Wichtige Punkte:

• Im Rahmen des Engagements des Bureau of Internal Revenue (BIR) zur Modernisierung der Steuerverwaltung müssen betroffene Unternehmen bis zum 31. Dez. 2026 elektronische Rechnungen ausstellen.
• Betroffene Unternehmen sollten prüfen, ob ihre bestehenden Buchhaltungs- und Informationssysteme die Anforderungen des BIR an die elektronische Rechnungsstellung erfüllen.
• Neben den Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung werden Unternehmen auch dazu angehalten, die möglichen Auswirkungen einer künftigen Einführung des Electronic Sales Reporting System (ESRS) zu berücksichtigen.

Das Bureau of Internal Revenue (BIR) beschleunigt seine digitale Transformationsagenda durch die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung und schließlich der Anforderungen an die elektronische Verkaufsberichterstattung für Steuerpflichtige. Die Philippinen reihen sich damit in eine wachsende Zahl von Ländern ein – darunter mehrere ASEAN-Nachbarn wie Vietnam, Thailand und Singapur –, die verbindliche Rahmenwerke für elektronische Rechnungen eingeführt haben oder einführen, um Steuerschlupflöcher zu schließen und die Einnahmenerhebung zu modernisieren. Während sich Unternehmen auf diese Veränderungen vorbereiten, ist das Verständnis des Unterschieds zwischen elektronischer Rechnungsstellung und elektronischer Verkaufsberichterstattung sowie die Bewertung der Bereitschaft bestehender Systeme und Prozesse entscheidend, um Compliance zu erreichen und Störungen zu minimieren.

Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung

Im Jahr 2017 führte das Tax Reform for Acceleration and Inclusion (TRAIN) Law (Republic Act No. 10963) für bestimmte Steuerpflichtige das Konzept der Ausstellung elektronischer Rechnungen und des Electronic Sales Reporting System (ESRS) ein. Dieses digitale Rahmenwerk, das durch die Sections 237 und 237-A des National Internal Revenue Code (NIRC) in der jeweils geltenden Fassung vorgeschrieben ist, soll die Übermittlung von Verkaufsdaten aus Buchhaltungssystemen an das BIR automatisieren.

Durch Revenue Regulations (RR) Nos. 11-2025 und 26-2025 verpflichtete das BIR die folgenden Steuerpflichtigen, die Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung – also die Ausstellung elektronischer Rechnungen – bis zum 31. Dez. 2026 zu erfüllen:

• Steuerpflichtige, die im elektronischen Handel (e-commerce) oder bei Internettransaktionen tätig sind und als Small, Medium und Large Taxpayers eingestuft werden (Micro Taxpayers sind ausgenommen);
• Steuerpflichtige, die in den Zuständigkeitsbereich des Large Taxpayers Service (LTS) fallen;
• Steuerpflichtige, die gemäß Republic Act (RA) No. 11976 (Ease of Paying Taxes Act) und RR No. 8-2024 als Large Taxpayers eingestuft sind;
• Steuerpflichtige, die Computerized Accounting Systems (CAS) und Computerized Books of Account (CBA) mit Accounting Records (mit elektronischer Rechnungsstellung) sowie andere Rechnungssoftware verwenden.

Sobald das Daten‑Speicher- und Verarbeitungssystem des BIR, auch bekannt als Electronic Invoicing (e-Invoicing) oder Electronic Receipting (e-Receipting) System (EIS), vollständig eingerichtet ist, wird die Verpflichtung auf Exporteure, Registered Business Enterprises (RBEs), Steuerpflichtige mit POS-Systemen und andere vom Commissioner identifizierte Steuerpflichtige ausgeweitet.

Das BIR stellte klar, dass eine elektronische Rechnung den Käufern in digitaler Form übermittelt wird, etwa als Anhang per E-Mail. Außerdem wird sie systemgeneriert in strukturierten Rechnungsdaten erstellt, die leicht extrahiert und elektronisch an das BIR zur elektronischen Verkaufsberichterstattung übermittelt werden können. Die Behörde betonte, dass ein Foto oder ein gescannter Ausdruck einer physischen oder manuell ausgestellten Papierrechnung keine elektronische Rechnung darstellt.

Über die Pflicht zur Ausstellung elektronischer Rechnungen hinaus wird von den genannten Steuerpflichtigen erwartet, die Anforderungen an die elektronische Verkaufsberichterstattung zu erfüllen, sobald diese auf Seiten des BIR in Betrieb gehen.

ESRS und das elektronische Rechnungssystem

Das im TRAIN Law eingeführte ESRS bezeichnet die elektronische Meldung und Übermittlung von Verkaufsdaten an das BIR. Das EIS hingegen dient als Plattform, über die das BIR diese Informationen empfängt, verarbeitet und speichert.

