对许多白领职场人士而言，会议已成为一种挥之不去的困扰：它们常常拖沓冗长、打断专注工作，而且很少需要所有人参与。为此，企业领导人开始为参与讨论的时机设定界限，以保护自己的时间。Dropbox联席CEO Ashraf Alkarmi遵循一条简单的法则来决定哪些会议值得参加。

“我会选择那些在一个季度内能够取得重大进展的事情，”Alkarmi在近期接受Business Insider采访时表示，“因此它成为了我安排时间优先级的一个筛选器。”

为了有选择地参加会议，Alkarmi在这家市值73亿美元的云存储公司每季度设定五个必须实现的目标——他与联合创始人Drew Houston共同执掌这家公司。他利用这些重要的目标领域——如人才、业务和绩效——来规划每周日程，并决定将精力投向何处。

为确保所有人达成共识，这位Dropbox联席CEO会向自己的核心圈子、幕僚长和行政团队分享他的关键优先事项。他解释说，当大量事务落到他肩上时，这些目标“始终优先”。

例如，在第一季度，Alkarmi仔细梳理数据，致力于寻找降低客户流失率的方案——对于依赖客户持续续订的订阅软件企业而言，这是一项备受关注的指标。取得“有意义的进展”、推动这一指标改善，成为他在Dropbox业务方面的主要优先事项之一。为了保持各项工作井然有序，这位领导人使用每日任务追踪应用Trello来跟进自己的季度目标。坚持这份五项目标清单，也帮助他在繁忙的日程中筛选出哪些沟通值得投入大块时间。

“有时我会收到与这些事情无关的会议邀请，我就不去，”Alkarmi补充道。

Alkarmi的这种有的放矢的做法，也让他清楚地知道何时需要亲自介入优先事项，何时可以退后一步依靠团队。

“在Dropbox，我们的使命是设计一种更明智的工作方式，对我而言，其中一部分就是有意识地安排自己的时间投向，”Alkarmi在提供给Fortune的一份声明中表示。“清晰的优先事项帮助我专注于能够产生最大影响的地方。同样重要的是，它们让我知道自己何时需要亲临现场，何时可以信任团队继续推进工作。”

CEO们各有自己的会议法则：下午不安排通话、减少一对一沟通、更晚的开工时间

与Alkarmi一样，其他CEO也在保护自己的日程表免受不必要的会议侵扰，并将不受打扰的专注时间视为值得守护的资源。这种担忧甚至影响了公司政策：微软每年的《工作趋势指数》（Work Trend Index）研究多次指出，会议是干扰专注工作的主要因素；Shopify则在2023年取消了三人及以上的例会，并设立了“无会议星期三”。

西南航空CEO Bob Jordan公开指出，会议正在挤占真正需要完成的实际工作。为此，他设定了2026年目标：每周三、周四和周五的下午保持日程完全清空，禁止任何人在这些时段预约通话。

Jordan承认，这种做法在某些高管听来可能有些“疯狂”，但他的理由是，CEO受聘从事的是只有他们才能完成的工作——而如果被困在一场接一场的会议中，这种情况很少会发生。

“刚起步时，人们很容易把忙碌和开会误认为是领导力，”Jordan去年在纽约时报DealBook峰会的CEO小组讨论上表示。“因为我们所有人——我确信——都会发现，根本没有时间‘干活’，于是就把开会当成了工作本身。”

同样，市值5.3万亿美元的科技巨头英伟达联合创始人兼CEO黄仁勋（Jensen Huang）也通过优先考虑效率而非定期沟通，精简了自己的日常工作安排。这位芯片行业领袖认为，频繁与55位直接下属逐一碰面并不是对他时间的最佳利用，因为接连不断的会议只会塞满他的工作日程并拖慢他的节奏。相反，他为更广泛的全团队协作腾出空间——黄仁勋表示，这也有助于在全球最大的公司之一内部保持透明度。

“我不和他们中的任何人进行一对一会议，除非他们需要我；那样我会为他们放下一切，”黄仁勋在2024年的斯坦福经济政策研究所峰会上表示。“他们从不会听到我只说给他们个人听的话。没有任何一条信息是我暗中告诉某些员工而不告诉公司其他人的。”

Airbnb CEO Brian Chesky则为自己一天的节奏制定了规则。他认为，任何领导人都不应为自己选择经营企业的方式道歉——而他本人也坦率地践行着这一主张。尽管许多领导人奉行早起苦干的理念，Chesky却在夜晚较晚时才进入最佳创造状态。因此，他为自己参加会议的时间设定了界限，上午10点之前不接受任何通话。

“当你身为CEO时，”Chesky去年告诉《华尔街日报》，“你可以决定每天的第一场会议什么时候开。”

纵观这四位领导人的方法，共同点在于将日程表视为需要主动管理的对象，而不是被动填满的空间。