbraio 2025, quando la scadenza originale era fissata a marzo 2026. Tale scadenza è stata poi posticipata al 31 dicembre con le Revenue Regulations (RR) No. 26-2025. Tuttavia, in assenza di indicazioni più complete sui requisiti operativi e tecnici, molti contribuenti hanno rimandato lavori di implementazione significativi.

Con pochi mesi rimasti prima della scadenza, i contribuenti interessati devono ora pianificare e assicurarsi le risorse necessarie per adeguare sistemi e processi. La domanda è se la finestra di implementazione residua sia sufficiente per apportare gli adeguamenti necessari e raggiungere una conformità significativa.

Nessun ESP accreditato disponibile

Un'ulteriore difficoltà è l'attuale assenza di ESP accreditati. Molti contribuenti, in particolare quelli privi di un sistema contabile informatizzato (CAS) interno, potrebbero dover affidarsi a fornitori terzi per soddisfare i requisiti di e-invoicing. Senza un elenco di ESP accreditati, i contribuenti potrebbero faticare a valutare le soluzioni disponibili e ad avviare lo sviluppo o l'integrazione dei sistemi.

La mancanza di fornitori accreditati restringe la finestra di conformità per i contribuenti che intendono dipendere da terzi. Tali contribuenti potrebbero faticare azionare e integrare un fornitore in tempo, e poi a pianificare e implementare gli adeguamenti necessari entro i restanti tre mesi.

Conformità al formato dati richiesto

Ai sensi della RMC, l'attuale sistema di fatturazione elettronica del BIR prescrive l'uso del formato JavaScript Object Notation (JSON) per la trasmissione dei dati di vendita. I contribuenti che utilizzano altri formati di file possono continuare a farlo, a condizione che i dati di vendita richiesti possano essere convertiti e trasmessi nel formato prescritto dal BIR.

Sebbene questa flessibilità possa sembrare vantaggiosa, poiché ai contribuenti non è richiesto di adottare JSON come formato standard, devono comunque verificare se i propri sistemi supportino la conversione dati richiesta e, in caso negativo, individuare quali modifiche o adeguamenti siano necessari.

Pur potendo essere pratico adottare fin dall'inizio il formato prescritto per ridurre al minimo le modifiche future, i contribuenti che affrontano la scadenza imminente devono valutare se il periodo di implementazione residuo sia sufficiente per assumere queste decisioni ed eseguirle efficacemente.

Requisiti di permessi e certificazioni

Gli adeguamenti a un CAS esistente che consentano l'emissione e la trasmissione elettronica delle fatture, nonché la reportistica elettronica dei dati di vendita, possono costituire un adeguamento sistemico rilevante. Ciò può richiedere ai contribuenti di presentare domanda per un nuovo Acknowledgment Certificate (AC), un processo che può richiedere tempi considerevoli dalla presentazione all'emissione.

Inoltre, la RMC richiede ai contribuenti di ottenere un Permit to Issue (PTI) per le fatture elettroniche, a prova della loro autorità a emettere fatture conformi ai requisiti di e-invoicing prescritti. Il PTI non sostituisce l'AC esistente per l'uso del CAS.

Ai sensi della RMC, una domanda di PTI deve essere valutata entro 20 giorni lavorativi dal ricevimento da parte del BIR della documentazione completa. Considerati questi tempi di elaborazione, è consigliabile presentare le domande il prima possibile per garantire una conformità tempestiva, anche se ciò potrebbe non essere fattibile finché le linee guida specifiche per le domande di PTI non saranno state emanate.

I contribuenti devono inoltre ottenere una certificazione di fatturazione elettronica e reportistica delle vendite (EIS) entro sei mesi dall'emissione del PTI. Benché tale certificazione non sia obbligatoria entro il 31 dicembre, i contribuenti dovrebbero prepararsi proattivamente a questo requisito, poiché mancato reperimento comporterà la revoca del PTI esistente.

Considerazioni finali sulla prontezza alla conformità

Queste criticità evidenziano il divario tra gli obblighi di conformità all'e-invoicing e le realtà pratiche affrontate dai contribuenti. Con la digitalizzazione ampiamente accolta e sostenuta, la domanda non è più se i contribuenti debbano conformarsi: l'obbligo è chiaro. La questione più urgente è se requisiti, indicazioni tecniche e fornitori di servizi accreditati stiano maturando allo stesso ritmo del mandato di conformità stesso. Per molti, la conformità è diventata una corsa contro il tempo, con richieste regolatorie che superano la prontezza operativa e le capacità tecnologiche.

Alla luce di queste difficoltà, potrebbe essere opportuno che il BIR riveda sia il calendario di implementazione sia le linee guida attuali. Piuttosto che rimandare a future emanazioni requisiti procedurali, tecnici e di conformità fondamentali, la pubblicazione anticipata di indicazioni consolidate darebbe ai contribuenti maggiore chiarezza. Tali misure non solo alleggerirebbero l'onere di conformità, ma favorirebbero anche un'implementazione più efficace. In fin dei conti, la vera misura del successo non sarà se i contribuenti rispettano la scadenza sulla carta, ma se saranno in grado di istituire sistemi che supportino una conformità accurata, affidabile e sostenibile nel tempo. Per i contribuenti che osservano l'evoluzione della situazione, gli indicatori pratici di progresso saranno la pubblicazione di un elenco di ESP accreditati, l'emissione delle linee guida ancora pendenti per le domande di PTI e indicazioni procedurali e tecniche consolidate da parte del BIR — tutti elementi al momento ancora in sospeso.

Le opinioni espresse in questo articolo sono esclusivamente quelle dell'autore e non rappresentano necessariamente quelle di Isla Lipana & Co. Il contenuto ha finalità puramente informative e non deve essere utilizzato in sostituzione di consulenze specifiche.

Maria Alyssa Mae Panis è manager nel dipartimento Tax Services di Isla Lipana & Co., la società membro filippina della rete globale PricewaterhouseCoopers. Può essere contattata all'indirizzo maria.alyssa.mae.a.panis@pwc.com.