W tym roku Biuro Podatkowe (Bureau of Internal Revenue, BIR) wprowadziło program reform DARES – pięciopunktowe ramy oparte na transformacji cyfrowej i danych, reformie kontroli i odpowiedzialności, poborze dochodów i ochronie bazy podatkowej, wzmacnianiu pozycji i opiece nad pracownikami oraz doskonałości usług i współpracy z interesariuszami.

Program odzwierciedla przekonanie BIR, że skuteczna administracja podatkowa nie może już opierać się wyłącznie na tradycyjnych, papierowych procesach. Biuro dąży zamiast tego do bardziej zdigitalizowanej, opartej na danych i analizie ryzyka administracji podatkowej – zdolnej poprawić poziom zgodności, wzmocnić pobór dochodów i zwiększyć zaufanie publiczne do systemu podatkowego. Filipiny nie są w tym kierunku osamotnione; rządy w Azji Południowo-Wschodniej i innych regionach w ostatnich latach wprowadzają reżimy elektronicznego fakturowania i cyfrowego raportowania sprzedaży w ramach szerszych działań na rzecz zmniejszania luki podatkowej i modernizacji administracji skarbowej.

Jedną z najważniejszych inicjatyw wspierających tę transformację cyfrową jest wdrożenie Systemu Elektronicznego Fakturowania (Electronic Invoicing System, EIS). Choć elektroniczne fakturowanie przyciąga uwagę głównie z powodu zbliżającego się terminu zgodności 31 grudnia 2026 r., inicjatywa ta wcale nie jest nowa. Jej korzenie sięgają 2018 r., kiedy ustawa TRAIN – formalnie Tax Reform for Acceleration and Inclusion Act (ustawa nr 10963) – ustanowiła ramy prawne dla elektronicznego fakturowania i elektronicznego raportowania sprzedaży. Celem jest modernizacja administracji podatkowej poprzez zautomatyzowane raportowanie system-do-systemu, poprawa dokładności i terminowości danych podatkowych, wzmocnienie poboru dochodów, ograniczenie możliwości unikania podatków i zaniżania zgłaszanych przychodów oraz zwiększenie przejrzystości dzięki bardziej wiarygodnym i weryfikowalnym informacjom o sprzedaży.

W zeszłotygodniowym wydaniu rubryki Let's Talk Tax omówiono wiele kluczowych aktualizacji i wyjaśnień dotyczących projektu okólnika podatkowego (RMC). Jednak poza zrozumieniem przepisów podatnicy muszą również ocenić, jak proponowane ramy wpłyną na ich własną działalność. Poniższa dyskusja porusza kilka z tych istotnych kwestii.

Kogo obejmuje termin 31 grudnia?

Zgodnie z projektem RMC podatnicy zobowiązani do wystawiania faktur elektronicznych najpóźniej 31 grudnia 2026 r. to:

• podatnicy prowadzący działalność e-commerce lub transakcje internetowe sklasyfikowani jako mali, średni lub duzi podatnicy (z wyjątkiem mikropodatników);
• podatnicy podlegający Large Taxpayers Service (LTS);
• podatnicy sklasyfikowani jako duzi w ramach systemu Ease of Paying Taxes (EoPT) – uchwalonego ustawą nr 11976; oraz
• podatnicy korzystający z komputerowych systemów księgowych (Computerized Accounting Systems, CAS), komputerowych ksiąg rachunkowych z zapisami księgowymi (Computerized Books of Account with Accounting Records, CBA) i innych systemów oprogramowania fakturowego.

Eksporterzy, zarejestrowane przedsiębiorstwa korzystające z zachęt podatkowych, podatnicy używający systemów POS oraz inni wskazani podatnicy zostaną prawdopodobnie objęci obowiązkami w kolejnych aktach, chyba że już mieszczą się w początkowo objętych grupach.

