PaymentWorks ogłosiło publikację badania 2026 Vendor Onboarding and Master Data Management Study, zleconego przez PaymentWorks i przeprowadzonego przez The Hackett Group. Z badania wynika, że rosnąca złożoność ekosystemu dostawców obciąża procesy, na których organizacje polegają, aby utrzymywać dokładne informacje o dostawcach, zarządzać zmianami i ograniczać ryzyko płatności.

Dane główne dostawców przechowywane w systemach planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) zawierają informacje o tożsamości dostawców, które napędzają procesy procure-to-pay, od zamówień zakupu po płatności. W miarę wzrostu liczby dostawców i zmian w danych badanie pokazuje, że ręczne procesy, fragmentaryczne zarządzanie i nierównomierna automatyzacja mogą powodować znaczące nieefektywności, koszty i ryzyko w dalszych etapach.

Duże i zróżnicowane łańcuchy dostaw

Respondenci zgłaszali łańcuchy dostaw zarówno rozległe, jak i coraz bardziej złożone. 58% organizacji zarządza globalnie ponad 5 000 aktywnych dostawców, co świadczy o rosnącej różnorodności i złożoności korporacyjnych łańcuchów dostaw. Kolejne 49% przetwarza rocznie ponad 5 000 zmian danych dostawców, co ujawnia ciężar, jaki organizacje ponoszą, aby utrzymywać dane czyste i dokładne. Ponieważ każdy z tych rekordów zasila zamówienia zakupu i płatności w ramach procesów procure-to-pay, taka skala mnoży skutki nawet drobnych błędów w danych.

Luki w automatyzacji i zarządzaniu

Według badania wiele organizacji nie dysponuje automatyzacją i modelami zarządzania potrzebnymi do obsługi tej funkcji. 66% zgłasza procesy onboardingowe w większości ręczne lub tylko częściowo zautomatyzowane, a 53% funkcjonuje w ramach częściowo scentralizowanych lub zdecentralizowanych modeli zarządzania, co wskazuje na brak nadzoru i kontroli. Ręczna weryfikacja pozostaje dominującym modelem obsługi aktualizacji zgłaszanych przez dostawców, pozostawiając pracownikom zadanie odróżniania legalnych wniosków o zmianę od oszukańczych — czyli dokładnie tego ryzyka, które najbardziej niepokoi większość respondentów.

Znaczące koszty operacyjne

Utrzymanie danych głównych dostawców wiąże się z istotnymi kosztami operacyjnymi. 55% respondentów nie śledzi swoich kosztów wdrożenia i utrzymania dostawców — lub nie jest ich pewnych — co oznacza, że prawdziwy ślad finansowy tej funkcji pozostaje niemierzony w wielu organizacjach. Wśród organizacji, które te koszty śledzą i raportują, średni roczny koszt wdrożenia i utrzymania dostawcy wynosi 182 dolary. Ta wartość na dostawcę sugeruje, że przeciętna organizacja wydaje rocznie ponad 1 milion dolarów na koszty pełnych etatów (FTE) związane z zarządzaniem plikiem danych głównych dostawców.

Koszty i ryzyko w dalszych etapach

Nieprecyzyjne lub niekompletne dane główne dostawców powodują znaczne koszty i ryzyko w dalszych etapach. 94% respondentów obawia się oszustw płatniczych i podszywania się pod dostawców, a 37% doświadcza problemów z danymi dostawców często lub bardzo często. Typowe skutki to nieudane lub opóźnione płatności, ręczna poprawka błędów, zapytania od dostawców, zduplikowane lub sprzeczne rekordy oraz problemy z audytem i zgodnością.

Rosnące uznanie wartości strategicznej

Organizacje coraz częściej dostrzegają strategiczną wartość wiarygodnych danych głównych dostawców. 89% ocenia czyste i dobrze zarządzane dane dostawców jako zdolność o wysokiej lub bardzo wysokiej wartości, 88% uważa, że poprawa dokładności i konsolidacji danych dostawców wspierałaby konsolidację i racjonalizację dostawców, a 85% wskazuje na korzyści w zakresie efektywności procesów i zmniejszenia złożoności operacyjnej. To uznanie kontrastuje z obrazem operacyjnym udokumentowanym w innych częściach badania, gdzie onboarding pozostaje w dużej mierze ręczny, a zarządzanie fragmentaryczne — to sama luka między złożonością ekosystemu a dojrzałością operacyjną, którą podkreślili badacze z The Hackett Group.

Tożsamość dostawców w erze AI i handlu agentowego

Wyniki pojawiają się w momencie, gdy firmy i instytucje finansowe zmagają się z podszywaniem się z użyciem AI i handlem agentowym, w tym z kwestiami tego, jak ustalana jest tożsamość, autoryzacja i odpowiedzialność, gdy oprogramowanie działa w imieniu firm. W takim otoczeniu tożsamość dostawcy i informacje bankowe stają się czymś więcej niż zapisami zaplecza biurowego: są częścią infrastruktury zaufania wymaganej do ustalenia, z kim firma dokonuje transakcji, czy zmiany informacji są autentyczne i co ludzie lub agenci mają prawo robić.

„Dane główne dostawców są fundamentem wszystkich dalszych działań procure-to-pay” — powiedział Thayer Stewart, CEO PaymentWorks. „Organizacje albo je ignorowały, albo uznały, że to zbyt trudny problem do rozwiązania. Jednak w obliczu eksplozji oszustw opartych na podszywaniu się pod dostawców i pojawienia się handlu agentowego jest to «słoń w pokoju», którym trzeba się zająć”.

„To, co zwróciło uwagę w badaniu, to rosnąca luka między złożonością ekosystemu dostawców a dojrzałością operacyjną” — powiedziała Annie Cody-Nesser, Senior Manager, Procurement and Purchase-to-Pay Applied Intelligence w The Hackett Group. „Wiele organizacji nadal polega na ręcznych procesach, fragmentarycznym zarządzaniu i odseparowanych technologiach, aby zarządzać tysiącami rekordów i zmian dostawców rocznie. Ta rzeczywistość podkreśla, dlaczego zarządzanie danymi dostawców jest coraz częściej postrzegane nie jako konieczność administracyjna, lecz jako zdolność strategiczna wspierająca zarządzanie ryzykiem i wyniki przedsiębiorstwa”.

Źródło: GlobalFinTechSeries