Die elektronische Rechnungsstellung ist auf den Philippinen nichts Neues. Sie ist zwar erst kürzlich zu einem prominenten Thema in Steuerdiskussionen geworden, gehört aber seit dem Tax Reform for Acceleration and Inclusion (TRAIN) Act von 2017, der am 1. Januar 2018 in Kraft trat, zu den Steuergesetzen des Landes. Die Herausforderung besteht nun, so ein Steuerexperte von PwC Philippinen, darin, diesen rechtlichen Rahmen in ein in der Praxis funktionierendes System zu überführen. Mit näher rückender Compliance-Frist zum Jahresende gewinnt diese Frage für Unternehmen, die erst am Anfang des Übergangs stehen, neue Dringlichkeit.

In einer Meinungskolumme für BusinessWorld argumentierte Mac Kerwin Visda, Direktor in der Abteilung Tax Services von Isla Lipana & Co., der philippinischen Mitgliedsfirma des PricewaterhouseCoopers-Netzwerks, dass die Philippinen relativ früh erkannt hätten, wohin sich die Steuerverwaltung entwickle. Als TRAIN verabschiedet wurde, hatten weniger als 20 Jurisdiktionen eine Form der verpflichtenden oder gestuften elektronischen Rechnungsstellung eingeführt. Knapp ein Jahrzehnt später haben mehr als 50 Länder sie in ihre Steuersysteme integriert. Die Ironie, so Visda, liege darin, dass die Philippinen zwar zu den ersten Ländern gehörten, die das Konzept gesetzlich verankerten, sich nun aber damit beschäftigen, zu Jurisdiktionen aufzuschließen, die die Politik erfolgreich in die Praxis umgesetzt haben.

TRAIN verlangte von Exporteuren, E-Commerce-Unternehmen und großen Steuerpflichtigen die Ausstellung elektronischer Rechnungen und schließlich die elektronische Meldung von Transaktionsdaten an das Bureau of Internal Revenue (BIR), sobald die erforderlichen Systeme verfügbar sind. Das Gesetz sah eine Umsetzung innerhalb von fünf Jahren vor, was faktisch auf 2023 hinwies. Doch während sich das Jahr 2026 dem Ende zuneigt, beginnen die meisten Unternehmen – mit Ausnahme der Steuerpflichtigen im Pilotprogramm der BIR – erst mit dem Übergang zu strukturierten, maschinenlesbaren Rechnungen, während die elektronische Verkaufsmeldung an die BIR weiterhin ein Zukunftsschritt bleibt.

Diese Verzögerung dürfe, so Visda, die Bedeutung der Bemühungen der Regierung nicht überschatten. Die Digitalisierungsagenda der BIR verdiene Unterstützung und könne, richtig umgesetzt, das Verhältnis zwischen Steuerpflichtigen und Steuerbehörden neu gestalten.

Lehren aus Südkorea

Südkorea bietet einen Vorgeschmack darauf, wie diese Zukunft aussehen könnte. Als das Land 2011 verpflichtende elektronische Steuerrechnungen einführte, soll das System nach Berichten bereits im ersten Jahr 99,8 % der Transaktionen nach Wert abgedeckt haben. Noch wichtiger: Diskrepanzen zwischen Umsatz- und Einkaufserklärungen, deren Aufdeckung früher bis zu 18 Monate dauerte, wurden in etwa drei Monaten identifiziert. Der eigentliche Wert lag also nicht in der Rechnung selbst, sondern in der Transparenz, die die Daten dahinter schufen.

Dasselbe Prinzip gilt für die Philippinen. Für die Regierung ermöglichen bessere Transaktionsdaten eine frühere Erkennung von Anomalien, gezieltere Prüfungen und einen effizienteren Einsatz von Durchsetzungsressourcen. Statt Transaktionen Jahre später anhand von Kartons voller Dokumente und Tabellen neu zu konstruieren, erhalten die Steuerbehörden Informationen näher am Zeitpunkt des wirtschaftlichen Geschehens.