Przepisy dotyczące zakresu podmiotowego wzbudziły wśród podatników praktyczne pytania. Niektórzy użytkownicy CAS, biorąc pod uwagę stosunkowo krótki czas pozostały do terminu 31 grudnia, pytali, czy powrót do ręcznego fakturowania wyłączyłby ich spod obowiązku fakturowania elektronicznego.

Podobnie pytania zadawali podatnicy korzystający z CBA wraz z oprogramowaniem fakturowym – w szczególności, czy samo niezastosowanie tego oprogramowania zwolniłoby ich z obowiązku, skoro utrzymują zarejestrowaną CBA z wcześniej zarejestrowanym oprogramowaniem fakturowym.

Sprawa jest istotna, ponieważ celem EIS jest promowanie digitalizacji i automatyzacji. Jeżeli podatnicy widzą w powrocie do procesów ręcznych środek do osiągnięcia zgodności, wynik może stać w sprzeczności z samymi celami EIS. Dalsze wyjaśnienia ze strony BIR pomogłyby podatnikom podejmować świadome decyzje dotyczące zgodności i inwestycji.

Elektroniczne fakturowanie a elektroniczne raportowanie sprzedaży

Jedno z istotnych wyjaśnień w projekcie RMC stanowi, że zgodność z wymogami elektronicznego fakturowania jest odrębna i niezależna od zgodności z wymogami elektronicznego raportowania sprzedaży (ESRS). Objęci podatnicy mają obecnie skupić się najpierw na fakturowaniu elektronicznym, a obowiązki raportowania sprzedaży electricznej mają zostać wprowadzone później, wraz z odrębnymi przepisami wykonawczymi.

Podatnicy nie powinni jednak traktować tego etapowego podejścia jako okazji do odroczenia planowania elektronicznego raportowania sprzedaży. Choć BIR podzieliło faktycznie wdrożenie na dwa etapy, faktury elektroniczne wymagane od 31 grudnia muszą być wystawiane w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym i umożliwiać elektroniczny odczyt, przetwarzanie oraz ostateczną transmisję do Biura. Innymi słowy, wdrażane obecnie systemy fakturowania elektronicznego powinny już być projektowane z myślą o przyszłych wymogach raportowania sprzedaży.

Z perspektywy inwestycji i kosztów przedsiębiorstwa powinny ocenić, czy wybrane rozwiązania będą wspierać przyszłe wymogi sprawozdawcze. W przeciwnym razie obecnie wdrażane systemy mogą wymagać znaczących modyfikacji po pełnym wprowadzeniu elektronicznego raportowania sprzedaży. Ponieważ szczegółowe wymogi techniczne pozostają w opracowaniu, podatnikom zaleca się przyjęcie elastycznych i skalowalnych rozwiązań.

Co kwalifikuje się jako faktura elektroniczna?

Projekt RMC odpowiada również na pytanie często zadawane podczas konsultacji: co dokładnie kwalifikuje się jako faktura elektroniczna? Wbrew powszechnemu przekonaniu faktura nie staje się fakturą elektroniczną jedynie dlatego, że została wygenerowana na komputerze lub zapisana jako plik PDF. Aby się kwalifikowała, muszą być spełnione łącznie trzy warunki:

1. Faktura musi być wygenerowana przez należycie zarejestrowane, zatwierdzone lub akredytowane oprogramowanie lub system księgowy/fakturowy w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym.
2. Musi być wystawiona nabywcy elektronicznie, za pomocą środków elektronicznych.
3. Dane faktury muszą umożliwiać elektroniczny odczyt, przetwarzanie i transmisję do Biura na potrzeby przyszłego elektronicznego raportowania sprzedaży.

Zeskanowany obraz ręcznie przygotowanej faktury lub zwykła kopia PDF faktury papierowej nie spełniają tych wymogów.

Co oznacza ustrukturyzowany format elektroniczny?

