Depuis des années, le Bureau of Internal Revenue (BIR) prépare méthodiquement la transition des Philippines vers la facturation électronique (e-facturation), dans le cadre de l'effort plus large du gouvernement en faveur d'un système fiscal plus efficace, transparent et axé sur les données. Concrètement, cette évolution déplace la facturation vers des systèmes qui émettent et transmettent les factures par voie électronique et communiquent les données de vente au bureau dans un format numérique prescrit. Ce qui était autrefois considéré comme une future obligation de conformité devient désormais une réalité opérationnelle.

Avec la publication du Revenue Memorandum Circular (RMC) No. 98-2026, le BIR est passé du développement des politiques à une mise en œuvre active. La circulaire expose les lignes directrices applicables et réitère que les contribuables concernés doivent être conformes au 31 décembre.

Qui doit se conformer

Le RMC réitère les catégories suivantes de contribuables concernés aux fins de la conformité à l'e-facturation :

• Les contribuables exerçant des activités de e-commerce ou de transactions sur internet, classés comme petits, moyens et grands contribuables (les micro-contribuables sont exemptés) ;
• Les contribuables relevant de la compétence du Large Taxpayers Service ;
• Les contribuables classés comme grands contribuables au titre de l'Ease of Paying Taxes Act et du Revenue Regulations (RR) No. 08-2024, c'est-à-dire ceux dont les ventes brutes pour une année d'imisation s'élèvent à 1 000 000 000 PHP ou plus ;
• Les contribuables utilisant un système comptable informatisé ou des livres comptables informatisés avec enregistrements comptables (avec e-facturation) et d'autres logiciels de facturation ; et
• Les autres contribuables, selon ce que peut exiger le Commissaire du Revenu intérieur.

Pour les contribuables concernés, toutefois, déterminer s'ils relèvent de l'obligation n'est que le point de départ. La tâche la plus difficile consiste à s'assurer que leurs systèmes et processus sont prêts à répondre aux exigences de l'e-facturation avant la date limite prescrite.

Le délai imposé est-il suffisant ?

Bien que l'orientation politique soit claire, plusieurs préoccupations de mise en œuvre subsistent. Il s'agit notamment du temps limité disponible pour achever les améliorations des systèmes, de l'absence de prestataires de services d'eacturation (ESPs) accrédités, de l'incertitude quant aux exigences techniques et du manque de directives spécifiques sur la manière de procéder aux préparatifs et aux demandes des permis nécessaires.

Le défi ne tient pas à un manque de volonté de se conformer. Pour de nombreuses entreprises, l'e-facturation est moins un exercice de conformité qu'un projet opérationnel et technologique. Elle exige des entreprises qu'elles évaluent leurs systèmes, se coordonnent avec leurs prestataires de logiciels, mettent en œuvre des améliorations, effectuent des tests et obtiennent les approbations du BIR. Compte tenu du volume de transactions traitées par les contribuables concernés, il est raisonnable de s'attendre à ce que ces activités prennent un temps considérable et elles ne peuvent être comprimées en un exercice de dernière minute au cours des trois derniers mois de l'année sans accroître les risques de mise en œuvre et de conformité.

Bien que la date limite de conformité ne soit pas nouvelle, les lignes directrices spécifiques relatives à l'e-facturation n'ont été publiées que le 22 septembre. Il est vrai que le BIR avait signalé l'obligation d'e-facturation dès février 2025, lorsque la date limite initiale avait été fixée à mars 2026. Cette date limite a ensuite été repoussée au 31 décembre par le Revenue Regulations (RR) No. 26-2025. Cependant, en l'absence de directives plus complètes sur les exigences opérationnelles et techniques, de nombreux contribuables ont différé des travaux de mise en œuvre importants.

Avec seulement quelques mois restants avant la date limite de conformité, les contribuables concernés font désormais face à la tâche de planifier et d'obtenir les ressources nécessaires pour adapter leurs systèmes et processus. La question est de savoir si la période de mise en œuvre restante est suffisante pour apporter les ajustements nécessaires et parvenir à une conformité réelle.

Aucun ESP accrédité disponible

Un autre défi est l'absence actuelle d'ESPs accrédités. De nombreux contribuables, en particulier ceux qui ne disposent pas d'un système comptable informatisé (CAS) interne, pourraient devoir recourir à des prestataires de services tiers pour répondre aux exigences de l'e-facturation. Sans liste d'ESPs accrédités, les contribuables peuvent avoir du mal à évaluer les solutions disponibles et à commencer le développement ou l'intégration des systèmes.

