PaymentWorks ha anunciado el lanzamiento del Estudio de Onboarding de Proveedores y Gestión de Datos Maestros 2026, una investigación encargada por PaymentWorks y realizada por The Hackett Group. El estudio concluye que la creciente complejidad de los proveedores está presionando los procesos en los que las organizaciones confían para mantener información precisa de proveedores, gestionar cambios y mitigar el riesgo de pagos.

Los datos maestros de proveedores almacenados en los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) contienen la información de identidad de los proveedores que impulsa los procesos de compra-pago, desde las órdenes de compra hasta los pagos. A medida que crecen la población de proveedores y los cambios de datos, la investigación muestra que los procesos manuales, la gobernanza fragmentada y la automatización desigual pueden generar inefficiencia, costos y riesgos significativos aguas abajo.

Cadenas de suministro amplias y diversas

Los encuestados reportaron cadenas de suministro extensas y cada vez más complejas. El 58% de las organizaciones gestionan más de 5,000 proveedores activos a nivel mundial, señal de la creciente diversidad y complejidad de las cadenas de suministro corporativas. Otro 49% procesa más de 5,000 cambios de datos de proveedores al año, lo que revela la carga que enfrentan las organizaciones para mantener los datos limpios y precisos. Dado que cada uno de esos registros alimenta las órdenes de compra y los pagos que fluyen por los procesos de compra-pago, un volumen de esta escala magnifica el impacto incluso de pequeños errores de datos.

Brechas de automatización y gobernanza

Según el estudio, muchas organizaciones carecen de la automatización y los modelos de gobernanza necesarios para gestionar esta función. El 66% reporta procesos de onboarding mayormente manuales o solo parcialmente automatizados, mientras que el 53% opera bajo modelos de gobernanza parcialmente centralizados o descentralizados, lo que apunta a una falta de supervisión y controles. La verificación manual sigue siendo el modelo dominante para procesar las actualizaciones enviadas por los proveedores, dejando al personal la tarea de distinguir solicitudes de cambio legítimas de las fraudulentas — precisamente el riesgo que más preocupa a la mayoría de los encuestados.

Costos operativos significativos

Mantener la información maestra de proveedores conlleva un costo operativo sustancial. El 55% de los encuestados no rastrea — o no está seguro de — sus costos de onboarding y mantenimiento de proveedores, lo que significa que la verdadera huella financiera de la función no se mide en muchas organizaciones. Entre las organizaciones que sí rastrean y reportan estos costos, el costo promedio anual para dar de alta y mantener un proveedor es de $182. Esa cifra por proveedor sugiere que la organización promedio gasta más de $1 millón anual en costos de equivalentes a tiempo completo (FTE) para gestionar su archivo maestro de proveedores.

Costos y riesgos aguas abajo

La información maestra de proveedores inexacta o incompleta genera costos y riesgos considerables aguas abajo. El 94% de los encuestados está preocupado por el fraude en pagos a proveedores y la suplantación de proveedores, y el 37% experimenta problemas de datos de proveedores con frecuencia o muy frequently. Las consecuencias comunes incluyen pagos fallidos o retrasados, retrabajos manuales, consultas de proveedores, registros duplicados o contradictorios, y problemas de auditoría y cumplimiento.

Reconocimiento creciente del valor estratégico

Las organizaciones reconocen cada vez más el valor estratégico de datos maestros de proveedores confiables. El 89% califica los datos de proveedores limpios y bien gobernados como una capacidad de valor alto o muy alto, el 88% cree que una mayor precisión y consolidación de los datos de proveedores apoyaría la consolidación y racionalización de proveedores, y el 85% cita beneficios en eficiencia de procesos y reducción de la complejidad operativa. Ese reconocimiento contrasta con el panorama operativo documentado en otras partes del estudio, donde el onboarding sigue siendo mayormente manual y la gobernanza fragmentada — la misma brecha entre complejidad del ecosistema y madurez operativa que destacaron los investigadores de The Hackett Group.

Identidad de proveedores en la era de la IA y el comercio agéntico

Los hallazgos llegan en un momento en que las empresas e instituciones financieras enfrentan la suplantación habilitada por IA y el comercio agéntico, incluida la cuestión de cómo se establecen la identidad, la autorización y la responsabilidad cuando el software actúa en nombre de las empresas. En ese entorno, la identidad y la información bancaria de los proveedores se convierten en algo más que registros administrativos: son parte de la infraestructura de confianza necesaria para determinar con quién transa una empresa, si los cambios de información son auténticos y qué personas o agentes están autorizados a hacer.

"Los datos maestros de proveedores son la base de todas las actividades de compra-pago aguas abajo", afirmó Thayer Stewart, CEO de PaymentWorks. "Las organizaciones lo han ignorado o han decidido que es un problema demasiado difícil de resolver. Sin embargo, con la explosión de estafas por suplantación de proveedores y la aparición del comercio agéntico, es el 'elefante en la sala' que debe abordarse".

"Lo que destacó en la investigación es la creciente brecha entre la complejidad del ecosistema de proveedores y la madurez operativa", dijo Annie Cody-Nesser, Gerente Senior de Inteligencia Aplicada de Compras y Purchase-to-Pay en The Hackett Group. "Muchas organizaciones siguen dependiendo de procesos manuales, gobernanza fragmentada y tecnologías desconectadas para gestionar miles de registros y cambios de proveedores cada año. Esa realidad subraya por qué la gestión de datos de proveedores se ve cada vez más no como una necesidad administrativa, sino como una capacidad estratégica que respalda la gestión de riesgos y el desempeño empresarial".

Fuente: GlobalFinTechSeries