De Commission on Audit (CoA) heeft het Office of the Vice-President (OVP) aangekaart wegens de vertraagde afhandeling van miljoenen peso aan ondersteuningsmiddelen, alsmede documentatietekortkomingen bij subsidies verstrekt aan maatschappelijke organisaties.

In het Jaarcontroleverslag 2025 meldde het staatsauditorgaan dat 2,055 miljoen peso aan ondersteuningsmiddelen onder het Mag Negosyo Ta 'Day-programma van het OVP, toegekend aan 137 begunstigden, per 31 december 2025 onafgehandeld was. De indiening van de bijbehorende afhandelingsdocumenten liep negen tot 156 dagen vertraging op buiten de voorgeschreven termijn. Afhandelingsdocumenten vormen de belangrijkste administratie van hoe door de overheid verstrekte middelen daadwerkelijk zijn besteed, en tijdige indiening stelt accountants in staat te verifiëren dat publiek geld het beoogde doel heeft gediend.

"Dit duidde op zwakke monitoring- en opvolgmechanismen en verminderde de zekerheid dat de subsidies voor hun beoogde doeleinden zijn gebruikt", aldus de CoA.

Staatsaccountants troffen eveneens documentatietekortkomingen aan bij 3,3 miljoen peso aan subsidies die onder hetzelfde programma werden toegekend aan 22 maatschappelijke organisaties. Projectvoorstellen misten vereiste details uit haalbaarheidsonderzoeken, notariële verklaringen ontbraken en technische of financiële beoordelingen waren niet correct gedocumenteerd. Dergelijke eisen zijn de waarborgen die bedoeld zijn om vóór uitkering van de middelen vast te stellen dat subsidieontvangers hun voorgestelde projecten realistisch kunnen uitvoeren.

"Deze tekortkomingen verminderden de zekerheid dat passende beoordelingsprocedures en documentaire controles consequent zijn toegepast", aldus de commissie.

De audit wees ook zwakheden in de monitoring van sociale programma's door het OVP, waaronder de distributie van PagbaBAGo-tassen en voedselpakketten onder het programma Relief for Indigents and Individuals in Crises and Emergencies. De CoA trof onvolledige of ontbrekende masterdossiers en ontvangstbevestigingen aan, waaronder documenten zonder de vereiste handtekeningen. De verzending van Request and Issue Slips tussen satellietkantoren en consolidierende afdelingen liep bovendien één tot 446 dagen vertraging op.

"Deze deficiënties verminderden de zekerheid over de volledigheid, betrouwbaarheid en verifieerbaarheid van distributieadministratie van hulpverlening en verzwakten de controles op hulpverleningsoperaties", aldus het auditverslag.

De accountants signaleerden verder discrepanties tussen de situationele rapporten van het OVP en gegevens van lokale overheden tijdens rampenhulpoperaties, het uitgeven van missieopdrachten zonder vastgestelde limieten, en niet-geverifieerde distributielijsten van begunstigden.

Het OVP ging met de auditbevindingen akkoord en stemde in met de aanbevolen correctieve maatregelen. Hiertoe behoren het versturen van aanmaningsbrieven aan begunstigden die niet aan de afhandelingsvereisten hebben voldaan, het herzien van voorstelsjablonen en het handhaven van strengere rapportagedeadlines op de satellietkantoren.

Ondanks de bevindingen gaf de CoA een onvoorbehouden oordeel af over de juistheid van de jaarrekening 2025 van het OVP over kalenderjaar 2025. Een onvoorbehouden oordeel is de gunstigste controleclassificatie van de commissie en heeft betrekking op de juistheid van de jaarrekening zelf, los van de operationele en documentatiebevindingen die in hetzelfde rapport worden genoemd.

Office of the President

In een afzonderlijk rapport prees de commissie het Office of the President (OP) voor het inzetten van het Special Purpose Contingency Fund ter ondersteuning van het Philippine Health Facility Development Plan 2020-2040, terwijl zij verbeteringen in projectmonitoring en financiële verslaggeving bepleitte.

De CoA stelde dat het orgaan zijn mechanismen voor projecten die via overdracht van middelen worden uitgevoerd moest versterken en de bijbehorende financiële verslaggeving moest verbeteren. Zij beval een nauwere samenwerking aan tussen de Engineering Office en de Finance Office van het OP om tijdige projectafronding en nauwkeurige financiële administratie te waarborgen.

De accountants pleitten verder voor herclassificatie van 35 miljoen peso aan voltooide bouwwerken die nog onder bouwrekeningen stond geregistreerd. Volgens het rapport stemde het management van het OP in met de nodige corrigerende boekingen.

De commissie meldde eveneens dat het OP een realisatiegraad van 100% behaalde op zijn belangrijkste prestatie-indicatoren, die toezicht-, advies-, juridische, wetgevings- en presidentiële executieve stafprogramma's bestrijken.

De CoA wees erop dat het OP zeven van de negen auditaanbevelingen uit het voorgaanderotingsjaar had opgevolgd, een trackeringspraktijk die de verplichtingen van overheidsorganen vastlegt en in de navolgende jaarlijkse auditrapporten aan herziening onderwerpt. Het orgaan beloofde bovendien zijn Gender and Development-plan eerder in te dienen, zodat de Philippine Commission on Women voldoende tijd heeft voor beoordeling en goedkeuring.

De commissie gaf eveneens een onvoorbehouden oordeel af over de jaarrekening 2025 van het OP, waarmee wordt aangegeven dat deze in alle materiële opzichten een getrouw beeld geeft volgens het toepasselijke financiële verslaggevingskader.

— Pexcel John Bacon, BusinessWorld

Bron: BusinessWorld