Sixthfin, een bedrijf in financiële datacontrole en financial close-technologie met kantoren in Londen en Parijs, heeft T&E Controls (Travel & Expense Controls) gelanceerd, een nieuwe oplossing voor de afdelingen Financiën, Audit en Interne Controle. De software, aangekondigd op 6 oktober 2026, is ontworpen als aanvulling op bestaande onkostenbeheertools door 100% van de onkostendeclaraties in de loop van de tijd te analyseren en af te stemmen op het grootboek. Het gestelde doel is het opsporen van duplicaten, terugkerende afwijkingen, risicovol gedrag en goedkeuringsfouten die bij transactie-voor-transactiecontroles kunnen ontgaan. Meer informatie is beschikbaar op

Waarom controle ná goedkeuring ertoe doet

Onkostenbeheertools hebben de verificatie van een onkostenpost op het moment van invoer, evenals het goedkeuringsproces door de leidinggevende, grotendeels geautomatiseerd. Sommige zwakke punten komen echter pas op het niveau van het totale systeem aan het licht. Afwijkingen bij indiening of boeking, goedkeuringen zonder daadwerkelijke beoordeling, terugkerende delegaties en genegeerde waarschuwingen kunnen onopgemerkt blijven wanneer onkosten één transactie tegelijk worden beoordeeld.

Onkostenrapportage omvat bovendien een groot volume aan declaraties — vaak honderden per maand, doorgaans met kleine individuele bedragen. Handmatige controles blijven daardoor meestal beperkt tot steekproeven op kleine aantallen, zonder garantie dat risicovolle situaties worden gedekt. Verscheidene entiteiten, valuta's en goedkeurders maken die zwakke punten moeilijk te identificeren via handmatige steekproeven.

Sixthfin gaat ervan uit dat een goedgekeurde onkostendeclaratie niet noodzakelijk een gecontroleerde is: goedkeuring bevestigt dat een declaratie is afgetekend, terwijl onkostencontrole ná goedkeuring toetst of het goedkeuringskader, de uitgaven erachter en de boekhoudkundige verwerking over alle declaraties heen standhouden.

Drie sets indicatoren

T&E Controls kij over maanden, medewerkers en entiteiten heen in plaats van naar elke declaratie afzonderlijk. De oplossing markeert mogelijke dubbele declaraties tussen medewerkers, herhaalde declaraties van hetzelfde type en bedrag, ongebruikelijke concentraties van uitgaven in bepaalde categorieën, chronisch late indieningen en medewerkers met een afwijkingspercentage ver boven het gemiddelde.

Een tweede set indicatoren beoordeelt de kwaliteit van goedkeuringen. Het platform controleert op declaraties die zijn goedgekeurd door iemand anders dan de verwachte goedkeurder, terugkerende goedkeuringsdelegaties, waarschuwingen die zijn gegenereerd maar nooit zijn opgevolgd, ongebruikelijke doorlooptijden van goedkeuringen en medewerkers of goedkeurders die een onevenredig groot deel van de uitzonderingen voor hun rekening nemen. Volgens het bedrijf stellen deze feitelijke indicatoren finance- en controlteams in staat om corrigerende acties te prioriteren en aan te tonen dat het controleraamwerk werkt.

Het derde gebied bestrijkt het traject van indiening van de onkostendeclaratie tot aan de boeking. T&E Controls koppelt onkostengegevens automatisch aan boekhoudkundige registraties om declaraties die ontbreken in de administratie, boekhoudkundige boeking(en) zonder bijbehorende declaratie, verschillen tussen goedgekeurde en geboekte bedragen, abnormale vertragingen bij het boeken en verwerkings- en afstemmingsafwijkingen te identificeren. Deze afstemming vereist dat onkostendeclaraties afzonderlijk in plaats van geaggregeerd in de administratie worden geboekt — waarmee boeking op declaratieniveau een praktische voorwaarde is voor organisaties die die analyselaag overwegen.

Kruisanalyse in de praktijk

Sixthfin meldt dat T&E Controls tijdens een analyse van onkostenrapportages verschillende onkostendeclaraties identificeerde die aan verschillende medewerkers waren vergoed en betrekking hadden op dezelfde handelaar, hetzelfde bedrag en dezelfde locatie, allemaal op dezelfde dag. Afzonderlijk leek elke onkostenpost in orde en goedgekeurd. Juist de kruisanalyse bracht een patroon van mogelijke duplicaten aan het licht dat tijdens de transactionele controle niet was opgevallen.

Een onafhankelijke laag, geen vervanging

T&E Controls vervangt de onkostenbeheeroplossing van een organisatie niet. Het platform gebruikt gegevens die al in bestaande systemen aanwezig zijn om een onafhankelijke analyselaag toe te voegen over het hele proces, van uitgave tot boeking. Het is compatibel met alle toonaangevende onkostenbeheertools, dekt analyse over meerdere landen, valuta's en entiteiten, en biedt één platform om analyse, onderzoek en actieplannen te centraliseren.

Controle is niet langer beperkt door steekproeven: AI helpt terugkerende patronen en de uitzonderingen die onderzoek vereisen boven water te halen, terwijl het onderzoek en eventuele corrigerende actie bij de finance- en controlteams blijven.

"Een onkostentool vertelt u of een declaratie aan het beleid voldoet. Het vertelt u niet of uw controles werken," aldus François Vallana, CEO van Sixthfin. "T&E Controls is gebouwd om die tweede vraag te beantwoorden, met alle gegevens in plaats van een steekproef, in de loop van de tijd en over elke entiteit."

Effectieve onkostencontrole hangt minder af van het toetsen of individuele declaraties aan het beleid voldoen dan van het meten, over alle gegevens heen, of de controles die declaraties in de loop van de tijd werken. Met T&E Controls wil Sixthfin de verschuiving ondersteunen van een transactiegerichte controleaanpak naar een beoordeling van de gehele populatie onkosten, goedkeuringen en hun boekhoudkundige verwerking in de loop van de tijd.

T&E Controls is nu verkrijgbaar naast Sixthfin's Closing-oplossing, waarmee de op controle gerichte productlijn van het bedrijf wordt uitgebreid van financial close naar reis en onkosten. Voor meer informatie:

Dit artikel verscheen eerst op Globalfintechseries.