Ustrukturyzowany format elektroniczny oznacza po prostu, że dane faktury są zorganizowane w ustandaryzowanej, czytelnej maszynowo formie, którą można automatycznie odczytywać, przetwarzać, przechowywać i przesyłać. Choć BIR obecnie stosuje JSON jako preferowany format transmisji, projekt RMC doprecyzowuje, że podatnicy mogą nadal używać innych formatów, pod warunkiem że ich systemy spełnią wymogi Biura dotyczące danych ustrukturyzowanych. Nie chodzi więc o wygląd faktury, lecz o użyteczność danych źródłowych.

Wymogi dotyczące kodów QR

Zgodnie z projektem RMC każda faktura elektroniczna musi zawierać kod QR wygenerowany przez system fakturowy podatnika. Kod QR będzie pełnił funkcję weryfikacyjną i musi być wyraźnie widoczny zarówno w wersji elektronicznej, jak i drukowanej faktury.

Wymóg ma zwiększyć autentyczność faktur, możliwość ich śledzenia i weryfikacji. Pojawiły się jednak pytania o jego praktyczną wartość w transakcjach B2B, gdzie ustrukturyzowane dane faktur są często wymieniane bezpośrednio między systemami przedsiębiorstw.

W środowisku B2C kody QR mogą ułatwiać walidację i przejrzystość, ale mogą też rodzić obawy o ochronę danych, zwłaszcza gdy w fakturze odzwierciedlane są dane klientów. Klienci mogą niechętnie podawać dane osobowe niezbędne do wystawienia faktury. Powstać mogą pytania o to, jakie informacje należy zbierać, w jakim zakresie dane klientów będą widoczne na fakturach elektronicznych oraz jak informacje te będą chronione i przetwarzane zgodnie z ustawą o ochronie danych z 2012 r. (Data Privacy Act of 2012) i przepisami powiązanymi.

Dalsze wytyczne dotyczące przeznaczenia kodów QR w różnych środowiskach transakcyjnych, a także związanych z tym kwestii prywatności, pomogłyby podatnikom dostosować działania związane ze zgodnością do realiów biznesowych.

Wnioski

Podczas gdy podatnicy oczekują na dalsze wytyczne w wielu kwestiach operacyjnych i technicznych, jedno przesłanie niedawnych konsultacji publicznych wydaje się jasne: przejście na elektroniczne fakturowanie postępuje. Wdrożenie EIS to więcej niż nowy obowiązek zgodności – odzwierciedla szerszą transformację sposobu, w jaki informacje podatkowe są generowane, przechowywane i ostatecznie raportowane w bardziej cyfrowym i opartym na danych środowisku podatkowym.

Dla przedsiębiorstw wyzwaniem nie jest już samo zrozumienie przepisów, lecz określenie, czy ich obecne systemy, procesy i inwestycje będą wspierać przyszły kierunek administracji podatkowej. Choć niektóre elementy ram wciąż ewoluują, podatnicy mogą zyskać, wykorzystując ten okres na ocenę swojej gotowości, identyfikację potencjalnych braków i opracowanie elastycznych rozwiązań zdolnych dostosować się do przyszłych wymogów.

Ostatecznie przedsiębiorstwa, które zaczną przygotowania już dziś, mogą być lepiej przygotowane nie tylko do dotrzymania terminu 31 grudnia, ale także do nawigowania w szerszej transformacji cyfrowej administracji podatkowej w nadchodzących latach.

Let's Talk Tax to tygodniowa rubryka prasowa firmy P&A Grant Thornton, której celem jest informowanie opinii publicznej o różnych wydarzeniach w dziedzinie podatków. Artykuł nie stanowi substytutu kompetentnej porady zawodowej.

Atty. Farrah Andres-Neagoe jest partnerem w obszarze Tax Advisory & Compliance firmy P&A Grant Thornton, filipińskiego członka Grant Thornton International Ltd. Kontakt: pagrantthornton@ph.gt.com.