Voor veel kantoormedewerkers zijn vergaderingen een voortdurende ergernis geworden: ze slepen vaak aan, onderbreken geconcentreerd werk en vereisen zelden ieders aanwezigheid. Daarom beschermen bedrijfsleiders hun tijd door grenzen te stellen aan wanneer ze deelnemen aan het gesprek. Dropbox-co-CEO Ashraf Alkarmi hanteert een eenvoudige regel om te bepalen welke calls de moeite waard zijn.

"I pick things that I can make significant progress on in that quarter," zei Alkarmi in een recent interview met Business Insider. "And so it becomes a filter for how I prioritize my time."

Om te kiezen welke vergaderingen hij bijwoont, stelt Alkarmi vijf doelen vast die hij elk kwartaal moet bereiken bij het cloudopslagbedrijf van $7.3 billion, waar hij de topfunctie deelt met medeoprichter Drew Houston. Hij gebruikt deze belangrijke aandachtsgebieden—zoals people, business en performance—om zijn weekschema vorm te geven en te bepalen waarop hij zich richt.

Om ervoor te zorgen dat iedereen op één lijn zit, deelt de co-CEO van Dropbox zijn belangrijkste prioriteiten met zijn inner circle, chief of staff en administratieve team. Wanneer er veel op zijn bord ligt, "win at all times" deze doelstellingen, legde hij uit.

In het eerste kwartaal bijvoorbeeld dook Alkarmi in de data en werkte hij aan oplossingen om customer churn te verminderen, een nauwlettend gevolgde maatstaf voor abonnementssoftwarebedrijven die afhankelijk zijn van terugkerende klanten. Het boeken van "meaningful progress" en het bewegen van die indicator werd een van zijn belangrijkste prioriteiten aan de zakelijke kant van Dropbox. Om alles op orde te houden, zei de leider dat hij de dagelijkse takenvolg-app Trello gebruikt om op koers te blijven met zijn kwartaaldoelen. Vasthouden aan zijn lijst van vijf helpt ook bepalen welke gesprekken de moeite waard zijn in zijn drukke agenda.

"Sometimes I get meetings that are not related to these things, and I don’t go," vervolgde Alkarmi.

Alkarmi’s doelgerichtheid verduidelijkt ook wanneer zijn prioriteiten zijn directe betrokkenheid vereisen en wanneer hij een stap terug kan doen en op zijn team kan vertrouwen.

"At Dropbox, our mission is to design a more enlightened way of working, and to me, part of that is being intentional about where I spend my time," zei Alkarmi in een verklaring aan Fortune. "Clear priorities help me focus on where I can have the greatest impact. Just as importantly, they help me know when I need to be in the room and when I can trust my team to keep things moving."

CEOs hebben hun eigen vergaderregels: middagen zonder calls, minder één-op-ééns en later beginnen

Net als Alkarmi beschermen andere CEO’s hun agenda tegen onnodige vergaderingen en behandelen ze ononderbroken focustijd als een hulpbron die het waard is om te bewaken. De zorg heeft zelfs bedrijfsbeleid gevormd: Microsofts jaarlijkse Work Trend Index-onderzoek heeft vergaderingen herhaaldelijk aangewezen als een belangrijke verstoring van geconcentreerd werk, en Shopify schrapte in 2023 terugkerende vergaderingen van drie of meer personen en voegde vergadervrije woensdagen toe.

Southwest Airlines-CEO Bob Jordan wees erop dat vergaderingen het daadwerkelijke werk verdringen dat echt moet gebeuren. Daarom stelde hij voor 2026 als doel om zijn agenda elke woensdag-, donderdag- en vrijdagmiddag volledig leeg te houden, zodat niemand in die uren calls kan inplannen.

Jordan erkende dat die aanpak voor sommige executives "crazy" kan klinken, maar hij redeneerde dat CEO’s worden aangenomen om werk te doen dat alleen zij kunnen doen—en dat gebeurt zelden als ze vastzitten in aaneengesloten vergaderingen.

"When you first start, it’s easy to confuse busyness and going to meetings with leadership," zei Jordan vorig jaar in een panel met CEO’s op de New York Times DealBook Summit. "Because what we all find, I’m sure, is there’s no time to 'work,' and you confuse going to meetings with the work."

Op vergelijkbare wijze heeft Jensen Huang, medeoprichter en CEO van de technologiegigant Nvidia ter waarde van $5.3 trillion, zijn werkroutine gestript door efficiëntie boven regelmatige check-ins te stellen. De chiptopman gelooft niet dat frequente bijpraten met zijn 55 directe rapporten de beste besteding van zijn tijd is, omdat een onafgebroken stroom vergaderingen zijn werkschema alleen maar zou verstoppen en hem zou vertragen. In plaats daarvan maakt hij ruimte vrij voor bredere samenwerking binnen teams—wat volgens Huang ook helpt om de transparantie binnen een van ’s werelds grootste bedrijven te bewaren.

"I don’t do one-on-ones with any of them, unless they need me; then I’ll drop everything for them," zei Huang in 2024 op de Stanford Institute for Economic Policy Research summit. "They never hear me say something to them that is only for them to know. There’s not one piece of information that I somehow secretly tell the staff; I don’t tell the rest of the company."

Airbnb-CEO Brian Chesky heeft zijn eigen regels opgesteld rond het verloop van zijn dag. Hij vindt dat geen enkele leider zich hoeft te verontschuldigen voor de manier waarop hij of zij het bedrijf leidt—en hij volgt dat advies zonder omwegen op. Hoewel veel leiders leven volgens een rise-and-grind-mentaliteit, bereikt Chesky zijn creatieve piek later op de avond. Daarom heeft hij grenzen gesteld aan wanneer hij vergaderingen bijwoont, waarbij calls vóór 10 a.m. niet zijn toegestaan.

"When you’re CEO," zei Chesky vorig jaar tegen The Wall Street Journal, "you can decide when the first meeting of the day is."

Over de systemen van deze vier leiders heen is de gemene deler dat zij de agenda zien als iets dat actief moet worden beheerd, in plaats van passief gevuld.