Seit Jahren legt das Bureau of Internal Revenue (BIR) die Grundlagen für den Übergang der Philippinen zur elektronischen Rechnungsstellung (E-Invoicing) – Teil des breiteren Vorstoßes der Regierung hin zu einem effizienteren, transparenteren und datengetriebenen Steuersystem. Praktisch bedeutet der Wandel, dass die Rechnungsstellung in Systeme verlagert wird, die Rechnungen elektronisch ausstellen und übermitteln sowie Verkaufsdaten in einem vorgeschriebenen digitalen Format an die Behörde melden. Was einst als künftige Compliance-Anforderung galt, wird nun zur betrieblichen Realität.

Mit dem Erlass der Revenue Memorandum Circular (RMC) No. 98-2026 ist das BIR über die Politikentwicklung hinaus in die aktive Umsetzung eingetreten. Die Verordnung legt die maßgeblichen Richtlinien dar und bekräftigt, dass erfasste Steuerpflichtige bis zum 31. Dezember konform sein müssen.

Wer muss complyen

Die RMC bekräftigt folgende Kategorien erfasster Steuerpflichtiger im Hinblick auf die E-Invoicing-Compliance:

• Steuerpflichtige, die E-Commerce- oder Internettransaktionen tätigen, klassifiziert als Small, Medium und Large Taxpayers (Micro Taxpayers sind ausgenommen);
• Steuerpflichtige unter der Zuständigkeit des Large Taxpayers Service;
• Steuerpflichtige, die gemäß dem Ease of Paying Taxes Act und den Revenue Regulations (RR) No 08-2024 als Large Taxpayers eingestuft sind, d. h. solche, deren Bruttoumsätze in einem Veranlagungsjahr 1.000.000.000 Peso oder mehr betragen;
• Steuerpflichtige, die ein Computerized Accounting System oder Computerized Books of Account with Accounting Records (mit E-Invoicing) sowie andere Fakturierungssoftware nutzen; und
• Weitere Steuerpflichtige, wie es der Commissioner of Internal Revenue verlangen kann.

Für erfasste Steuerpflichtige ist die Feststellung, ob sie in den Geltungsbereich fallen, jedoch nur der Ausgangspunkt. Die schwierigere Aufgabe besteht darin, sicherzustellen, dass ihre Systeme und Prozesse bis zur vorgeschriebenen Frist bereit sind, um die Anforderungen der elektronischen Rechnungsstellung zu erfüllen.

Ist die vorgeschriebene Frist ausreichend?

Auch wenn die politische Richtung klar ist, bestehen mehrere Umsetzungsbedenken. Dazu gehören die begrenzte Zeit zur Vervollständigung von Systemerweiterungen, das Fehlen akkreditierter Electronic Invoicing Service Providers (ESPs), Unsicherheiten über die technischen Anforderungen sowie das Fehlen konkreter Leitlinien für die Vorbereitung und Beantragung der erforderlichen Genehmigungen.

Die Herausforderung ist nicht mangelnde Compliance-Bereitschaft. Für viele Unternehmen ist E-Invoicing weniger eine Compliance-Übung als vielmehr ein Betriebs- und Technologieprojekt. Es verlangt von den Unternehmen, ihre Systeme zu bewerten, sich mit Softwareanbietern zu koordinieren, Erweiterungen umzusetzen, Tests durchzuführen und BIR-Genehmigungen einzuholen. Angesichts des Transaktionsvolumens der erfassten Steuerpflichtigen ist vernünftigerweise mit erheblichem Zeitaufwand zu rechnen, und diese Aktivitäten lassen sich nicht in eine Last-Minute-Übung in den letzten drei Monaten des Jahres pressen, ohne die Umsetzungs- und Compliance-Risiken zu erhöhen.

Zwar ist die Compliance-Frist nicht neu, doch die spezifischen E-Invoicing-Richtlinien wurden erst am 22. September erlassen. Fairerweise hatte das BIR die E-Invoicing-Pflicht bereits im Februar 2025 angekündigt, als die ursprüngliche Frist auf März 2026 festgelegt wurde. Diese Frist wurde später unter den Revenue Regulations (RR) No. 26-2025 auf den 31. Dezember verschoben. Angesichts fehlender umfassenderer Leitlinien zu den betrieblichen und technischen Anforderungen haben viele Steuerpflichtige jedoch bedeutende Umsetzungsarbeiten aufgeschoben.

Mit nur wenigen Monaten bis zur Compliance-Frist stehen erfasste Steuerpflichtige nun vor der Aufgabe, die für die Anpassung ihrer Systeme und Prozesse erforderlichen Ressourcen zu planen zu sichern. Die Frage ist, ob das verbleibende Umsetzungsfenster ausreicht, um die notwendigen Anpassungen vorzunehmen und eine sinnvolle Compliance zu erreichen.

Keine akkreditierten ESPs verfügbar

Eine weitere Herausforderung ist das derzeitige Fehlen akkreditierter ESPs. Viele Steuerpflichtige, insbesondere ohne eigenes computergestütztes Buchführungssystem (CAS), müssen möglicherweise auf Drittanbieter zurückgreifen, um die E-Invoicing-Anforderungen zu erfüllen. Ohne eine Liste akkreditierter ESPs fällt es Steuerpflichtigen möglicherweise schwer, verfügbare Lösungen zu bewerten und mit der Systementwicklung oder -integration zu beginnen.

Das Fehlen akkreditierter Anbieter verengt das Compliance-Fenster für Steuerpflichtige, die auf Drittanbieter setzen wollen. Diese könnten Schwierigkeiten haben, rechtzeitig einen Anbieter auszuwählen und zu integrieren und danach die notwendigen Anpassungen im verbleibenden Dreimonatszeitraum zu planen und umzusetzen.