Auch die Unternehmen profitieren. Wer schon einmal eine Steuerprüfung durchlaufen hat, kennt den Zeit- und mühevollen Aufwand, der für das Abrufen von Unterlagen, den Abgleich von Zahlen, die Erklärung von Abweichungen und die Beantwortung von Anfragen nach Belegunterlagen nötig ist. Viel dieses Aufwands rührt daher, dass Informationen über Buchhaltungssysteme, Steuererklärungen, Zollunterlagen und Drittdatenquellen verstreut sind. Eine ordnungsgemäß funktionierende E-Rechnungsumgebung hat das Potenzial, einen Großteil dieser Reibung zu verringern, indem relevante Informationen leichter abrufbar und abgleichbar werden.

Eine operative, keine legislative Lücke

Technologie allein garantiert jedoch keine besseren Ergebnisse. Die heutige Diskussion dürfe nicht mehr darum kreisen, ob die elektronische Rechnungsstellung eine gute Idee ist – das stehe außer Frage, schrieb Visda. Die wichtigere Frage sei, ob der umgebende Rahmen vollständig genug ist, damit Steuerpflichtige sicher entsprechen können. Die Lücke sei nicht mehr legislativer, sondern operativer Natur.

Die BIR hat bereits wichtige Leitlinien durch das Revenue Memorandum Circular (RMC) No. 98-2026 herausgegeben und kürzlich das erweiterte EIS-Portal gestartet. Steuerpflichtige wissen, dass Rechnungen nicht einfach geändert oder gelöscht werden können. Sie wissen, dass Korrekturen Belegunterlagen erfordern und dass Verfahren existieren, wenn Systeme ausfallen. Unklar bleibt, wie reale Geschäftsszenarien behandelt werden, sobald das System vollständig in Betrieb ist.

Mehrere praktische Fragen sind offen. Was geschieht, wenn ein Kunde eine Rechnung ablehnt? Wie ist die Anforderung zu behandeln, eine Kopie der gestempelten Rechnung auszustellen, wenn der Dienstleister auf unbezahlte Forderungen Vorsteuer geltend gemacht hat? RMC No. 98-2026 sieht ausdrücklich vor, dass die Regeln zu Verkaufskorrekturen durch künftige Leitlinien geregelt werden.

Das sind keine Randthemen. Sie stehen im Zentrum vieler Geschäftstransaktionen und entscheiden oft, ob Systeme von Anfang an richtig gestaltet werden können. Ohne ausreichende Leitlinien könnte es für Unternehmen schwierig sein, Systeme zu entwerfen, die auch bei vollständiger Inbetriebnahme des Rahmens konform bleiben.

Länder mit reiferen Regelwerken haben diese Fragen sehr detailliert beantwortet. Malaysias MyInvois-Framework legt beispielsweise genau fest, wie Lieferanten und Kunden Rechnungen ablehnen, stornieren und korrigieren können, inklusive Fristen und Beleganforderungen. Indiens System sieht ebenfalls strenge Verfahren für Stornierungen und Ersetzungen vor. Diese Regeln geben Unternehmen mehr Sicherheit, da sie den gesamten Lebenszyklus einer Transaktion abdecken, nicht nur den Zeitpunkt der Ausstellung.

Die Philippinen werden schließlich dasselbe Maß an Spezifität benötigen. Ohne diese könnten uneinheitliche Lösungen entstehen, unnötige Implementierungskosten anfallen und vermeidbare Streitigkeiten bei Prüfungen entstehen.

Timing und Expertise

Timing ist genauso wichtig wie Klarheit. Für viele Organisationen ist dieser Übergang kein simples Software-Upgrade. Er erfordert oft Änderungen an ERP-Systemen, Buchhaltungsprozessen, internen Kontrollen, Kunden-Onboarding-Prozessen und Lieferantenvereinbarungen. Diese Änderungen betreffen Betriebs-, Technologie-, Finanz-, Steuer- und Beschaffungsteams gleichzeitig, und eine Verzögerung oder ein Designfehler in einem Bereich kann die gesamte Umsetzung beeinträchtigen. Unternehmen brauchen ausreichend Zeit, um ihre Systeme zu bauen, zu testen und zu stabilisieren, bevor Compliance-Pflichten durchsetzbar werden.