ESRS und EIS wurden 2022 zunächst für 100 große Steuerpflichtige eingeführt. Eine breitere Umsetzung wurde jedoch verschoben, nachdem sowohl die teilnehmenden Steuerpflichtigen als auch das BIR in der Pilotphase auf operative und technische Herausforderungen gestoßen waren.

Jüngste Entwicklungen deuten jedoch auf Fortschritte bei den Digitalisierungsinitiativen des BIR hin. Die Behörde hat kürzlich das EIS Post-Management Support Project mit der Korea International Cooperation Agency (KOICA) abgeschlossen, wodurch die Funktionalitäten des EIS verbessert und die Fähigkeit des BIR gestärkt wurden, das System eigenständig zu betreiben und zu warten. Dieser Fortschritt dürfte die spätere Einführung der elektronischen Verkaufsberichterstattung für betroffene Unternehmen unterstützen.

Künftige Berichtspflichten

Digital and Data Transformation ist ein Bestandteil der Five Point Reform and Legacy Agenda des BIR. Mithilfe von Technologie strebt das BIR eine schnellere, genauere und effizientere Steuerverwaltung an. Während das Bureau mit der elektronischen Rechnungsstellung und schließlich mit der elektronischen Verkaufsberichterstattung voranschreitet, müssen betroffene Unternehmen möglicherweise ihre Buchhaltungs- und Informationssysteme, Prozesse und Governance-Strukturen überprüfen, um sicherzustellen, dass sie mit den umfassenderen Digitalisierungsinitiativen des BIR im Steuerbereich im Einklang stehen.

Dementsprechend sollten betroffene Unternehmen angesichts der Compliance-Frist am 31. Dez. 2026 mit den Vorbereitungen beginnen.

Darüber hinaus müssen Unternehmen im Zusammenhang mit Systemverbesserungen, Upgrades und Änderungen Folgendes berücksichtigen:

Erstens müssen sie ein neues Acknowledgment Certificate (AC) für CAS einholen, falls die Verbesserungen finanzielle Auswirkungen haben. Zweitens können sie Anspruch auf zusätzliche Steuerabzüge in Höhe von 50 % oder 100 % der Gesamtkosten für die Einrichtung eines ESRS haben, und zwar in dem Veranlagungsjahr, in dem das ESRS fertiggestellt oder vollständig bezahlt wurde.

Obwohl das ESRS letztlich von der Bereitschaft des BIR abhängt, Daten zu empfangen und zu verarbeiten, und – anders als die Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung – noch keine feste Compliance-Frist hat, kann es für betroffene Unternehmen dennoch sinnvoll sein, die Bereitschaft ihrer Systeme über die bloße Ausstellung elektronischer Rechnungen hinaus zu prüfen und die Fähigkeit zur Unterstützung künftiger Anforderungen an die elektronische Verkaufsberichterstattung des BIR zu berücksichtigen.

Da das Bureau seine Digitalisierungsbemühungen im Steuerbereich weiter vorantreibt, kann eine frühzeitige Vorbereitung Unternehmen dabei helfen, Implementierungskosten zu steuern, operative und Compliance-Risiken zu minimieren und sich wirksamer in der sich wandelnden Steuer-Compliance-Landschaft zurechtzufinden.

Verbesserte Compliance durch Digitalisierung

Der Vorstoß des BIR in Richtung elektronische Rechnungsstellung und elektronische Verkaufsberichterstattung stellt einen bedeutenden Schritt zur Modernisierung der Steuerverwaltung und zur Verbesserung der Compliance durch Digitalisierung dar. Obwohl die elektronische Verkaufsberichterstattung weiterhin von der Bereitschaft des BIR abhängt, ist für die elektronische Rechnungsstellung bereits eine feste Compliance-Frist gesetzt, sodass betroffene Steuerpflichtige nur wenig Zeit zur Vorbereitung haben.

Unternehmen sollten daher über die Erfüllung der unmittelbaren Rechnungsstellungspflichten hinaus prüfen, ob ihre Systeme und Governance-Strukturen das vom BIR vorgesehene breitere digitale Berichtsumfeld unterstützen können. Wenn Organisationen jetzt proaktive Schritte unternehmen, können sie sich effizienter auf die Einhaltung der Vorgaben einstellen, Implementierungskosten besser steuern und sich an die sich entwickelnde Steuerverwaltungslandschaft auf den Philippinen anpassen.

Dieser Artikel dient ausschließlich allgemeinen Informationszwecken und ersetzt keine professionelle Beratung, wenn die Umstände dies erfordern. Die oben geäußerten Ansichten und Meinungen sind die des Autors und geben nicht notwendigerweise die Ansichten von SGV \u0026 Co. wieder.

Abigail Marie T. Alcaraz ist Senior Director im Global Compliance and Reporting (GCR)-Service Line von SGV \u0026 Co.