ClearLane (getclearlane.com), ein Anbieter von Freight-Back-Office-Services, hat heute ein dediziertes Tracking von Certificates of Insurance (COI) sowie eine Überwachung der Carrier-Versicherung für Freight Brokerages und 3PLs angekündigt. Der Service ist darauf ausgelegt, aktuelle Versicherungsunterlagen im gesamten Carrier-Netzwerk eines Brokers auf dem neuesten Stand zu halten, indem Ablaufdaten, Deckungssummen und Policenänderungen verfolgt werden.

„Niemand bemerkt ein abgelaufenes COI, bis ein Schadenfall eintritt. Dann ist es das Problem des Brokers. Nur kontinuierliches Tracking kann dem einen Schritt voraus sein.“ — Alexander Kochas, Founder & Head of Operations, ClearLane

Ein COI ist nur an dem Tag korrekt, an dem es ausgestellt wurde. Policen können wegen Nichtzahlung vorzeitig gekündigt werden, Deckungssummen können sich bei der Verlängerung ändern, und Zertifikate können ablaufen, während der Carrier weiterhin Fracht transportiert. Wenn ein Broker einen Load an einen Carrier vergibt, dessen Auto-Haftpflicht- oder Cargo-Deckung abgelaufen ist, ist der Broker einem Risiko ausgesetzt, von dem er möglicherweise nichts weiß. In vielen Fällen wird die Lücke erst sichtbar, nachdem ein Anspruch eingereicht wurde.

Das Compliance-Team von ClearLane erfasst COIs beim Onboarding von Carriern, überwacht Ablaufdaten im gesamten Carrier-Netzwerk, fordert aktualisierte Zertifikate vor der Verlängerung an, prüft Auto-Haftpflicht- und Cargo-Deckungssummen anhand der Anforderungen des Brokers und markiert Carrier, deren Deckung abgelaufen ist oder unter die Schwelle gefallen ist. Der Service ist Teil des umfassenderen Freight-Back-Office-Angebots von ClearLane, zu dem auch die Überwachung der FMCSA-Authority und das Tracking von Safety Ratings gehören.

Für eine Brokerage mit 200 oder mehr aktiven Carriern kann allein das COI-Tracking eine kontinuierliche Arbeitslast darstellen. Zertifikate laufen das ganze Jahr über gestaffelt ab, Carrier wechseln Versicherer, und Agenten senden aktualisierte Dokumente, die geprüft und archiviert werden müssen. Wird dies manuell erledigt, wird die Arbeit in geschäftigen Zeiten oft nach hinten gestellt — genau dann, wenn Loads bewegt werden und das Risiko am höchsten ist. ClearLane sagt, dass sein dediziertes Team das Tracking unabhängig vom Load-Volumen kontinuierlich aufrechterhält. Für Teams, die die Prüfung intern behalten möchten, bietet ClearLane außerdem eine kostenlose Vorlage für das Tracking der Carrier-Compliance an.

Das finanzielle Risiko durch eine einzige abgelaufene Police kann die Kosten eines jahrelangen COI-Trackings bei Weitem übersteigen. Ein Cargo-Schaden auf einem Load im Wert von 50,000 $, bei dem die Deckung des Carriers zwei Wochen vor dem Vorfall abgelaufen war, kann dazu führen, dass der Broker für eine Haftung einstehen muss, von der er annahm, sie sei abgedeckt. Eine Lücke in der Auto-Haftpflicht bei einem Unfall kann in den sechs- oder siebenstelligen Bereich gehen. ClearLane sagte, dies seien keine hypothetischen Szenarien, sondern der Grund, weshalb FMCSA-Compliance und Versicherungsprüfungen als Anforderungen existieren. Der Unterschied zwischen Brokerages, die Lücken erkennen, und solchen, die es nicht tun, liegt laut dem Unternehmen darin, ob das Tracking kontinuierlich läuft oder nur beim Onboarding. Das Compliance-Team von ClearLane arbeitet kontinuierlich.

Zu den Services von ClearLane gehören: POD- und Dokumentenbeschaffung, Prüfung und TMS-Upload; Prüfung von Carrier-Rechnungen und AP-Verarbeitung, einschließlich Abgleich von Rate Confirmations, Prüfung von Accessorials und Erkennung von Doppelungen; Überwachung der Carrier-Compliance, einschließlich FMCSA-Authority-Status, COI-Tracking und Versicherungsprüfung; Abrechnung von Shippern und Kundenrechnungsstellung, einschließlich Rechnungserstellung, Anhang von PODs sowie Portal- und EDI-Übermittlung; Debitorenmanagement und Inkasso, einschließlich Aging-Überwachung, Zahlungserinnerungen und Streitbeilegung; Revenue-Recovery-Audit vor der Rechnungsstellung, einschließlich nicht erfasster Detention-, Layover-, TONU- und Lumper-Gebühren vor der Abrechnung; sowie ausgelagerte Buchhaltung, einschließlich Bankabstimmung, Transaktionskategorisierung, AP/AR-Erfassung, Kreditkartenabstimmung und Monatsabschluss.