ClearLane (getclearlane.com), prestataire de services de back-office pour le fret, a annoncé aujourd’hui un suivi dédié des certificats d’assurance (COI) et une surveillance de l’assurance des transporteurs pour les courtiers de fret et les 3PL. Le service est conçu pour maintenir une documentation d’assurance à jour sur l’ensemble du réseau de transporteurs d’un courtier en suivant les dates d’expiration, les montants de couverture et les changements de police.

« Personne ne remarque un COI expiré jusqu’à ce qu’il y ait une réclamation. Ensuite, c’est le problème du courtier. Le suivi continu est la seule façon de garder une longueur d’avance. » — Alexander Kochas, Founder & Head of Operations, ClearLane

Un COI n’est exact que le jour de son émission. Les polices peuvent être résiliées en cours de période pour non-paiement, les montants de couverture peuvent changer au renouvellement et les certificats peuvent expirer pendant que le transporteur continue d’acheminer du fret. Lorsqu’un courtier expédie une cargaison à un transporteur dont la couverture de responsabilité automobile ou de marchandises a expiré, le courtier s’expose à un risque dont il n’a peut-être pas connaissance. Dans de nombreux cas, l’écart n’apparaît qu’après le dépôt d’une réclamation.

L’équipe de conformité de ClearLane collecte les COI lors de l’intégration des transporteurs, surveille les dates d’expiration sur l’ensemble du réseau de transporteurs, demande des certificats actualisés avant le renouvellement, vérifie les montants de couverture de responsabilité automobile et de marchandises par rapport aux exigences du courtier, et signale les transporteurs dont la couverture a expiré ou est tombée sous le seuil. Le service s’inscrit dans l’offre plus large de back-office fret de ClearLane, qui comprend également la surveillance de l’autorité FMCSA et le suivi des notations de sécurité.

Pour un courtier travaillant avec 200 transporteurs actifs ou plus, le suivi des COI à lui seul représente une charge de travail continue. Les certificats expirent de manière échelonnée tout au long de l’année, les transporteurs changent d’assureur et les agents envoient des documents mis à jour qui doivent être vérifiés et archivés. Lorsqu’il est géré manuellement, ce travail peut passer au second plan pendant les périodes chargées, c’est-à-dire précisément lorsque les chargements circulent et que l’exposition est la plus élevée. ClearLane affirme que son équipe dédiée maintient le suivi en continu, quel que soit le volume de chargements. Pour les équipes qui préfèrent conserver la vérification en interne, ClearLane propose également un modèle gratuit de suivi de conformité des transporteurs.

L’exposition financière liée à une seule police expirée peut dépasser largement des années de coûts de suivi des COI. Une réclamation de fret sur une cargaison de 50,000 $ lorsque la couverture du transporteur a expiré deux semaines avant l’incident peut laisser le courtier assumer une responsabilité qu’il pensait couverte. Un écart de responsabilité automobile dans le cadre d’une réclamation d’accident peut atteindre six ou sept chiffres. ClearLane a indiqué qu’il ne s’agit pas de scénarios hypothétiques, mais de la raison pour laquelle la conformité FMCSA et la vérification de l’assurance existent en tant qu’exigences. La différence entre les courtiers qui détectent les expirations et ceux qui ne les détectent pas tient au fait que le suivi fonctionne en continu ou seulement à l’intégration, selon l’entreprise.

Les services de ClearLane comprennent : récupération, vérification et importation dans le TMS des POD et des documents ; vérification des factures des transporteurs et traitement des comptes fournisseurs (correspondance avec la confirmation tarifaire, examen des frais accessoires, détection des doublons) ; suivi de conformité des transporteurs (statut de l’autorité FMCSA, suivi des COI, vérification de l’assurance) ; facturation des expéditeurs et des clients (préparation des factures, ajout des POD, soumission via portail et EDI) ; gestion des comptes clients et recouvrement (suivi de l’ancienneté, rappels de paiement, résolution des litiges) ; audit de récupération des revenus avant facturation (détection des frais de detention, layover, TONU et lumper non facturés avant l’émission de la facture) ; comptabilité externalisée (rapprochement bancaire, catégorisation des transactions, enregistrement AP/AR, rapprochement des cartes de crédit, clôture de fin de mois).