Points clés :

• Dans le cadre de l’engagement du Bureau of Internal Revenue (BIR) à moderniser l’administration fiscale, les entreprises concernées sont tenues d’émettre des factures électroniques au plus tard le 31 décembre 2026.
• Les entreprises concernées devraient évaluer si leurs systèmes comptables et informatiques existants sont conformes aux exigences de facturation électronique du BIR.
• Outre les exigences de facturation électronique, il est également conseillé à ces entreprises d’examiner l’impact potentiel de la future mise en œuvre du Electronic Sales Reporting System (ESRS).

Le Bureau of Internal Revenue (BIR) accélère son programme de transformation numérique par la mise en œuvre de la facturation électronique et, à terme, d’exigences de déclaration électronique des ventes pour les contribuables. Alors que les entreprises se préparent à ces changements, il sera essentiel de bien comprendre la différence entre la facturation électronique et la déclaration électronique des ventes, ainsi que d’évaluer si les systèmes et processus existants sont prêts, afin d’assurer la conformité et de limiter les perturbations.

Exigences de facturation électronique

En 2017, la loi Tax Reform for Acceleration and Inclusion (TRAIN) a introduit le concept d’émission de factures électroniques et le Electronic Sales Reporting System (ESRS) pour certains contribuables, un cadre numérique imposé par les sections 237 et 237-A du National Internal Revenue Code (NIRC), tel que modifié, afin d’automatiser la transmission des données de ventes des systèmes comptables vers le BIR.

Par conséquent, par le biais des Revenue Regulations (RR) nos 11-2025 et 26-2025, le BIR a exigé des contribuables suivants qu’ils se conforment aux exigences de facturation électronique, ou à l’émission de factures électroniques, au plus tard le 31 décembre 2026 : les contribuables exerçant des activités de commerce électronique (e-commerce) ou de transactions Internet, classés comme Small, Medium et Large Taxpayers (les Micro Taxpayers sont exemptés) ; les contribuables relevant du Large Taxpayers Service (LTS) ; les contribuables classés comme Large Taxpayers en vertu de la Republic Act (RA) No. 11976 (Ease of Paying Taxes Act) et de la RR No. 8-2024 ; les contribuables utilisant des Computerized Accounting Systems (CAS), des Computerized Books of Account (CBA) avec Accounting Records (avec facturation électronique) et d’autres logiciels de facturation.

Cependant, une fois que le système de stockage et de traitement des données du BIR, également connu sous le nom de Electronic Invoicing (e-Invoicing) ou Electronic Receipting (e-Receipting) System (EIS), sera pleinement mis en place, les exportateurs, les Registered Business Enterprises (RBEs), les contribuables utilisant des systèmes POS et d’autres contribuables pouvant être identifiés par le Commissaire devront également émettre des factures électroniques.

Le BIR a précisé qu’une facture électronique est remise aux acheteurs sous format numérique, par exemple par e-mail en pièce jointe. De plus, elle est générée par le système sous forme de données de facture structurées pouvant être facilement extraites et transmises électroniquement au BIR pour la déclaration électronique des ventes. Il convient de noter que le BIR a souligné dans les règlements qu’une photo ou une copie numérisée d’une facture papier physique ou manuelle ne constitue pas une facture électronique.

Outre l’obligation d’émettre des factures électroniques, les contribuables susmentionnés sont tenus de se conformer aux exigences de déclaration électronique des ventes une fois celles-ci opérationnelles du côté du BIR.

ESRS et le système de facturation électronique

L’ESRS, tel qu’introduit dans la TRAIN Law, désigne le reporting électronique et la transmission des données de ventes au BIR. De son côté, l’EIS sert de plateforme par laquelle le BIR reçoit, traite et stocke ces informations.

L’ESRS et l’EIS ont d’abord été lancés auprès de 100 grands contribuables en 2022. Toutefois, leur mise en œuvre à plus grande échelle a été reportée, car les contribuables participants et le BIR ont rencontré des difficultés opérationnelles et techniques pendant la phase pilote.

