Pour de nombreux cadres, les réunions sont devenues une source constante d'agacement : elles s'éternisent souvent, interrompent le travail concentré et exigent rarement la participation de tous. En réponse, les dirigeants d'entreprise protègent leur temps en fixant des limites sur le moment où ils se joignent à la conversation. Ashraf Alkarmi, co-PDG de Dropbox, applique une règle simple pour décider quels appels méritent leur place.

« Je choisis les choses sur lesquelles je peux réaliser des progrès significatifs au cours du trimestre », a déclaré Alkarmi dans une récente interview accordée à Business Insider. « Cela devient ainsi un filtre pour la façon dont je priorise mon temps. »

Pour sélectionner les réunions auxquelles assister, Alkarmi fixe cinq objectifs qu'il doit atteindre chaque trimestre au sein de cette société de stockage en cloud valorisée à 7,3 milliards de dollars, où il partage la plus haute fonction avec le cofondateur Drew Houston. Il utilise ces domaines cibles importants — comme les personnes, l'activité et la performance — pour structurer son emploi du temps hebdomadaire et décider où concentrer ses efforts.

Pour s'assurer que tout le monde soit aligné, le co-PDG de Dropbox partage ses priorités clés avec son entourage, son directeur de cabinet et son équipe administrative. Lorsque sa charge de travail devient lourde, ces objectifs « priment en toutes circonstances », a-t-il expliqué.

Au premier trimestre, par exemple, Alkarmi a passé au crible les données et a travaillé sur des solutions visant à réduire le taux d'attrition des clients, un indicateur étroitement surveillé par les éditeurs de logiciels par abonnement qui dépendent du renouvellement des clients dans la durée. Réaliser des « progrès significatifs » et faire bouger les choses est devenu l'une de ses priorités principales sur le volet activité de Dropbox. Pour garder le cap, le dirigeant utilise l'application de suivi quotidien des tâches Trello afin de rester aligné sur ses objectifs trimestriels. S'en tenir à sa liste de cinq restreint également les conversations qui méritent une partie de son temps dans un emploi du temps chargé.

« Il m'arrive de recevoir des invitations à des réunions qui ne sont pas liées à ces objectifs, et je n'y vais pas », a poursuivi Alkarmi.

L'approche délibérée d'Alkarmi clarifie également quand ses priorités exigent son implication directe, et quand il peut prendre du recul et s'appuyer sur son équipe.

« Chez Dropbox, notre mission est de concevoir une manière de travailler plus éclairée, et pour moi, cela passe notamment par être intentionnel dans la façon dont j'utilise mon temps », a déclaré Alkarmi dans un communiqué transmis à Fortune. « Des priorités claires m'aident à me concentrer là où je peux avoir le plus d'impact. Tout aussi important, elles m'aident à savoir quand je dois être présent et quand je peux faire confiance à mon équipe pour faire avancer les choses. »

Les PDG ont leurs propres règles en matière de réunions : des après-midis sans appels, moins de tête-à-tête et des débuts de journée plus tardifs

Comme Alkarmi, d'autres PDG protègent leurs agendas des réunions inutiles et considèrent le temps de concentration ininterrompu comme une ressource à préserver. Cette préoccupation a même façonné les politiques d'entreprise : les recherches annuelles Work Trend Index de Microsoft ont identifié à plusieurs reprises les réunions comme l'un des principaux perturbateurs du travail concentré, et Shopify a supprimé en 2023 ses réunions récurrentes de trois personnes ou plus et instauré des mercredis sans réunion.

Bob Jordan, PDG de Southwest Airlines, a dénoncé le fait que les réunions empiètent sur le travail réel qui doit véritablement être accompli. Pour cette raison, il s'est fixé pour objectif en 2026 de garder son agenda entièrement libre tous les mercredis, jeudis et vendredis après-midi, empêchant quiconque de réserver des appels durant ces créneaux.

Jordan a reconnu que cette approche pouvait sembler « folle » à certains dirigeants, mais il a argumenté que les PDG sont recrutés pour accomplir un travail que seuls eux peuvent réaliser — ce qui arrive rarement s'ils sont englués dans des réunions qui s'enchaînent.

« Quand on commence, il est facile de confondre l'agitation et la participation aux réunions avec le leadership », a déclaré Jordan lors d'une table ronde de PDG au sommet DealBook du New York Times l'année dernière. « Parce que ce que nous découvrons tous, j'en suis sûr, c'est qu'il n'y a pas le temps de 'travailler', et l'on finit par confondre la participation aux réunions avec le travail. »

De même, Jensen Huang, cofondateur et PDG du géant technologique Nvidia valorisé à 5 300 milliards de dollars, a allégé sa routine de travail en privilégiant l'efficacité plutôt que les points réguliers. Le dirigeant du spécialiste des puces ne pense pas que les rencontres fréquentes avec ses 55 collaborateurs directs constituent la meilleure utilisation de son temps, dans la mesure où un flux continu de réunions ne ferait qu'encombrer son emploi du temps et le ralentir. Il libère plutôt de l'espace pour une collaboration élargie à toute l'équipe — ce qui, selon Huang, contribue également à maintenir la transparence au sein de l'une des plus grandes entreprises du monde.

« Je ne fais pas de tête-à-tête avec aucun d'entre eux, sauf s'ils ont besoin de moi ; dans ce cas, je laisse tout tomber pour eux », a déclaré Huang au sommet du Stanford Institute for Economic Policy Research en 2024. « Ils ne m'entendent jamais dire quelque chose qui serait destiné à eux seuls. Il n'existe pas une seule information que je communiquerais secrètement au personnel sans la donner au reste de l'entreprise. »

Brian Chesky, PDG d'Airbnb, a établi ses propres règles concernant le rythme de sa journée. Il estime qu'aucun dirigeant ne devrait présenter d'excuses sur la façon dont il choisit de diriger son entreprise — et il applique sans complexe son propre conseil. Alors que de nombreux dirigeants fonctionnent selon une mentalité de labeur acharné dès l'aube, Chesky atteint son plein élan créatif plus tard dans la nuit. Pour cette raison, il a fixé des limites sur le moment où il accepte des réunions, interdisant tout appel avant 10 heures.

« Quand on est PDG », a confié Chesky au Wall Street Journal l'année dernière, « on peut décider de l'heure de la première réunion de la journée. »

Dans les systèmes de ces quatre dirigeants, le point commun consiste à considérer l'agenda comme un élément à gérer activement plutôt qu'à remplir passivement.