L'absence de prestataires accrédités réduit la fenêtre de conformité pour les contribuables qui comptent dépendre de tiers. Ces contribuables pourraient avoir du mal à sélectionner et à intégrer un prestataire à temps, puis à planifier et mettre en œuvre les ajustements nécessaires dans la période restante de trois mois.

Conformité au format de données requis

En vertu du RMC, le système d'e-facturation existant du BIR prescrit l'utilisation du format JavaScript Object Notation (JSON) pour la transmission des données de vente. Les contribuables utilisant d'autres formats de fichiers peuvent continuer à le faire, à condition que les données de vente requises puissent être converties et transmises dans le format prescrit par le BIR.

Bien que cette flexibilité puisse sembler avantageuse, puisque les contribuables ne sont pas tenus d'adopter le JSON comme format de fichier standard, ils doivent néanmoins déterminer si leurs systèmes existants peuvent prendre en charge la conversion de données requise et, sinon, identifier les modifications ou améliorations éuellement nécessaires.

Bien qu'il puisse être pratique d'adopter d'emblée le format prescrit afin de minimiser les modifications futures, les contribuables confrontés à l'approche de la date limite de conformité doivent évaluer si la période de mise en œuvre restante suffit pour prendre ces décisions et les exécuter efficacement.

Exigences de permis et de certification

Les améliorations apportées à un CAS existant permettant l'émission et la transmission électroniques de factures, ainsi que la déclaration électronique des données de vente, peuvent constituer une amélioration majeure du système. Cela peut obliger les contribuables à demander un nouveau certificat de reconnaissance (AC), un processus qui peut prendre un temps considérable entre le dépôt et la délivrance.

En outre, le RMC exige que les contribuables obtiennent un permis d'émission (PTI) de factures électroniques, attestant de leur autorité à émettre des factures conformes aux exigences prescrites en matière d'e-facturation. Le PTI ne remplace pas l'AC existant pour l'utilisation du CAS.

En vertu du RMC, une demande de PTI doit être évaluée dans les 20 jours ouvrables suivant la réception par le BIR des documents requis complets. Compte tenu de ce délai de traitement, il est conseillé de déposer les demandes le plus tôt possible afin d'assurer une conformité en temps utile, même si cela peut ne pas être faisable tant que les directives spécifiques pour les demandes de PTI ne sont pas publiées.

Les contribuables sont également tenus d'obtenir une certification de déclaration électronique des ventes et de facturation (EIS) dans les six mois suivant la délivrance du PTI. Bien que cette certification ne soit pas obligatoire au 31 décembre, les contribuables devraient s'y préparer de manière proactive, car l'absence d'obtention entraînera la révocation du PTI existant.

Réflexions finales sur l'état de préparation à la conformité

Ces préoccupations mettent en évidence l'écart entre les obligations de conformité en matière d'e-facturation et les réalités pratiques auxquelles sont confrontés les contribuables. La numérisation étant largement accueillie et soutenue, la question n'est plus de savoir si les contribuables doivent se conformer ; l'obligation est claire. La question la plus pressante est de savoir si les exigences, les orientations techniques et les prestataires de services accrédités évoluent au même rythme que l'obligation de conformité elle-même. Pour beaucoup, la conformité est devenue une course contre la montre, les exigences réglementaires dépassant l'état de préparation opérationnelle et les capacités technologiques.

Face à ces défis, il pourrait être opportun que le BIR réexamine à la fois le calendrier de mise en œuvre et les lignes directrices actuelles. Plutôt que de reporter les exigences procédurales, techniques et de conformité essentielles à de futures publications, la publication en amont de directives consolidées apporterait plus de clarté aux contribuables. De telles mesures allégeraient non seulement la charge de conformité, mais favoriseraient également une mise en œuvre plus efficace. Après tout, la véritable mesure du succès ne sera pas de savoir si les contribuables respectent la date limite sur le papier, mais s'ils sont capables de mettre en place des systèmes garantissant une conformité exacte, fiable et durable à l'avenir. Pour les contribuables qui suivent l'évolution de la situation, les indicateurs pratiques de progrès seront la publication d'une liste d'ESPs accrédités, la publication des directives en attente pour les demandes de PTI et les orientations procédurales et techniques consolidées du BIR — chacun de ces éléments restant à ce jour en suspens.

Les vues ou opinions exprimées cet article sont celles de l'auteur seul et ne représentent pas nécessairement celles d'Isla Lipana & Co. Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement et ne doit pas être utilisé en remplacement d'un conseil spécifique.

Maria Alyssa Mae Panis est manager au sein du département Services Fiscaux d'Isla Lipana & Co., le cabinet membre philippin du réseau mondial PricewaterhouseCoopers. Elle peut être contactée à maria.alyssa.mae.a.panis@pwc.com.