Sixthfin, ein Unternehmen für Finanzdatenkontrolle und Financial-Close-Technologie mit Standorten in London und Paris, hat T&E Controls (Travel & Expense Controls) vorgestellt, eine neue Lösung für Finanz-, Prüf- und Internes-Kontroll-Abteilungen. Die am 6. Oktober 2026 angekündigte Software wurde entwickelt, um bestehende Spesenmanagement-Tools zu ergänzen, indem sie 100 % der Spesenanträge im Zeitverlauf analysiert und mit der Finanzbuchhaltung abgleicht. Das erklärte Ziel ist es, Duplikate, wiederkehrende Anomalien, risikoreiche Verhaltensweisen und Genehmigungsfehler aufzudecken, die einer Prüfung von Transaktion zu Transaktion entgehen können. Weitere Details finden Sie unter

Warum die Kontrolle nach der Genehmigung wichtig ist

Spesenmanagement-Tools haben die Prüfung einer Speseneingabe sowie den Genehmigungsprozess durch die Fachvorgesetzten weitgehend automatisiert. Einige Schwächen zeigen sich jedoch erst auf der Ebene des Gesamtsystems. Einreichungs- oder Buchhaltungsanomalien, Genehmigungen ohne echte Prüfung, wiederkehrende Delegierungen und ignorierte Warnhinweise können unentdeckt bleiben, wenn Spesen einzeln und transaktionsbezogen geprüft werden.

Die Spesenabrechnung umfasst zudem ein hohes Volumen an Anträgen – oft Hunderte pro Monat, meist über kleine Einzelbeträge. Manuelle Kontrollen beschränken sich daher typischerweise auf Stichproben mit kleinen Samples, ohne Garantie, Risikofälle abzudecken. Über mehrere Gesellschaften, Währungen und Genehmiger hinweg lassen sich diese Schwächen durch manuelle Stichproben schwer identifizieren.

Sixthfins Prämisse lautet: Ein genehmigter Spesenantrag ist nicht zwangsläufig ein kontrollierter. Die Genehmigung bestätigt lediglich, dass ein Antrag abgesegnet wurde, während die nachgelagerte Spesenkontrolle prüft, ob der Genehmigungsrahmen, die dahinterstehenden Ausgaben und ihre bilanzielle Behandlung bei jedem Antrag Bestand haben.

Drei Kennzahlengruppen

T&E Controls betrachtet Monate, Mitarbeitende und Gesellschaften übergreifend statt jeden Antrag isoliert. Die Lösung markiert mögliche doppelte Anträge über Mitarbeitende hinweg, wiederholte Anträge gleicher Art und Höhe, ungewöhnliche Ausgabenkonzentrationen in bestimmten Kategorien, chronisch späte Einreichungen sowie Mitarbeitende mit einer deutlich überdurchschnittlichen Anomaliequote.

Eine zweite Kennzahlengruppe bewertet die Qualität der Genehmigungen. Die Plattform prüft auf Anträge, die von jemand anderem als dem erwarteten Genehmiger freigegeben wurden, wiederkehrende Genehmigungsdelegierungen ausgelöste, aber nie bearbeitete Warnhinweise, ungewöhnliche Genehmigungsdauern sowie Mitarbeitende oder Genehmiger mit einem überproportionalen Anteil an Ausnahmen. Laut dem Unternehmen ermöglichen diese faktischen Kennzahlen Finanz- und Kontrollteams, Korrekturmaßnahmen zu priorisieren und nachzuweisen, dass der Kontrollrahmen funktioniert.

Der dritte Bereich umfasst den Weg von der Speseneinreichung bis zur Verbuchung. T&E Controls gleicht Spesendaten automatisch mit den Buchhaltungsunterlagen ab, um Spesenanträge zu identifizieren, die in den Konten fehlen, Buchungseinträge ohne zugehörigen Spesenantrag, Abweichungen zwischen genehmigten und gebuchten Beträgen, abnormale Verbuchungsverzögerungen sowie Verarbeitungs- und Abstimmungsanomalien. Dieser Abgleich setzt voraus, dass Spesenanträge einzeln statt aggregiert in die Buchhaltung gebucht werden – die Verbuchung auf Antragsebene ist damit eine praktische Voraussetzung für Organisationen, die diese Analyseebene in Betracht ziehen.

Cross-Analyse in der Praxis

Sixthfin berichtet, dass T&E Controls im Rahmen einer Analyse von Spesenabrechnungen mehrere Spesenanträge identifizierte, die an unterschiedliche Mitarbeitende erstattet worden waren und denselben Händler, denselben Betrag und denselben Ort betrafen – alle am selben Tag. Einzeln betrachtet schien jeder Antrag regelkonform und war genehmigt. Erst die Cross-Analyse deckte ein Muster möglicher Duplikate auf, das bei der transaktionsbezogenen Kontrolle nicht aufgefallen war.

Eine unabhängige Ebene, kein Ersatz

T&E Controls ersetzt nicht die Spesenmanagement-Lösung einer Organisation. Die Plattform nutzt die bereits in bestehenden Systemen vorhandenen Daten, um über den gesamten Prozess von der Ausgabe bis zur Verbuchung eine unabhängige Analyseebene hinzuzufügen. Sie ist mit allen führenden Spesenmanagement-Tools kompatibel, deckt Analysen über mehrere Länder, Währungen und Gesellschaften ab und bietet eine zentrale Plattform für Analysen, Untersuchungen und Maßnahmenpläne.

Die Kontrolle ist nicht mehr durch Stichproben eingeschränkt: Die KI hilft, wiederkehrende Muster und untersuchungsbedürftige Ausnahmen offenzulegen, während die Untersuchung und etwaige Korrekturmaßnahmen bei den Finanz- und Kontrollteams bleiben.

„Ein Spesentool sagt Ihnen, ob ein Antrag der Richtlinie entspricht. Es sagt Ihnen nicht, ob Ihre Kontrollen funktionieren“, sagte François Vallana, CEO von Sixthfin. „T&E Controls wurde entwickelt, um diese zweite Frage zu beantworten – mit allen Daten statt mit einer Stichprobe, im Zeitverlauf und über jede Gesellschaft hinweg.“

Effektive Spesenkontrolle hängt weniger davon ab, ob einzelne Anträge regelkonform sind, als davon, über alle Daten hinweg zu messen, ob die Kontrollen um diese Anträge herum im Zeitverlauf funktionieren. Mit T&E Controls möchte Sixthfin den Wandel von einem transaktionsorientierten Kontrollansatz hin zu einer prüfung der Gesamtheit von Spesen, Genehmigungen und deren bilanzieller Behandlung über Zeit unterstützen.

T&E Controls ist ab sofort neben Sixthfins Closing-Lösung verfügbar und erweitert die kontrollorientierte Produktlinie des Unternehmens vom Financial Close in den Reise- und Spesenbereich. Weitere Informationen finden Sie unter

Dieser Artikel erschien zuerst auf Globalfintechseries.