Erfüllung des vorgeschriebenen Datenformats

Nach der RMC schreibt das bestehende elektronische Rechnungssystem des BIR die Verwendung des JavaScript Object Notation (JSON)-Formats für die Übermittlung von Verkaufsdaten vor. Steuerpflichtige, die andere Dateiformate verwenden, dürfen dies fortsetzen, sofern die erforderlichen Verkaufsdaten in das vom BIR vorgeschriebene Format konvertiert und in diesem übermittelt werden können.

Auch wenn diese Flexibilität vorteilhaft erscheint, da Steuerpflichtige JSON nicht als Standarddateiformat übernehmen müssen, müssen sie dennoch prüfen, ob ihre bestehenden Systeme die erforderliche Datenkonvertierung unterstützen und, falls nicht, welche Anpassungen oder Erweiterungen nötig sind.

Während es praktisch sein kann, das vorgeschriebene Format von Anfang an zu übernehmen, um künftige Modifikationen zu minimieren, müssen Steuerpflichtige angesichts der näher rückenden Compliance-Frist abwägen, ob die verbleibende Umsetzungszeit ausreicht, um diese Entscheidungen zu treffen und wirksam umzusetzen.

Genehmigungs- und Zertifizierungsanforderungen

Erweiterungen eines bestehenden CAS, die die elektronische Ausstellung und Übermittlung von Rechnungen sowie die elektronische Berichterstattung von Verkaufsdaten ermöglichen, können eine wesentliche Systemerweiterung darstellen. Dies kann erfordern, dass Steuerpflichtige ein neues Acknowledgment Certificate (AC) beantragen – ein Verfahren, das von der Einreichung bis zur Ausstellung erhebliche Zeit in Anspruch nehmen kann.

Darüber hinaus verlangt die RMC von Steuerpflichtigen, eine Permit to Issue (PTI) für elektronische Rechnungen zu erwerben, als Nachweis ihrer Befugnis, Rechnungen auszustellen, die den vorgeschriebenen E-Invoicing-Anforderungen entsprechen. Die PTI ersetzt nicht das bestehende AC für die Nutzung des CAS.

Gemäß der RMC muss ein PTI-Antrag innerhalb von 20 Arbeitstagen nach Eingang der vollständigen Unterlagen beim BIR geprüft werden. Angesichts dieser Bearbeitungsist ist es ratsam, Anträge so früh wie möglich einzureichen, um eine rechtzeitige Compliance sicherzustellen, was jedoch nicht machbar sein dürfte, solange die spezifischen Richtlinien für PTI-Anträge noch ausstehen.

Steuerpflichtige müssen außerdem innerhalb von sechs Monaten ab Ausstellung der PTI eine Zertifizierung für elektronische Rechnungsstellung und Verkaufsberichterstattung (EIS) erwerben. Auch wenn diese Zertifizierung bis zum 31. Dezember nicht verpflichtend ist, sollten Steuerpflichtige sich proaktiv darauf vorbereiten, da eine Nichterlangung zum Widerruf der bestehenden PTI führt.

Abschließende Gedanken zur Compliance-Bereitschaft

Diese Bedenken veranschaulichen die Lücke zwischen den E-Invoicing-Compliance-Pflichten und der praktischen Realität der Steuerpflichtigen. Da die Digitalisierung breit begrüßt und unterstützt wird, stellt sich nicht mehr die Frage, ob Steuerpflichtige complyen sollen; die Pflicht ist klar. Die dringendere Frage ist, ob die Anforderungen, technischen Leitlinien und akkreditierten Anbieter im selben Tempo reifen wie die Compliance-Pflicht selbst. Für viele ist die Compliance zu einem Wettlauf gegen die Zeit geworden, bei dem regulatorische Anforderungen die betriebliche Bereitschaft und die technologischen Fähigkeiten überholen.

Angesichts dieser Herausforderungen wäre es an der Zeit, dass das BIR sowohl den Umsetzungszeitplan als auch die aktuellen Richtlinien überprüft. Statt zentrale Verfahrens-, Technik- und Compliance-Anforderungen auf künftige Erlasse zu verschieben, würde die vorzeitige Veröffentlichung konsolidierter Leitlinien den Steuerpflichtigen mehr Klarheit bieten. Solche Schritte würden nicht nur die Compliance-Belastung erleichtern, sondern auch eine wirksamere Umsetzung fördern. Letztlich wird der wahre Maßstab des Erfolgs nicht sein, ob Steuerpflichtige die Frist auf dem Papier einhalten, sondern ob sie Systeme etablieren können, die eine genaue, zuverlässige und nachhaltige Compliance ermöglichen. Für Steuerpflichtige, die beobachten, wie sich dies entwickelt, sind die praktischen Fortschrittsindikatoren die Veröffentlichung einer Liste akkreditierter ESPs, der Erlass der ausstehenden PTI-Antragsrichtlinien und konsolidierte Verfahrens- und Technikleitlinien des BIR – all dies steht derzeit noch aus.

Die in diesem Artikel geäußerten Ansichten oder Meinungen sind ausschließlich die des Autors geben nicht unbedingt die von Isla Lipana & Co. wieder. Der Inhalt dient ausschließlich allgemeinen Informationszwecken und sollte nicht als Ersatz für eine spezifische Beratung verwendet werden.

Maria Alyssa Mae Panis ist Managerin in der Tax Services-Abteilung von Isla Lipana & Co., der philippinischen Mitgliedsfirma des PricewaterhouseCoopers-Netzwerks. Sie ist erreichbar unter maria.alyssa.mae.a.panis@pwc.com.