Ebenso wichtig ist der Zugang zu erfahrenen Lösungsanbietern. Viele der praktischen Fragen, mit denen philippinische Steuerpflichtige heute konfrontiert sind, wurden anderswo bereits beantwortet. Die Lehren aus Südkorea, Indien und Malaysia sowie aus Jurisdiktionen wie Italien, Mexiko und Brasilien müssten nicht auf lokale Kosten neu entdeckt werden. Die Nutzung globaler Erfahrung kann Implementierungszeiträume verkürzen und kostspielige Fehler vermeiden.

Die BIR hat den Antragszeitraum für die Akkreditierung von E-Rechnungs-Lösungsanbietern (ESPs) geöffnet; diese durchlaufen einen strengen Prozess. Steuerpflichtige hoffen auf zahlreiche akkreditierte ESPs, um die beste Passung für die Anforderungen ihrer Organisation wählen zu können.

Dringender noch: Steuerpflichtige haben erhebliche Bedenken hinsichtlich der zum Jahresende angesetzten Compliance-Frist geäußert. Der befristete Antragszeitraum für die ESP-Akkreditierung schließt am 30. Oktober, danach folgen Akkreditierungsprozess und Veröffentlichung der offiziellen Liste akkreditierter ESPs. Praktisch können Steuerpflichtige die formale Beschaffung und das Onboarding erst mit Sicherheit beginnen, wenn akkreditierte Anbieter offiziell benannt sind – was die Zeit für Anbieterauswahl, Vertragsverhandlung, Systemintegration, Tests und andere Umsetzungsanforderungen bis zum Jahresende knapp macht. Die Veröffentlichung der offiziellen ESP-Liste und die versprochenen Leitlinien zu Verkaufskorrekturen sind daher die beiden kurzfristigen Entwicklungen, die zu beobachten sind, da beide auf dem kritischen Pfad zur Jahresfrist liegen.

Drei Bedingungen für den Erfolg

Letztlich ruht eine erfolgreiche Umsetzung auf drei Dingen: klaren Regeln, realistischen Zeitplänen und Zugang zur richtigen Expertise. Das seien keine Zugeständnisse an Steuerpflichtige, argumentierte Visda, sondern notwendige Voraussetzungen dafür, dass das System wie vorgesehen funktioniert. Wenn Unternehmen die Regeln verstehen und genügend Zeit und Unterstützung haben, sie korrekt umzusetzen, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass die Regierung genaue, verlässliche und nützliche Informationen erhält.

Die Philippinen entscheiden nicht mehr, ob sie diese Reform verfolgen – diese Entscheidung wurde vor Jahren getroffen. Die Herausforderung ist nun die Ausführung. Der Erfolg wird nicht daran gemessen, wie viele elektronische Rechnungen erzeugt oder übermittelt werden, sondern daran, ob das System die Compliance erleichtert, Prüfungen effizienter macht und die Steuerverwaltung glaubwürdiger werden lässt. Die Rechnung selbst ist lediglich das Vehikel; was wirklich zählt, ist das Vertrauen, die Transparenz und die Verantwortlichkeit, die daraus fließen.

Am Ende ging es nie um Digitalisierung um ihrer selbst willen. Es ging immer darum, ein Steuersystem zu bauen, das besser funktioniert und das Vertrauen all derer gewinnt, die darauf angewiesen sind.

Die in diesem Artikel geäußerten Ansichten und Meinungen sind ausschließlich die des Autors und geben nicht notwendigerweise die von Isla Lipana & Co. wieder. Der Inhalt dient nur allgemeinen Informationszwecken und sollte nicht als Ersatz für eine spezifische Beratung verwendet werden.

Mac Kerwin Visda ist Direktor in der Abteilung Tax Services von Isla Lipana & Co., einer philippinischen Mitgliedsfirma des PricewaterhouseCoopers-Netzwerks. Er ist erreichbar unter mac.kerwin.visda@pwc.com.