Des développements récents laissent toutefois apparaître des progrès dans les initiatives de numérisation du BIR. L’agence a récemment achevé le projet EIS Post-Management Support en collaboration avec la Korea International Cooperation Agency (KOICA), ce qui a amélioré les fonctionnalités de l’EIS et renforcé la capacité du BIR à exploiter et à maintenir le système de manière autonome. Cette avancée devrait soutenir la future mise en œuvre de la déclaration électronique des ventes pour les entreprises concernées.

Futures obligations de déclaration

La transformation numérique et des données constitue l’un des volets du Five Point Reform and Legacy Agenda du BIR. Grâce à la technologie, le BIR vise une administration fiscale plus rapide, plus précise et plus efficace. À mesure que le Bureau avance dans la facturation électronique et, à terme, dans la déclaration électronique des ventes, les entreprises concernées pourraient devoir réévaluer leurs systèmes comptables et informatiques, leurs processus et leur cadre de gouvernance afin de s’assurer qu’ils sont alignés sur les initiatives plus larges de numérisation fiscale du Bureau.

En conséquence, les entreprises concernées devraient commencer à se préparer à la lumière de l’échéance de conformité du 31 décembre. En outre, elles devront tenir compte des éléments suivants concernant les améliorations, mises à niveau et modifications des systèmes.

Premièrement, elles doivent obtenir un nouveau Acknowledgment Certificate (AC) pour le CAS si les améliorations ont un impact financier. Deuxièmement, elles peuvent avoir droit à des déductions fiscales supplémentaires équivalentes à 50 % ou 100 % du coût total de la mise en place d’un ESRS au cours de l’exercice fiscal durant lequel l’ESRS a été achevé ou intégralement payé.

Bien que l’ESRS dépende en dernier ressort de la capacité du BIR à recevoir et traiter les données et qu’il ne dispose pas encore d’une date limite de conformité définie, contrairement aux exigences de facturation électronique, il peut néanmoins être utile pour les entreprises concernées d’évaluer la préparation de leurs systèmes au-delà de la seule émission de factures électroniques et d’examiner leur capacité à prendre en charge les futures exigences de déclaration électronique des ventes du BIR.

À mesure que le Bureau poursuit ses efforts de numérisation fiscale, une préparation anticipée peut aider les entreprises à mieux maîtriser les coûts de mise en œuvre, à réduire les risques opérationnels et de conformité, et à évoluer plus efficacement dans un environnement de conformité fiscale en mutation.

Renforcement de la conformité grâce à la numérisation

La démarche du BIR en faveur de la facturation électronique et de la déclaration électronique des ventes représente une étape importante dans la modernisation de l’administration fiscale et le renforcement de la conformité grâce à la numérisation. Bien que la déclaration électronique des ventes reste subordonnée à la préparation du BIR, l’obligation de facturation électronique comporte déjà une échéance de conformité définie, laissant peu de temps aux contribuables concernés pour se préparer.

Les entreprises devraient donc aller au-delà du simple respect des exigences immédiates de facturation et évaluer si leurs systèmes et cadres de gouvernance peuvent prendre en charge l’environnement plus large de reporting numérique envisagé par le BIR. En prenant dès maintenant des mesures proactives, les organisations peuvent se positionner pour se conformer plus efficacement, maîtriser les coûts de mise en œuvre et s’adapter plus efficacement à l’évolution du paysage de l’administration fiscale aux Philippines.

Cet article est fourni à titre d’information générale uniquement et ne remplace pas un avis professionnel lorsque les faits et circonstances l’exigent. Les opinions exprimées ci-dessus sont celles de l’auteur et ne reflètent pas nécessairement celles de SGV & Co.

Abigail Marie T. Alcaraz est senior director au sein de la ligne de services Global Compliance and Reporting (GCR) de SGV & Co.