PaymentWorks hat die Veröffentlichung der Studie „2026 Vendor Onboarding and Master Data Management“ angekündigt, ein von PaymentWorks in Auftrag gegebenes und von The Hackett Group durchgeführtes Forschungsvorhaben. Die Studie zeigt, dass die wachsende Lieferantenkomplexität die Prozesse belastet, mit denen Organisationen genaue Lieferanteninformationen pflegen, Lieferantenänderungen verwalten und Zahlungsrisiken mindern.

Vendor-Stammdaten in Enterprise-Resource-Planning-Systemen (ERP) enthalten die Lieferantenidentitätsinformationen, die die Procure-to-Pay-Prozesse von Bestellungen bis zu Zahlungen steuern. Mit wachsender Lieferantenzahl und zunehmenden Datenänderungen zeigen die Forschungsergebnisse, dass manuelle Prozesse, fragmentierte Governance und ungleichmäßige Automatisierung erhebliche nachgelagerte Ineffizienzen, Kosten und Risiken verursachen können.

Große und vielfältige Lieferketten

Die Befragten berichteten von umfangreichen und zunehmend komplexen Lieferketten. 58 % der Organisationen verwalten weltweit mehr als 5.000 aktive Lieferanten – ein Zeichen für die wachsende Vielfalt und Komplexität unternehmerischer Lieferketten. Weitere 49 % verarbeiten jährlich mehr als 5.000 Lieferanten Datenänderungen, was die Belastung zeigt, saubere und genaue Daten sicherzustellen. Da jeder dieser Datensätze in die Bestellungen und Zahlungen des Procure-to-Pay-Prozesses einfließt, verstärkt ein solches Volumen die Auswirkungen selbst kleiner Datenfehler.

Lücken bei Automatisierung und Governance

Laut der Studie fehlen vielen Organisationen die Automatisierungs- und Governance-Modelle, die für die Bewältigung dieser Funktion nötig sind. 66 % berichten von weitgehend manuellen oder nur teilweise automatisierten Onboarding-Prozessen, während 53 % unter teilweise zentralisierten oder dezentralisierten Governance-Modellen arbeiten – ein Hinweis auf fehlende Aufsicht und Kontrollen. Die manuelle Prüfung bleibt das vorherrschende Modell für die Bearbeitung von Lieferantenübermittlungen, sodass Mitarbeiter legitime Änderungsanfragen von betrügerischen unterscheiden müssen – genau jenes Risiko, das die meisten Befragten als ihre größte Sorge nennen.

Erhebliche Betriebskosten

Die Pflege von Vendor-Stamminformationen verursacht erhebliche Betriebskosten. 55 % der Befragten erfassen ihre Kosten für Lieferanten-Onboarding und -Pflege nicht oder sind sich unsicher – der tatsächliche finanzielle Aufwand bleibt in vielen Organisationen also ungemessen. Unter den Organisationen, die diese Kosten erfassen und ausweisen, beträgt die durchschnittlichen jährlichen Kosten für Onboarding und Pflege eines Lieferanten 182 USD. Diese Angabe pro Lieferant deutet darauf hin, dass eine durchschnittliche Organisation jährlich mehr als 1 Million USD an Vollzeitäquivalent-Kosten (FTE) für die Verwaltung ihrer Vendor-Stammdatei aufwendet.

Nachgelagerte Kosten und Risiken

Ungenaue oder unvollständige Vendor-Stamminformationen verursachen erhebliche nachgelagerte Kosten und Risiken. 94 % der Befragten sind besorgt über Lieferanten-Zahlungsbetrug und Identitätsmissbrauch durch Lieferanten, und 37 % erleben häufig oder sehr häufig Probleme mit Lieferantendaten. Zu den häufigen Folgen gehören fehlgeschlagene oder verzögerte Zahlungen, manuelle Nacharbeit, Lieferantenanfragen, doppelte oder widersprüchliche Datensätze sowie Prüfungs- und Compliance-Probleme.

Wachsende Anerkennung des strategischen Werts

Organisationen erkennen zunehmend den strategischen Wert vertrauenswürdiger Vendor-Stammdaten. 89 % bewerten saubere und gut governance-regulierte Lieferantendaten als Fähigkeit mit hohem oder sehr hohem Wert, 88 % glauben, dass eine verbesserte Datenakkuratheit und Konsolidierung die Lieferantenkonsolidierung und -optimierung unterstützen würde, und 85 % nennen Vorteile bei Prozesseffizienz und reduzierter operativer Komplexität. Diese Anerkennung steht im Kontrast zum betrieblichen Bild, das andernorts in der Studie dokumentiert wird: Dort bleibt das Onboarding weitgehend manuell und die Governance fragmentiert – dieselbe Lücke zwischen Ökosystemkomplexität und operativer Reife, die die Forscher von The Hackett Group hervorhoben.

Lieferantenidentität im Zeitalter von KI und agentenbasiertem Commerce

Die Ergebnisse erscheinen in einer Zeit, in der Unternehmen und Finanzinstitute mit KI-gestützter Identitätsfälschung und agentenbasiertem Commerce ringen – einschließlich der Frage, wie Identität, Autorisierung und Haftung etabliert werden, wenn Software im Namen von Unternehmen handelt. In dieser Umgebung werden Lieferantenidentität und Bankinformationen zu mehr als bloßen Backoffice-Einträgen: Sie sind Teil der Vertrauensinfrastruktur, die erforderlich ist, um festzustellen, mit wem ein Unternehmen transagiert, ob Informationsänderungen authentisch sind und welche Menschen oder Agenten zu welchen Handlungen befugt sind.

„Vendor-Stammdaten sind das Fundament aller nachgelagerten Procure-to-Pay-Aktivitäten“, sagte Thayer Stewart, CEO von PaymentWorks. „Organisationen haben dieses Thema entweder ignoriert oder entschieden, dass es zu schwierig zu lösen ist. Angesichts der Explosion von Identitätsfälschungs-Betrugsmaschen und dem Aufkommen agentenbasierten Handels ist es jedoch die ‚Elefant im Raum‘-Frage, die angegangen werden muss.“

„Was in der Forschung auffiel, ist die wachsende Lücke zwischen der Komplexität des Lieferantenökosystems und der operativen Reife“, sagte Annie Cody-Nesser, Senior Manager, Procurement and Purchase-to-Pay Applied Intelligence bei The Hackett Group. „Viele Organisationen setzen weiterhin auf manuelle Prozesse, fragmentierte Governance und isolierte Technologien, um jährlich Tausende Lieferantendatensätze und -änderungen zu verwalten. Diese Realität unterstreicht, warum Lieferantenstammdatenmanagement zunehmend nicht mehr als administrative Notwendigkeit, sondern als strategische Fähigkeit betrachtet wird, die Risikomanagement und Unternehmensleistung unterstützt.“

Quelle: GlobalFinTechSeries