ClearLane (getclearlane.com), proveedor de operaciones de back office para carga, anunció hoy un seguimiento dedicado de certificados de seguro (COI) y monitoreo de seguros de transportistas para agencias de carga y 3PLs. El servicio está diseñado para mantener actualizada la documentación de seguros en toda la red de transportistas de un corredor mediante el seguimiento de fechas de vencimiento, montos de cobertura y cambios de póliza.

“Nadie nota un COI vencido hasta que hay una reclamación. Entonces es problema del corredor. El seguimiento continuo es la única forma de adelantarse a eso.” — Alexander Kochas, Founder & Head of Operations, ClearLane

Un COI solo es exacto el día en que se emite. Las pólizas pueden cancelarse a mitad de vigencia por falta de pago, los montos de cobertura pueden cambiar en la renovación y los certificados pueden vencer mientras el transportista sigue moviendo carga. Cuando un corredor despacha una carga a un transportista cuya cobertura de responsabilidad civil automotriz o de carga ha vencido, el corredor asume una exposición que quizá no sabe que tiene. En muchos casos, la brecha solo se hace visible después de presentar una reclamación.

El equipo de cumplimiento de ClearLane recopila COI en la incorporación de transportistas, supervisa las fechas de vencimiento en toda la red, solicita certificados actualizados antes de la renovación, verifica los montos de cobertura de responsabilidad civil automotriz y de carga frente a los requisitos del corredor y marca a los transportistas cuya cobertura ha vencido o cayó por debajo del umbral. El servicio forma parte de la oferta más amplia de back office para carga de ClearLane, que también incluye monitoreo de autoridad FMCSA y seguimiento de calificaciones de seguridad.

Para una agencia de carga que trabaja con 200 o más transportistas activos, el seguimiento de COI por sí solo puede ser una carga de trabajo continua: los certificados vencen de manera escalonada durante todo el año, los transportistas cambian de aseguradora y los agentes envían documentos actualizados que deben verificarse y archivarse. Si se maneja de forma manual, el trabajo puede quedar relegado durante semanas de alta actividad, que es precisamente cuando las cargas se están moviendo y la exposición es mayor. ClearLane dice que su equipo dedicado mantiene el seguimiento continuo independientemente del volumen de carga. Para los equipos que prefieren mantener la verificación internamente, ClearLane también ofrece una plantilla gratuita de seguimiento de cumplimiento de transportistas.

La exposición financiera de una sola póliza vencida puede superar con creces años de costos de seguimiento de COI. Un reclamo de carga sobre una carga de $50,000, en la que la cobertura del transportista venció dos semanas antes del incidente, puede dejar al corredor asumiendo una responsabilidad que creía cubierta. Una brecha de responsabilidad civil automotriz en un reclamo por accidente puede alcanzar seis o siete cifras. ClearLane dijo que estos no son escenarios hipotéticos, sino la razón por la que existen los requisitos de cumplimiento FMCSA y verificación de seguros. La diferencia entre las agencias de carga que detectan vencimientos y las que no lo hacen es si el seguimiento opera de forma continua o solo en la incorporación, según la empresa.

Los servicios de ClearLane incluyen: recuperación, verificación y carga en TMS de POD y documentos; verificación de facturas de transportistas y procesamiento de AP (coincidencia de confirmación de tarifas, revisión de cargos accesorios, detección de duplicados); monitoreo de cumplimiento de transportistas (estado de autoridad FMCSA, seguimiento de COI, verificación de seguros); facturación a embarcadores y a clientes (preparación de facturas, adjunto de POD, envío por portal y EDI); gestión de cuentas por cobrar y cobranza (monitoreo de antigüedad, recordatorios de pago, resolución de disputas); auditoría de recuperación de ingresos antes de facturar (detección de detention, layover, TONU y cargos de lumper omitidos antes de facturar); y contabilidad tercerizada (conciliación bancaria, categorización de transacciones, registro de AP/AR, conciliación de tarjetas de crédito y cierre de fin de mes).