EN BREVE:

• Como parte del compromiso de la Bureau of Internal Revenue (BIR) de modernizar la administración tributaria, las empresas cubiertas deberán emitir facturas electrónicas a más tardar el 31 de diciembre de 2026.

• Las empresas afectadas deben evaluar si sus sistemas contables y de información existentes cumplen con los requisitos de facturación electrónica del BIR.

• Además de los requisitos de facturación electrónica, también se alienta a estas empresas a considerar el posible impacto de la futura implementación del Electronic Sales Reporting System (ESRS).

La Bureau of Internal Revenue (BIR) está acelerando su agenda de transformación digital mediante la implementación de la facturación electrónica y, eventualmente, de requisitos de reporte electrónico de ventas para los contribuyentes.

A medida que las empresas se preparan para estos cambios, comprender la diferencia entre la facturación electrónica y el reporte electrónico de ventas, y evaluar la preparación de los sistemas y procesos existentes, será fundamental para lograr el cumplimiento y minimizar las interrupciones.

FACTURACIÓN ELECTRÓNICA En 2017, la Tax Reform for Acceleration and Inclusion (TRAIN) Law introdujo el concepto de emisión de facturas electrónicas y el Electronic Sales Reporting System (ESRS) por determinados contribuyentes, un marco digital exigido por las Sections 237 and 237-A of the National Internal Revenue Code (NIRC), as amended, para automatizar la transmisión de datos de ventas desde los sistemas contables hacia el BIR.

En consecuencia, el BIR, a través de las Revenue Regulations (RR) Nos. 11-2025 y 26-2025, exigió que los siguientes contribuyentes cumplan con los requisitos de facturación electrónica, o emisión de facturas electrónicas, a más tardar el 31 de diciembre de 2026: Contribuyentes dedicados al comercio electrónico (e-commerce) o a transacciones por internet, clasificados como Small, Medium and Large Taxpayers (Micro Taxpayers están exentos); contribuyentes bajo la jurisdicción de la Large Taxpayers Service (LTS); contribuyentes clasificados como Large Taxpayers bajo Republic Act (RA) No. 11976 (Ease of Paying Taxes Act) y RR No. 8-2024; contribuyentes que utilizan Computerized Accounting Systems (CAS), y Computerized Books of Account (CBA) with Accounting Records (with electronic invoicing) y otro software de facturación.

Sin embargo, una vez que el sistema de almacenamiento y procesamiento de datos del BIR, también conocido como Electronic Invoicing (e-Invoicing) o Electronic Receipting (e-Receipting) System (EIS), esté completamente establecido, los exportadores, Registered Business Enterprises (RBEs), los contribuyentes que utilizan sistemas POS y otros contribuyentes que puedan ser identificados por el Commissioner también estarán obligados a emitir facturas electrónicas.

El BIR aclaró que una factura electrónica se emite a los compradores en formato digital, por ejemplo, como archivo adjunto por correo electrónico. Además, se genera por el sistema en datos estructurados de la factura que pueden extraerse fácilmente y transmitirse electrónicamente al BIR para el reporte electrónico de ventas. Cabe señalar que el BIR enfatizó en las Regulations que una foto o copia escaneada de una factura en papel física o manual no constituye una factura electrónica. Además del requisito de emitir facturas electrónicas, se espera que los contribuyentes mencionados cumplan con los requisitos de reporte electrónico de ventas una vez que estos estén operativos por parte del BIR.

ESRS Y EL SISTEMA DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA ESRS, introducido en la TRAIN Law, se refiere al reporte y transmisión electrónica de datos de ventas al BIR. Por otro lado, el EIS sirve como la plataforma mediante la cual el BIR recibe, procesa y almacena dicha información.

El ESRS y el EIS se lanzaron inicialmente para 100 grandes contribuyentes en 2022. Sin embargo, su implementación más amplia se pospuso debido a que tanto los contribuyentes participantes como el BIR encontraron desafíos operativos y técnicos durante la fase piloto.

Desarrollos recientes, no obstante, sugieren avances en las iniciativas de digitalización del BIR. La entidad completó recientemente el EIS Post-Management Support Project con la Korea International Cooperation Agency (KOICA), lo que mejoró las funcionalidades del EIS y fortaleció la capacidad del BIR para operar y mantener el sistema de manera independiente. Se espera que este avance respalde la eventual implementación del reporte electrónico de ventas de las empresas cubiertas.

REQUISITOS FUTUROS DE REPORTE Digital and Data Transformation es uno de los componentes de la Five Point Reform and Legacy Agenda del BIR. Mediante la tecnología, el BIR busca una administración tributaria más rápida, precisa y eficiente. A medida que la Oficina avanza con la facturación electrónica y, eventualmente, con el reporte electrónico de ventas, las empresas afectadas podrían necesitar reevaluar sus sistemas contables y de información, procesos y marco de gobernanza para asegurar que estén alineados con las iniciativas más amplias de digitalización tributaria de la Oficina.

En consecuencia, las empresas afectadas deberían comenzar a prepararse a la luz del plazo de cumplimiento del 31 de diciembre.

Además, las empresas deberán considerar lo siguiente respecto de mejoras, actualizaciones y modificaciones del sistema.

Primero, deben obtener un nuevo Acknowledgment Certificate (AC) para CAS en caso de que las mejoras tengan un impacto financiero. Segundo, podrían tener derecho a deducciones fiscales adicionales equivalentes al 50% o 100% del costo total para la implementación de un ESRS dentro del ejercicio fiscal en el que el ESRS se haya completado o pagado en su totalidad.

Si bien el ESRS dependerá en última instancia de la capacidad del BIR para recibir y procesar datos, y aún no tiene un plazo de cumplimiento definido, a diferencia de los requisitos de facturación electrónica, puede resultar beneficioso para las empresas afectadas evaluar la preparación de sus sistemas más allá de la emisión de facturas electrónicas y considerar su capacidad para respaldar futuros requisitos de reporte electrónico de ventas del BIR.

A medida que la Oficina continúa avanzando en sus esfuerzos de digitalización tributaria, una preparación temprana puede ayudar a las empresas a gestionar los costos de implementación, minimizar los riesgos operativos y de cumplimiento, y desenvolverse con mayor eficacia en el cambiante panorama de cumplimiento fiscal.

CUMPLIMIENTO MEJORADO MEDIANTE LA DIGITALIZACIÓN El impulso del BIR hacia la facturación electrónica y el reporte electrónico de ventas representa un paso importante en la modernización de la administración tributaria y en el fortalecimiento del cumplimiento mediante la digitalización. Aunque el reporte electrónico de ventas sigue sujeto a la capacidad del BIR, el requisito de facturación electrónica ya cuenta con un plazo de cumplimiento definido, lo que deja a los contribuyentes afectados con tiempo limitado para prepararse.

Por ello, las empresas deben mirar más allá del cumplimiento inmediato de los requisitos de facturación y evaluar si sus sistemas y marcos de gobernanza pueden respaldar el entorno más amplio de reporte digital previsto por el BIR. Al adoptar medidas proactivas ahora, las organizaciones pueden posicionarse para cumplir de manera más eficiente, gestionar los costos de implementación y adaptarse con mayor efectividad al panorama en evolución de la administración tributaria en Filipinas.

Este artículo tiene fines informativos generales únicamente y no sustituye el asesoramiento profesional cuando los hechos y circunstancias lo requieran. Las opiniones expresadas anteriormente son las del autor y no representan necesariamente las de SGV & Co.

Abigail Marie T. Alcaraz es directora sénior de la línea de servicio Global Compliance and Reporting (GCR) de SGV & Co.